沟通——项目经理的工作灵魂

闵锐

前言

在许多关于介绍项目管理九大知识体系的书籍里，范围管理、时间管理和成本管理往往作为书中的重点章节进行详细描述，而作为项目管理知识体系的最后一项，沟通管理往往在书里描述的最为简洁，一笔带过。作为项目管理的核心任务和目标，范围管理、时间管理和成本管理这三部分的重要性是不容质疑的，然而大家却忽视了作为项目经理为完成三大项目管理核心工作而所做的最重要和最多的工作——沟通。

第一篇项目沟通管理的定义

项目管理的核心任务是范围管理、时间管理和成本控制，而项目经理为完成项目管理目标的核心工作即是有效的沟通。

有效的沟通是成功项目管理的必备条件，有效的沟通是成功项目经理的灵魂工作。在项目管理中，专门将沟通管理作为一项知识领域，PMBOK中建议项目经理要花75%以上时间在沟通上，可见沟通在项目中的重要性。

多数人理解的沟通，就是善于表达，能说、会说，而项目管理中的沟通，并不等同于人际交往的沟通技巧，更多是对沟通的管理。

项目沟通管理（projectcommunicationmanagement）包括为了确保项目信息及时适当的产生（generation）、收集（collection）、传播（dissemination）、保存（storage）和最终配置（ultimatedisposition）所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素--人（people）、想法（ideas）和信息（information）之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目"语言"（theprojectlanguage）发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。

对于一个成熟的项目管理团队而言，项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息的畅通。

一般来说，有效的沟通包括以下几方面工作：

确定沟通目标：项目中沟通对象主要为项目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在项目启动时，就要识别所有的项目干系人，以及不同人的不同信息需求；

制定沟通计划：沟通对象，需要的信息，信息发布频率等都要确定好；

执行沟通计划。

看上去，很简单，每个项目都可以依此模式套用，但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题，而正是由于许多项目经理不清楚自身的主要工作任务是有效的沟通，致使项目管理的核心任务和目标无法实现。

第二篇项目经理应避免的沟通障碍症

通过实际的项目工作和经验的总结，笔者认为，成功的项目经理，必须具备两个必备的素质，只有具有这两个素质的项目经理才能成为一个称职和成功的项目经理。

第一条永远将眼睛盯在项目目标上，所有的工作均是围绕为完成项目目标而展开的，不会因任何情况和任何环境的变化而迷失自己的目标，面对困境能始终坚定不移的实施项目；

第二条努力积极的沟通，充分利用有限的资源，合理的运用于项目；穷尽所有的办法去沟通，通过沟通使项目干系方达成相互妥协的平衡；当上述两个沟通都面临阻碍时，自己与自己沟通，通过自身沟通而更明确第一条。

笔者认为，项目经理作为对一个对项目运行全面负责的人，他所面临的压力和困难巨大，当项目团队中成员无法解决的问题出现时，他必须成为问题的终结者。除了做好前期策划，解决问题和处理项目困境的能力实质就是对项目经理成长的磨练，而如何去解决这些问题呢，依靠的就是上文中对项目经理的两条要求。由于项目经理是把握大局者，具体的事情需要由其对项目成员的工作进行合理的安排，对内、对外的有效的沟通才是作为项目经理解决问题的方法，而非需要其身先士卒的去做某项具体的事情。对待问题，项目经理首先需对外、对内进行沟通以确定问题的实质，明确问题是如何打破了项目干系人间相互妥协的平衡，明确哪些解决方案能使平衡恢复，哪些干系人是关键沟通对象，如何和由谁何时去沟通，以及未达到沟通效果后的备用解决办法。

在实际工作中，当需要项目经理进行有效的沟通时，项目经理应避免犯沟通障碍症，主要有以下几类：

“我以为”的错误：以为沟通过，别人就清楚了，以为没有反馈就是没有意见了。特别是跨部门的沟通，无论是口头还是书面，更是要注意双方是否理解一致。

1)不敢越级沟通，不敢与高层直接沟通：不少公司的项目经理在职能上，一般比部门经理要低，所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通，都要上级职能经理的协助，我认为这是需要改进的，当然，这与企业文化也有一定关系，但在一个以目标驱动，强调解决问题的组织，没有人会反对这样做，包括你的上级。特别是对跨部门的较为复杂的项目中，项目经理要敢于“管理”公司高层，就项目问题与高层进行直接沟通。

2)害怕被拒绝：这是人的本性。如果在销售岗位，估计有专门针对的培训。在项目推进中，经常出现这样的情况，你可以有一些想法建议，要么思考很久才敢提出来，要么不敢与项目干系人提出，白白延误了好时机，特别是需要其它部门协助时，更不敢提出来。

3)没有提前计划沟通活动，造成等人局面：经常出现这样的时候，要确定某个事项，需要个负责人参加，但因为没有提前计划，到时约不到人，结果推迟等待，无谓的增长滞后时间。实际上对于难度较大问题，至少要提前两周计划好，预约好相关人员。

4)欠缺适当的沟通技巧：我们不是管理专家，不用在沟通技巧中耗费太多时间，掌握一些适当的沟通技巧，是主要是对人对事的敏感度，能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通、口头沟通更有效，还是需要适当借力。能达到这个层次就可以了。我认为沟通中最重要的不是技巧，而是你的真诚。如果你能与沟通对象建立信任关系，就是沟通的最高境界了。

5)沟通对于项目的成功是相当关键的，但同时又是容易被大家不够重视的，作为项目经理，做好沟通管理是基本的要求。

第三篇项目经理的沟通方法

在项目环境下，成功的项目经理很可能需要花费90％或更多的个人时间来沟通，典型的职能包括：提供项目指导、决策、授予工作、指导行动、报告、参加会议、综合项目管理、市场与营销、公共关系、备忘录／信件、记录管理、合同文件管理等等。

项目经理在进行沟通管理时，他主要所做的沟通管理工作如下表：

第四篇总结篇

在项目管理中，沟通是一个软指标，其所起的作用不好量化，沟通对项目的影响往往也是隐形的。但是，项目的成功是永远无法缺少有效的沟通的。

现在项目管理，越来越多项目经理侧重的是如何利用各种高级的软件工具制定缜密的项目策划，如何网络优秀的项目人才，使项目团队非常强大，却往往忽视了作为项目经理，作为一个项目团队的领导者，如何对外沟通协调资源，如何对内沟通团结团队，如何理解项目经理这个职位的真正含义。

项目管理归根到底还是属于管理学的范畴，管理的是一门艺术，是一门领导的艺术、是一门沟通的艺术。各种先进的工具和管理制度或策划方案，只是让你“管”的更轻松，“管”的幅度更辽阔，但是对于“理”就不能只单单依靠“管”的工具了。项目经理要学会把复杂的问题进行“梳理”，了解分析、解决问题的“原理”，懂得用不同的方法和不同的人讲“道理”，最终才能进行真正的项目管理。

沟通是让项目经理去真正的“理”，去倾听、去分析、去表达。笔者相信，将“管”与“理”真正做到双剑合并的时候，你将成为一个一流的项目经理。有效的沟通将是你作为展现项目经理的工作能力和领导魅力的完美体现。