档案保密工作探讨

刘有香

摘要：企业档案是指企业在生产、经营和管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料的总和。反映了企业发展的历史进程，是企业宝贵的信息资产。随着社会主义市场经济竞争的加剧，企业经营者也逐渐重视档案管理工作，注重从企业档案中提炼有价值的信息，推动企业生产经营，丰富企业文化内涵。但在企业档案利用过程中涉密问题时有发生，甚至会造成商业秘密被泄露，对企业的正常生产、经营和管理构成较大影响。因此，做好新时期企业档案及其利用的前提和基础是要保证档案安全和保密。

关键词：电力；档案保密；工作

1新时期电力档案保密工作中存在的问题

1.1新时期档案的窃密渠道增多

在新时期科学技术水平不断提高的情况下,计算机技术和网络信息技术在电力企业的工作开展中得到了广泛的应用。在很大程度上提高了电力企业工作开展的效率,为企业效益得保证提供的便利。但与此同时也给不法分子盗窃档案增加了渠道,使不法分子有机可乘。一些不法分子利用网络技术对电力企业的用户信息以及其他档案进行提取,严重威胁着用户的财产和人身安全,同时阻碍着电力企业的稳定运营,会对维护社会和谐发展产生消极影响。

1.2信息技术增添泄密风险

随着信息技术和网络技术的应用和发展，提升了企业档案管理的信息化、数字化水平。也使得企业档案面临着非传统的安全威胁。例如光盘、磁盘、磁带、软盘、U盘等新型档案存储介质的应用，增添了涉密档案被恶意篡改的风险。移动互联网的应用，黑客、木马病毒入侵等，增加了涉密档案泄密的风险。

1.3缺乏先进保密技术系统

当前广播电视行业对档案的保密工作还处于探索阶段,广播电视行业的档案保密主要还是采取基础的信息系统的保密方法进行保密。档案从纸质化转化为电子化之后,电子化档案主要存储在信息系统中,对电子化档案的保密主要以对信息化系统进行加密来进行保护。但是基础的以对信息化系统进行加密来对电子化档案进行保密,这对于电子化档案的泄密而言存在较大的风险,信息化系统加密对于黑客和病毒等缺乏强有力的防护性,同时,信息化系统出现断电或停机等情况,档案也极易出现丢失等危险。当前广播电视行业对电子化档案缺乏互联网物理隔离和技术保护,使得广播电视行业的档案保护工作存在较大的泄密风险,广播电视行业的档案管理部门亟待对档案的保密工作进行进一步的加护。

2做好信息化时代档案保密工作的建议

2.1良好的监督

首先应该制定有效的档案制度,使其与工作的实际情况有效结合,对于不同人员的需求,应该在利用的范围方面实现明确地区分,对审核的制度予以严格制定并执行,这样就可以使得档案的利用有了可以遵循的制度,利益的过程中保证不遗失、不泄露。同时进行档案队伍的有效建设,对于档案的管理人员来讲,一定要具备良好的政治素质,文化素质以及业务素质,同时应该具备敏锐的观察力以及工作能力,善于做好利用者工作,对于档案利用过程中出现的一些问题可以做到及时有效的处理。另外,还要实行良好的档案监督措施,在对档案进行利用的过程之中,管理者应该依照利用者的目的对其动机进行有效掌握,并实现有效的监督。有条件的情况下可以借助监控设备或者摄像机等辅助监督工作,对被利用的档案仔细检查,对利用者利用的情况以及效果多多分析,对利用登记的记录进行严格的督促与落实,对于发现的问题做到及时有效的整改,同时将其在利用的登记簿上明确备注。

2.2引入先进的保密设备

对于保密工作而言,最重要的是其保密设备的安全性和便利性。因此,引入各种先进的保密器材和档案保管器材,使档案保管设施内的气温、干湿度以及各种安全条件获得大幅的提升,从而使档案的完整度及其安全性得以保证。引入先进的干燥设备和恒温设备,并使用新型电子锁,将保密工作进行到底,以确保能有一个安全专业的环境来进行档案的保密和整理工作,使档案的完整性、安全性方面能够有足够的设施确保其专业性。

2.3提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接影响着电力企业的档案管理效果,因此在新时期开展电力档案保密工作时应该注重提升档案管理人员的安全意识以及综合能力,以便于为档案管理创造有利条件。在提升档案管理人员综合素质的过程中,企业应该为员工提供合适的学习机会,可以通过培训的方式强化员工的安全意识,也可以聘请档案保密管理方面的专家进行指导,通过不断地学习培养档案管理人员的专业素养,以此推进电力档案的保密工作。

2.4加大保密技术应用，提升科技含量

随着现代信息技术的应用，以及移动互联网、大数据、云计算等信息技术在企业档案管理中的应用，要积极应用现代信息技术，提升企业档案保密科技含量。例如：坚持涉密不联网、联网不涉密原则，做好企业涉密档案的应用物理隔离。利用数据备份技术、可信时间戳技术等信息技术，增强企业档案安全保密科技水平。此外，还要注重企业档案的监督检查，及时堵塞安全漏洞。注重企业档案存储介质的后期维护和规范维修，严禁随意将保存档案设备或介质交由第三方维修。

2.5加强对档案的技术保护力度

广播电视行业针对单位内部档案的技术保护力度不足的现象,可以从技术等方面来对信息化时代的档案进行进一步的加护。档案管理部门应该与信息技术部门加强沟通,通过信息技术部门来从技术方面对单位的档案在技术方面进行加密,如严格内外网物理隔离、加装防火墙、实时更新杀毒软件、按照档案访问者的级别设置访问权限、设置机密档案的访问和审核权限、加固身份识别技术、管理和利用日志追溯浏览者、档案海量数据库进行定时的备份等。并从硬件方面设置档案访问人员的物理访问权限,规避档案使用者使用档案过程中不合规的拷贝或摄录相关档案的行为,以从技术方面来加强档案保密措施。

2.6审查工作

在档案开放之前,一项十分重要的任务就是对档案的审查,这项工作在档案开放的过程之中也是一个十分关键的环节。审查的主要目的就是对档案开放以及使用的范畴进行明确区分。在这一工作中,第一步是初审,根据有关的标准,档案工作人员对档案在开放的期限之内进行逐件的审查,对开放的范围以及控制使用的范围进行初步的确定。第二步是中审,这一环节是由专业技术更高的技术人员对初审进行审查,对一些没有确定开放以及控制使用的档案进行判定,进行合理的取舍。第三步是终审,也就是领导将初审以及中审结果实现综合的考评以及最终的审核,从而对档案的开放活动是否开展进行确定。

结论

综上所述,新时期的档案管理从纸质化转向了信息化,信息化社会将档案以电子化的形式存在了信息系统中。信息系统在具体运行过程中易出现不稳定性,且极易遭到黑客、病毒等的侵袭,从而出现档案丢失和泄密等问题。新时期档案的保密存在新的挑战,档案保密人员的保密意识不足,保密的综合素质和能力相对缺乏,保密的相关制度和技术相对滞后,这些均给新时期的档案保密工作带来了新的隐患。对于这些问题,本文提出了对应的解决方案,这些解决方案在具体执行过程中还需根据实际情况进行适当调整,从而使得档案保密工作的水平得到进一步提升。

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