如何做好档案安全与保密工作

王丽丽王铁春李振华张钰旋

摘要：随着信息网络技术和计算机技术在社会中的普遍应用，档案管理发生了显著的变化。就目前的管理现状来看，数字化档案正在逐渐代替原来的纸质化档案，所以档案管理的中心也在发生着转移。在这样的情况下，积极做好档案管理安全和保密工作，可以进一步提高其工作质量和效果。本文就此展开全面分析，目的是从综合方面打造安全性和保密性较好的档案管理工作模式。

关键词：档案安全；保密工作

在信息通讯发达、互联网与社会各方面深度融合的当今社会，对档案安全保密工作而言，越来越得到了相关部门的高度重视。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号）中明确提出：“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”。由此可见，档案安全保障体系建设已经上升为一项国家战略。新常态下做好档案安全保密工作，是档案部门和档案管理人员的“守土之责”。

一、档案安全与保密工作的重要性和特点

1、重要性

档案安全和保密工作有着重要的价值，这种价值根据档案管理主体的不同有所区分。第一，如果档案管理主体涉及的是企业单位，那么档案本身会存在较大的经济价值，做好档案的安全和保密工作，可以有效防止商业泄密的产生，进而保证企业本身的经济效益。第二，如果档案管理主体涉及的是政府机构以及事业单位，那么档案本身会具有一定的政治及其他价值，做好档案安全和保密工作，减少政治泄密事件的发生，有利于政府以及事业单位工作的顺利开展。

2、特点

档案安全和保密工作主要有两方面的特点：第一是档案安全和保密工作实行单项负责制，也就是只对上级负责。档案之所以要进行保密，是因为其内容不宜公开，所以档案管理负责方向对上不对下。第二是档案安全和保密工作对内不对外。这个特点主要指的是一些档案可以在内部进行公开，但是在外部需要保密。简言之，就是档案安全和保密工作对上不对下、对内不对外。

二、做好档案安全与保密工作的建议

1、增强意识，完善制度

做好档案安全保密工作，首先必须切实加强档案安全的法制宣传教育，通过拓展档案宣传的范围与形式，有效地扩大宣传的受众面，增强全社会档案安全意识。其次要落实好档案安全领导负责制，落实好档案管理安全责任制，将档案安全工作落到实处，要把节假日值班制度落实到人头，认真巡查做好记录。要经常对已配备设施设备，进行检查，并安排专人落实、做好档案库房的“八防”和电子、纸质等各种档案的保密工作，切实保障档案安全工作的顺利开展。

2、适应档案事业发展需要，做好档案安全保密工作

在档案管理的过程中，要对档案管理安全保密工作进行分类，通常情况下要分为不同的等级，如绝密、机密、秘密等，这就是通常人们的说的密级。通过准确划分出档案的密级等级，才方便对涉密档案的管理，也才能确保涉密档案的安全，这方面主要取决于档案管理人员对于档案安全保密工作的认识程度。在具体的工作中，只有抓住关键，明确保密重点，才能提高档案管理利用的工作效率。同时，由于档案自身的特殊性，档案的密级不是一成不变的，档案密级会根据档案内容和社会的发展变化而发生变化，这就需要我们认真研究涉密档案面临的各种情况，随着时间的推移、社会发展变化准确把握档案安全保密工作，使档案在确保安全保密的情况下，更好地为经济社会发展和人民群众服务。

3、强化收集，突出抢救

严格依据《档案法》和国家档案局相关规定，加强收集整理，确保档案规范、齐全、完整，有效提高档案材料的收准率和收全率。特别是要加强对专业档案和民生档案的收集整理，做到各类档案资料齐全、整理规范。同时，还要加强重点档案抢救修复。对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，并及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防；对产生霉变的档案，要及时除霉去污；对磁带档案，要定期倒带，以防粘连。

4、加强档案监督工作

在档案使用当中，应该根据不同使用者的使用目的，把握好其思想、心理动机，对其进行重点监护，以此加强档案的监督工作。建立完善的监督机制是档案监督工作的有效方法，能够有效避免档案保密与利用之间的冲突。例如建立阅览制度，在阅览室安装监视器，对于部分想要获取密级档案的使用者，通过监视器可以监控其是否会做出违规行为。又如对一些在翻阅资料时有沾口水习惯的使用者，应作出文明规定及时提醒使用者。无论建立何种监督制度应该注意的是，必须文字简洁且便于实施，并在实施的过程中不断更新和完善制度内容，根据具体的情况来分析不同使用者所能够使用档案范围，使档案管理工作做到有章可依，而档案管理人员在利用者查阅资料的过程中，也必须严格做好监督工作，确保企业档案的完整、文件信息不外泄。此外，除了上述所应做好的档案使用监督工作，还要进一步完善监督措施。档案管理人员不仅要细心观察，与档案使用者还要进行多方面的沟通，并善于抓准宣传机会，为档案使用者传播保密意识及其相关管理制度。

5、加快实现信息化档案管理

在档案安全与保密工作中，相关的管理结构必须具有较为长远的发展目光，且对于档案管理行业的竞争规律以及发展趋势具有较为清晰的认识。同时既要加强研究档案管理安全保密的技术性，也要对传统档案管理制度以及技术进行不断的创新和改革，以确保档案管理的绝对保密性。同时要将档案管理信息软件与档案管理的实际内容进行有效的匹配，不断增强档案管理的效率。另外要将信息化档案管理工作进行有效的落实，不断制定出先进的档案管理信息化制度，以便快速推进我国档案管理事业发展的进程。

结束语

总而言之，档案在目前的社会生活中有着重要的参考和指导价值，而绝密性档案更具有商业以及政治价值，所以为了保证档案的价值，积极分析档案安全和保密工作的重要性以及特点，并就具体的强化措施作进一步的探讨，意义重大。

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