电子办公环境下文书档案管理体会

杨露

摘要：在当前电子办公环境下，文书档案实现了信息化管理，这是一种新型的档案管理模式，充分的利用现代化科学技术来对档案进行管理、开发和利用，有效的提高档案管理工作的效率，提高档案管理的现代化水平。但在当前电子办公环境下文书档案管理工作中还存在一些不足之处，这制约着文书档案管理信息化的发展，因此需要充分的发挥出电子办公在文书档案管理工作中的优势，全面提高文书档案管理水平。

关键词：电子办公环境；文书档案；管理体会

1导言

在当前电子办公环境下，文书档案实现了信息化管理，这是一种新型的档案管理模式，充分的利用现代化科学技术来对档案进行管理、开发和利用，有效的提高档案管理工作的效率，提高档案管理的现代化水平。但在当前电子办公环境下文书档案管理工作中还存在一些不足之处，这制约着文书档案管理信息化的发展，因此需要充分的发挥出电子办公在文书档案管理工作中的优势，全面提高文书档案管理水平。

2电子办公环境下文书档案管理的优缺点

2.1电子办公环境下文书档案管理的优点

1.办公自动化系统主要通过信息处理实现档案的高效管理。以往传统档案管理工作从收发、归档、分类到编号、入库等都需要大量人力，花费时间大。而办公自动化技术可以使档案管理流程简化，使档案管理变得更方便快捷。2.传统的文件档案容易发生内容外泄、遗失等情形，文件因距离、天气、人员管理等因素，传送时长较长。而电子办公环境下的文书档案传递只需要在线完成即可，可以是电脑，也可以是手机，既快捷又省时。3.传统的文书档案保存受环境、气候影响，容易造成毁坏，而电子版文书档案受外因制约较小，保存更加方便，毁坏的可能性降低，具有显著的稳定性。4.传统的文书档案经过时间的累积会造成资源的浪费，使管理变得十分不易。应用办公自动化技术实施管理工作，建立完善的管理体系，实现信息共联，可以促进档案的信息共享，文书的合理利用。

2.2电子办公环境下文书档案管理的缺点

1.电子版文书档案的保密性问题是一大隐患。电子文书档案可以被修改，因条件通用，修改者可根据需求设置文书档案的字体颜色和大小，不会留下修改痕迹，遭到破坏难以辨别是原件还是复印件。因此，电子版文书档案容易被修改成为档案管理工作的一大挑战。2.因受传统档案管理模式的影响，档案管理员素质相对不高，无法完全掌握电子技能，即使引进办公自动化设备也不能发挥作用。所以，提高文书档案管理者的计算机技能是电子办公环境下文书档案管理工作面临的另一问题。

3电子办公环境下文书档案管理存在的问题

3.1未能及时转变观念

信息时代人们开发信息的意识很强烈，但在实践中，电子文书档案管理起步比较晚，滞后于电子办公环境的改造，一直处于封闭及半封闭的状态，是个被遗忘的角落。单位对办公自动化技术文书档案管理认识还跟不上信息时代的变化要求，档案管理员还没有丰富的电子管理实践经验，导致电子办公环境下文书档案管理工作得不到及时更新和提升。

3.2未能克服电子信息技术阻碍

电子信息技术对文书档案管理工作的要求很高，需要专业系统保障，计算机知识涉及面广、技术密集和更新速度快给文书档案的管理工作带来了一定的难度。所以，为保证文书档案的真实性和完整性，信息安全技术是非常重要的，需要相关法律来保证其电子文件信息的安全。我国的相关法律法规尚未确立，因此暂时难以保证电子文书档案的安全。同时电子文书档案所涉及的个人隐私问题及信息管理、数据压缩的技术尚未普及，也成为电子文书档案管理工作中的阻碍。

3.3未能及时更新换代基础设备

电子办公环境下的文书档案管理需要获得最新计算机等电子设备的支持。在实际工作中，为顺应时代的发展，电子办公环境下的文书档案管理虽然配置了一些基础设施，但因经费影响，大多是单位淘汰的陈旧设备，其他服务器、终端电子文件管理系统的建设和使用根本没有更新换代，还停留在纸质文书档案管理时代，从而导致电子办公环境下的文书档案工作难以发展，管理工作效率低下。

3.4未能更新电子文书档案管理配套规章制度

为了确保电子文书档案管理的规范统一，国家层面要及时更新出台相关配套的电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全等方面的档案管理规章制度和技术规范。目前，我国虽然已经有成熟的文书档案管理标准，但已远远不能适用快速发展的电子办公环境下的电子文书档案管理模式，所以要通过调研，结合实践总结的经验，及时制定修改完善各项管理标准和技术规范，把电子档案管理过程的每一环节都纳入管理标准范围中，档案管理就会更具有科学性。

4电子办公环境下文书档案管理优化策略

4.1调整工作理念

为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时代发展趋势，树立信息化、数字化管理理念。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。

4.2完善规范标准

计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。

4.3档案信息共享

相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。

4.4完善基础建设

很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。

5结语

在当前电子办公环境下，文书档案需要以此为契机，加快推进自身信息化建设的进程，通过加强文书档案的信息化管理，更好的满足人们对文书档案的需求，全面提高文书档案的现代化和信息化水平，使其能够与当前时代发展更好的适应，从而为社会和经济发展提供更优质的信息服务。

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