浅析档案管理工作的与时俱进

丁小凤

【摘要】本文浅析了档案管理的重要组成部分及科学管理档案的重要性。着重强调了档案管理要坚持与时俱进，要立足于我国现代管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

【关键词】档案管理与时俱进

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）25-0375-01

做好档案管理工作是一个单位或部门健康发展的需要。档案管理工作是单位或部门管理工作的重要组成部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位或部门业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位或部门发展史上的优秀成果，对研究本单位或部门的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的最好教材。档案管理工作做好了，一方面为单位或部门高层管理人员及时了解单位或部门整体状况，适时调整工作策略提供准确依据，为工作决策提供支持性证据；另一方面有利于上级领导机关及社会各方准确认定单位或部门的工作成果，为单位或部门与各有关方面进行工作沟通奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，从而全面、真实地反映单位或部门整体发展状况和工作成果。档案管理成果同单位或部门工作管理的有机结合决定了该单位或部门资源配置的取向和模式，决定着单位或部门未来发展，对不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位或部门综合实力具有重要意义。

在传统的档案管理中，凡是能够准确反映单位或部门各项工作业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。文档管理员都会根据管理制度，坚持文书随时立卷归档，做好分门别类，收集、整理、立卷、归档工作。档案内容包括从单位各主要部门成立之日起每年在各项管理工作中形成或制发的应归档的文件材料。归档的范围主要有：行政综合类（包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件）；组织人事、教育培训类（包括员工变动表、花名册、教育培训卡）；会计统计类（包括年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料）；纪事类（包括单位或部门大规模的活动纪事）等等。文书的档案立卷要做到：归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整；在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开；不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。档案的借阅及销毁要严格按照规章制度执行：借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅；不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还；定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经主管领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

长期以来，档案管理工作对我国各行各业制度的健康发展起着至关重要的作用。但是，随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些单位或部门的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本单位或部门滋生蔓延。不利于形成单位或部门管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个单位或部门的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个单位或部门发展进程中有边缘化危险。

因此，档案管理要坚持与时俱进，要立足于我国现代管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势就非常明显。随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理重要形式，做好电子档案的管理工作，已经成为目前档案管理工作的重要内容。

在电子档案的管理工作中，首先会遇到电子档案在接收管理上的一些问题。比如：电子档案的接收格式问题；电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题；电子档案的存储载体的保护技术问题；电子档案的长期可读性问题等等。

针对这些问题，可以通过学习和借鉴其他地区档案工作的经验，不断加以解决和完善。例如：建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理著录软件，建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理；采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位和部门的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1]王新才《档案学研究进展》.武汉大学出版社.

[2]齐孝声，徐永柱.卫生从事档案管理工作初探《重庆医学》2008年4期.