延伸岗位职责，实现“报表一日结”

辛斌

摘要：财务人员在每月结账期需要加班加点工作，才能满足国资委快报对时点的要求。我们财务人员有必要改变传统结账模式，提高财务结账效率，在保证财务数据质量的情况下，实现“报表一日结”。本文就“报表一日结”在企业的应用进行总结，为其他公司优化财务结账流程提供探索和借鉴。

关键词：岗位职责；一日结

一、延伸财务人员岗位职责

台塑集团董事长王永庆说过：“会计结算作业时间的长短，是一个企业管理制度是否上轨道的指标。企业无法做到一日结算，必定是有些流程不合理。”

如何缩短结账时间，提高结账效率，使财务报告能更好的为信息使用者服务，一直是困扰财务人员的一个问题，笔者经过探索和实践，目前已初步实现了月度、季度的“报表一日结”。

（一）从“单岗结算”到“多岗结算”的转变

一、延伸岗位职责，实现报表一日结

二、实现报表一日结的资源保障

【关键词】

流程优化

系统支持

人员保障

A公司重新梳理财务岗位职责，延伸了成本岗、项目会计的岗位职责，加入了与报表结账相关的工作内容，使报表结转由“单岗结算”转变为“多岗结算”。

在未延伸岗位职责前，报表岗一人在月末独自完成所有的结账的相关工作，项目会计和成本岗仅负责本岗位的凭证录入工作，不参与结账工作。延伸岗位职责后，项目会计月末在做完所有凭证后，要负责项目结转的结账工作（包括内部订单和项目WBS结转的工作）；成本岗在所有凭证处理完成后，还要负责公司所有成本审核和成本结转工作。

如图1，标红色的结账操作在优化岗位职责前是财务报告岗的岗位职责，在职责优化后，这些财务结账流程被赋予相关岗位人员进行处理。

图1岗位职责划分变更示意图

在延伸岗位职责由单岗结算转变为多岗结算后，原来报表岗的工作按性质分解给了项目会计和成本岗，极大的减轻了报表岗在月末的工作量，缩短了报表出具时间。

（二）从“串联形式”转变为“并联形式”的转变

在岗位职责延伸的前提下，财务结账的时间得到明显提高。未优化的结账流程对财务报告岗依赖较大，1人需要按步骤完成所有结账流程，一旦发现问题或错误，报表岗需要找其他负责人员落实，待错误改正后重新按步骤结账，结账时间较长（如图2）；

图2：“串联结算”示意图

岗位优化后的结账流程对报告岗的依赖程度降低，各岗位结算本岗位的工作内容，许多结算作业可以同时并行，节约结账时间，提高结账效率（如图3）。

图3：“并联结算”示意图

（三）结账时点控制

“报表一日结”对时间要求非常高，一个环节出现问题，都有可能影响报表的快速出具。A公司引入项目的管理中的进度控制和里程碑点的概念，对影响结账的关键流程时间点严格控制，保证了结账的按时完成。（如图4）。

人力资源模块和采办模块在分别在上午10点和下午2点完成全部结账操作，财务部所有岗位从一上班开始核对数据，在下午3点异地分公司和项目财务完成结账，成本岗在下午4点完成结账。

图4：结账时间点示意图

（四）表单格式标准化

A公司根据财务结算的需要，建立并整合财务报告数据模板，提高财务报告的出具效率。如国资委财务快报与BCS报表衔接模板、财务快报分析模板、各所属单位绩效考核内部对账及抵销模板、各部门费用完成情况模板。

1．国资委财务快报模板

财务报告岗每年年初根据国资委下达的财务快报表样，将其中数据内容进行分解为BCS报表直接取数部分、手工查询填列部分及其他岗位数据提供部分。对于BCS报表直接取数部分，根据钩稽关系设置好链接公式及审核公式，保证此部分的自动出具；对于需要手工查询填列的数据，则按内容分类将其整理在一张表格中并与快报表建立链接公式，每月月末查询填列后便能自动过渡至快报表中；对于需要其他岗位提供的数据，则是建立标准化表格及数据填报口径，以纸面岗位职责的形式落实到各个岗位并规定上报的具体时间，保证了数据及时性；在快报报表出具完成后，将其数据代入设置后的汇总、抵销、审核表格中校验，保证的数据了正确性，避免了由于工作分解产生的错误。

