加强企业人事档案管理的意义

李春玲

摘要:人事档案是重要的人才信息源，是人才历史状况的重要依据和载体。文中从人事档案管理工作的入手，讨论了人事档案管理工作的现状，人事档案工作的服务目标，并对人事档案管理工作的前景进行了展望。

关键词:人事档案；管理工作；研究现状

1概述

人事档案是人才信息的重要载体，一般的人事档案涉及的当事人绝大多数还在岗位上工作，是记录和反映职工个人学习、工作和生活经历有关情况的原始记录。根据人事档案记载的内容及其特点可以看出一个人的经历和表现，它准确、真实地呈现了员工德、才、能、绩各方面的表现，能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大事件。它可以全面了解一个人历史的依据。

因此，其管理工作的好坏优劣，直接影响着的人才选拔、任用，关系到企业水平的提高和层次的提升，制约着企业的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。近些年来，人事工作，虽然内容比较庞杂，但总体来说，主要是指人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等环节。

在工作对象上，它与物（纸质材料、电子材料）在工作属性上，既有主动性，要从企业各个相关部门、等收集原始材料，又有被动性，要服务、服从于发展和职工的各方面的需要；在工作要求上，它既有传统性的一面，又有创新的要求，因此只有不断的学习、与时俱进，引入现代化的管理。因此，总体上看，人事档案管理工作是一项富有挑战性和开拓性的工作，地位和作用不容忽视。

从其对企业发展的功能上看，首先，管理好企业，为发展轨迹和职工个人成长经历记录的档案，能协助各企业根据自身的历史和发展，、指导思想，还能不断提升企业内部干部的管理水平和业务能力。只有全面考察职工个人经历和不同时期的德、能、勤、绩、廉的表现，才能全面地了解每一个人，做到人尽其才，才尽其用。其次，人事档案管理工作，在人才引进与培养、人才政策制订方面具有举足轻重的作用，它是人才战略的必要条件。

2人事档案管理工作的研究

近年来，人事档案管理工作进行了诸多方面的分析和探讨，在理论建构和实践操作层面，都提出了很多新的观点和做法。

2.1人事档案管理工作的现状

它主要围绕人事档案的材料收集、管理人员的素质构成、领导的认识状况、档案管理制度的规范等方面进行。人事档案必须真实可靠，才能成为许多学者指出，企业的三大功能是人才培养、科学研究和服务社会，才能帮助领导正确选拔和使用人才，同时，人事档案管理要服务职工，必须制度规范、机制健全、运行良好。否则就会造成错用人和埋没人才的严重后果。而现有的人事档案管理工作存在着许多令人忧虑的地方：

（1）收集方法传统，没有特色；

（2）档案管理人员知识不全面，难以鉴别材料；

（3）整理内容多，整档工序繁杂；

（4）人事档案发挥服务作用程度低，升级达标工作任务繁重。

这些问题的存在导致人事部门要做到选贤任能，用其所长，有些研究指出了人事档案管理存在的实际状况和难局，有助于各企业从上述各个方面进行改进。仅从宏观上指出上述问题，就要先看档案成为必要性的工作程序。

结合具体企业的特点和实际。从中了解职工的历史情况，例如有过什么经历，有何专长，有什么成绩和贡献，因此，理论研究和实证研究必须同时进行，唯此，才能真正发现人事档案管理存在问题的实质，找出解决问题的根本办法。有哪些缺点和不足，这就要借助于人事档案。

2.2人事档案工作的服务目标

人事档案管理部门是企业的服务部门，它的本质决定了它要把以人为本，为人服务作为它的根本目标和任务。人事档案管理工作要落实科学发展观的要求，就要把以人为本的现代化管理理念和思想变成单位和员工的共同追求，在许多企业，为档案而从事档案管理的现象很突出，没有把它与企业的人才培养、科学研究和社会服务三大功能联系起来，以物为本的思想还影响了很多人事档案管理者。

实际上，人事档案关系到企业的进一步发展，是干部选拔和任用的重要基础，是人才战略的必要条件；也是人事管理工作的重要依据，因此，人事档案管理必须转变传统模式和思想的影响，要以服务每个员工为本，要以服务档案利用者为本，要以改善档案管理员的工作为本。

这些研究，指出了当前人事档案管理工作的弊端，发现了人事档案管理工作中“以物为本”的现状。但要使管理水平得到更为显著的提高，还必须探讨人事档案在服务干部和提升管理水平上应该采取的具体的政策和举措。

3人事档案管理工作的展望

从上述研究现状上看，企业人事档案管理工作的研究，很有必要从理论、方法、路径和内容上，结合我国企业发展的实际和档案事业发展的现状，当今社会正处于结构调整时期，企业兼并重组、减员等引发的人员转移较多，因此，有关部门应将人事档案工作融入到市场经济中，进行更多深入的探讨和分析。首先，理论上必须研究企业人事档案管理工作面临的焦点问题。高度重视档案的交接、转递等工作，从宏观上阐明人事档案管理管理对不同层次企业发展的重要性。包括对企业发展定位的辅助作用、资料库的作用、为全体职工服务的作用、干部提升职称评定的支撑作用，以及企业和谐建设的作用等方面。切不可马虎大意，同时，人事档案管理的现状、存在的问题。包括层次不同导致的人事档案管理的差别性、考核机制的差异导致的档案管理人员绩效的不同、人事档案管理理念的差异导致的以物为本还是以人为本的服务宗旨，学习和掌握现代化管理知识，切实提高档案工作认识，把档案管理推向前进。

参考文献

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[2]任秀波.人事档案管理在企事业单位中的重要意义[J].中国西部科技，2011（26）.

[3]姜道晶.人事档案管理工作的现实意义[J].华北电业，2002（4）.