提高电力企业办公室行政秘书工作水平

路卫峰

摘要：新形势下，电力企业办公室行政秘书的工作职责、工作任务、工作要求也发生了新的变化，需要要求行政秘书在工作中慢慢锻炼和成长。办公室行政秘书工作有着重要的地位和作用，电力企业做好办公室行政秘书工作，不仅可以协调好员工与领导、部门与部门的关系，还能促进电力企业发展。使电力企业在激烈的竞争中立于不败之地。因此，本文对如何提高电力企业办公室行政秘书工作水平进行分析。

关键词：电力企业；办公室行政秘书；工作水平；提高措施

在电力企业当中，办公室行政秘书是协调各部门的重要枢纽，除了需要做好服务组织的工作外，还要参与组织事务和协调各项事宜，是电力企业日常事务处理乃至整个单位组织运行的核心。从行政秘书的视角出发，我们需要进一步明确办公室行政秘书工作的职能与特性，并将其落实到行政秘书应当具备的基本素质当中，提出现阶段办公室行政秘书工作存在的问题和不足，以此对应有效的解决方法。

1电力企业行政秘书工作的重要性

1.1为领导工作做铺垫

行政秘书工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。如领导决策前行政秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，行政秘书的会前筹备，会中服务，会后整理工作；领导出差，行政秘书的出差事务准备工作；领导批阅文件前，行政秘书的文件处理拟办工作等等。行政秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，影响领导工作的进程及其效率和效果。因此，行政秘书一是要准确把握领导工作目标；二是要明确领导工作进程的环节，明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系，以及要取得的阶段性效果等；三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便提前准备；四是要加强与领导的沟通。

1.2对领导工作拓展伸延

领导工作的拓展与伸延，具体表现在，领导作出决策以后，行政秘书要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件发布后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，行政秘书要做会议文件的立卷归档工作，会后的落实、催办工作；领导出差以后，行政秘书要整理领导带回的有关材料，办理后续事务等。对领导工作拓展伸延，要以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。

2电力企业办公室行政秘书工作水平提升的有效措施

2.1准确定位办公室行政秘书工作

行政秘书在电力企业中的辅助作用突出体现在内外关系、上下关系和左右关系上，在这些关系上行政秘书要甘当配角，积极树立服务于企业发展的意识，通过对各方面关系的处理节省领导的时间，做好领导的参谋和助手。此外，行政秘书还应摆正自我位置，切忌出现越轨行为，做好自身分内之事，体现行政秘书的管理和服务职能，促进自身服务质量意识以及组织管理能力的提升。针对电力企业的具体活动，行政秘书要进行合理指导与安排，严格遵循企业规章制度进行布局，把握好方向，不断规范自我行为，针对行政管理存在的问题提出合理化建议，确保行政管理系统趋于完善。

2.2加大培训力度，提高行政秘书的专业素质

电力企业办公室行政秘书参谋和辅助作用的发挥需要积极提升自我综合素质，确保电力企业各项行政工作顺利、高效完成。一方面，各级领导要重视秘书的培养锻炼，通过更多的中短期集中培训和压担子、提要求来“强制”提高秘书素质；但是，另一方面要适当想方设法调整人员比例，通过合理分配工作给他们松绑减压，“留出时间”让他们自我充电，根据自身特点鼓励他们在工作之余通过不同方式自我检讨式总结，留出时间让他们“自查”去补足短板，这样往往比前者提升的效果明显。同时，还要注意给他们提供横向交流的渠道，让他们在其它岗位学习锻炼，储备相关经验知识，回到秘书岗位后能更高效地开展工作。

2.3要不断改进工作方法

在电力企业的办公室，任务繁重，会出现很多的问题，在很大程度上影响电力企业其他工作的正常进行。因此，秘书要不断改进工作方法，采用先进的管理观念，提高实际工作的办事效率。第一，在实际工作过程中，要培养自己吃苦耐劳和无私奉献的精神，要任劳任怨，不断修身养性；要合理安排工作时间，提高工作效率，不断充实自己，在实际工作中发挥自己的聪明才智。第二，要理清工作思路。在实际工作过程中，秘书要不断理清工作思路，分清工作的轻重缓急，善于思考，对问题进行全面的思考，提高工作效率。

2.4要抓住工作的重点

电力企业中，行政秘书的办公室工作十分繁琐，其工作的重点是对各种文件进行整理，然后及时、准确的向企业各级传达信息，比如在领导开会时，行政秘书需要按照领导意见，起草领导演讲稿，还要对一些重要的信息进行记录，对文件进行传达等。信息的传达在办公室工作中具有重要的意义，行政秘书在对领导传递信息之前，首先需要对信息的正确性进行确定，然后对其进行认真的分析，了解到信息背后所隐藏的危机，并对领导发出提醒，提示想到关注这些问题，进而为领导的科学决策奠定基础。此外，行政秘书还需要有风险精神，热爱自己的工作，分清事情的严重程度，合理进行安排，还需要不断思考，想到别人没有想到的事情，使用自身智慧提升工作的效率。

3新时期行政秘书工作中的综合素质培养

行政秘书工作对于办公室工作的正常运行起着至关重要的作用，进而在整个企业的正常运行中也发挥着不可替代的作用，一名优秀的行政秘书必须具备较强的综合素质以及职业能力。企业的行政秘书工作不仅仅是要为领导服务，也要为企业的职工服务，要做好与职工的沟通交流工作，协调好企业领导与企业职工的沟通关系。要做好调查研究工作，为领导提供有价值的信息，结合工作的实际情况为领导的决策出谋划策。

行政秘书工作不仅琐碎，而且较为复杂，是一项十分累的工作，这就需要行政秘书人员要具有良好的职来道德和不怕苦、不怕累的牺牲精神。行政秘书工作涉及的范围较广，工作内容也较多，这就需要行政秘书在处理问题时在具有足够的耐心和细心，避免由于自己的疏忽而给企业带来不必要的损失。对于领导的批评要正确对待、虚心接受，找出自身的不足，及时加以改正，从而提高工作效率。要在工作的过程中不断地提高自身的灵敏反应能力以及综合协调的能力等，促进自身的业务能力达到理想的水平。要在实际工作过程中不断地学习，掌握工作的特点和规律，提高理论知识水平，要能通过事物的表面现在看出本质，通过了解事物发展的规律来有条不紊的工作。在实际工作中学习经验是一个长期且循序渐进的过程，要不断的更新自身的知识结构，在工作中获取新的知识，通过不断地学习知识来充实工作过程，从而提高自身的综合素质。

结束语：

综上所述，在电力企业中，行政秘书的工作具有重要的意义，对整个企业的发展也有重要影响，因此需要引起相关人员的重视，加强对行政秘书的重视，定期开展培训，提高行政秘书的工作效率和水平，进而为企业发展奠定良好的基础。此外，电力企业还可以借鉴其它行业办公室管理手段，不断学习，提升行政秘书的学习意识，进而使整个办公室的效率得到提高。

参考文献：

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[2]林静，王家杰.做好新时期电力企业办公室管理工作的思考[J].科技资讯，2014（12）

[3]周锋华.提升电力企业办公室文秘工作水平的途径[J].办公室业务，2014（20）