2．快报分析模板

财务部每年年初组织全体财务人员对外部财务分析报告内容进行讨论，由财务报告岗建立统一模板，每月月初第一天各相关岗位及下属单位将统一的模板数据交由财务报告岗汇总，形成外部财务分析报告，节约了财务报告岗收集数据、整理数据、形成图表的时间，极大的提高了外部财务分析的出具效率。

通过统一外部财务分析模板，也使财务人员有更多的时间关注管理分析及专题分析，更好的提高财务管理质量。

二、实施“报表一日结”的资源保障

（一）组织机构保障

A公司核算组织架构简单，财务人员在1个公司代码、11个利润中心下进行核算（如图5）。核算架构的简单使报表结账不需要进行复杂的合并抵销，提高了财务结账的效率，保障了“财务一日结”的实施。

图5：A公司核算组织架构

（二）信息系统保障

A公司充分利用SAP系统、动态管理系统、项目管理系统、工具管理系统、经营收入管理系统等信息系统，建立了以SAP系统为主，其他系统为其服务的公司IT工作平台，保证了信息流通过网络在线上顺利且快速流转，减轻了财务人员手工统计的工作量，加快了财务结账效率。

1.利用信息系统加强核算的准确性

由于A公司仅应用了SAP系统人、财、物三个模块（HR模块、FICO模块、MM模块），并没应用销售模块（SD模块），因此，在上线初期，出现了销售收入与工作量不匹配、销售收入重复预估等错误，既影响月末结账效率，又违背了权责发生制的要求。A公司根据实际情况，利用动态管理系统和工具管理系统统计主要产业的工作量，费用核算人员根据工作量可以很快的计算出收入并提供给财务入账，加快结账效率。

2.利用信息系统为财务分析工作量统计

财务分析往往需要在报表出具后，由报告岗人员对数据收集、汇总、分析后完成，需要时间较长，不能满足管理者及时获取信息的要求。在实施了“报表一日结”后，报表岗人员在结账流程中的工作量减少，使其在月末有充分的时间对准备财务分析的相关数据。

报表岗人员可以利用生产的信息系统完成工作量部分的统计分析：利用动态管理系统中获取公司八大类技术工人当月的出勤天数、当年的累计出勤天数、去年同期的出勤天数进行产业分析；利用工具管理系统中获取公司各种工具当月的作业天数、当年的累计作业天数、去年同期的作业天数，对工具工作量情况及工具的利用率情况进行分析。

（三）人力资源保障

新员工上班第一天就需要上岗工作，前三年分别从事成本岗、费用报销岗、收入岗工作，使新员工掌握基础工作技能及财务核算流程，培养其专业能力；第四年结合员工个性特点、能力和考核成绩，相关固定岗位工作。

财务部将推动、创建“学习型组织”作为部门工作职责，部门坚持每周半天的业务沟通交流会、每月一次轮换的案例分析，让每个人都参与、识别和解决问题，引导员工进行业务讨论与分享。在提高人员知识结构同时，打造出业务协助、知识分享的团队氛围。人员技能的多样化为“报表一日结”推行奠定了基础。

（四）各部门之间的有效配合

要达到报表一日结算的目标，并不只是靠财务会计人员的努力就能达成，还需要其他各部门的配合。特别是在SAP系统上线后，财务处于系统集成的最末端，数据均由前端的生产业务部门集成，前端业务部门不完成工作，财务人员必然无法结账。

为了保证系统沟通的有效性，A公司将财务模块关键用户、报表岗、公司ERP支持小组组长三个岗位统一，报表岗作为财务人员之间沟通、财务人员与其他职能部门之间沟通、财务人员与生产部门之间沟通的桥梁。通过这种模式，既证了财务报表结账要求可以通过公司ERP支持小组及时传递到职能部门和业务部门，也保证了职能部门和业务部门的问题和想法可以及时传递到财务，是财务部门、其他职能部门、生产部门无缝衔接。

“报表一日结”看似容易，但要达成需要企业全体员工的共同努力与配合。A公司从流程优化、系统支持、人员保障三方面改进财务结账流程，初步实现了“报表一日结”，为其他公司优化财务结账流程提供的探索和借鉴。