浅析如何开展档案开放与档案保密工作

魏卓

摘要：本文从正确认识并妥善处理档案资源开放与保密之间的关系进行详细阐述，着重强调应在高度重视档案资源保密的前提之下，通过加大档案资源的开放力度，以满足人民群众对档案的利用需求，最终服务社会发展。

关键词：档案；开放；保密工作

前言

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。本文结合作者多年来的档案管理经验，谈一下如何做好档案开放中的保密工作。

1对档案资源开放举措的认识

档案资源开放是档案馆经封闭型和半封闭型转变为开放型的重要举措之一。而且档案资源开放是时代进步的必然要求，同时也构成了档案事业得以生存、发展的社会基础。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：我国档案馆内保存的资料，开放时间通常应该从形成之日起满30年。文化、科学、经济、技术等类别档案资料面向社会的开放期限可以不满30年，牵涉到国家的安全、重大利益或者其它期满不适合开放于社会的档案资料面向外界开放期限的规定，可以超过30年。针对重要工作、活动档案，各地方根据实际情况制定重要工作档案的管理制度。一般情况，重要工作档案从放入国家档案馆之日起满6个月甚至3个月就要面向外界开放。

档案资料开放措施反映出社会的开放化程度，揭开档案部门的神秘面纱，转变成为人民群众的权利和利益服务的部门。档案资料开放，不单单是在利用范围方面的扩大，同时是对人民群众利用档案权利的兑现和承认，政治民主得到了充分体现。

2正确处理档案资源保密和开放的关系

随着档案资源开放范围的扩大及社会使用程度增多、重视度增强，档案资源的保密不可小看，我们要从以下四个方面着手，切实保证在现实工作中妥善处理档案资源保密和开放的关系，促进档案使用工作顺利进行并且快速发展。

（1）以健全完备的管理制度作基础，有据可依地开展档案资源开放工作。（2）加强档案资料开放鉴定方面工作。（3）掌握宽、严之间的分界限。（4）热情主动的服务，同时大力宣传工作必不可少，使使用者明白、理解并且主动按照保密规定办事。要妥善处理档案资源保密和开放的关系。

妥善处理档案资源保密和开放的关系，总的原则是可以开放的档案资料大胆对外开放，应该保密的档案资料严格保守机密，全力争取宽与严结合适度。因此，在工作时我们要遵守适度原则，以科学客观的态度解决实际工作问题，确立以“档案信息绝不能中断，档案秘密绝不可泄露”为行动指南的工作机制，在思想、方法、制度方面解决档案资源的控制和开放范围及标准。

3做好档案开放过程中的保密工作

一成不变地看待档案的保密性，无视其保密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会名，界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

3.1做好档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的―个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。这项工作可以分三步进行：―是初审，档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步啶开放与控制使用范围；二是中审，由水平较高的专业技术人员重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍；三是终审，由有关领导根据初审和中审的‘隋况，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

3.2做好档案的解密工作

保密档案是根据《保密法》规定划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级的。确定档案的密级，就是为了让档案工作人虽根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供用档案。但是秘密不是―成不变的，―旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，所以就应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了―定时限的档案，要开放，必须先进行划控解密，把未解密的列入控制使用的范围。《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条规定：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时懈密。”也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

3.4做好档案开放前的基础工作

开放档案首先要做好档案开放的基础工作，一是要提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三是要编制检索工具。首先是基础性检索工具，如《开放档案目录》；其次是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；最后文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是要准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，制作好档案副本。

4加强涉密档案的科学管理

在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻〔国档发28号〕文件实施馆、室、藏涉密档案解密划空工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷。外公卷时，可采取与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不变的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

5结束语

机密档案要严格保密，而保密有时间、地点、范围等方面的限制，如果保而不用则根本没有失保的意义，利用均是于保密基础上而实现的，无限制的使用档案会带来极大的安全危害。档案工作的保密与开放非常重要，要根据实际情况正确处理好档案保密与开放的关系，而始终不变的对待档案秘密性，则其秘密性实效根本不能实现，无限制拓展开放利用范围并不有效。本文探讨了正确处理好档案保密与开放的关系，并提出了实用性应用措施，要不断加强开放档案审查与档案解密、档案开放基础，并根据实际情况加强保密档案解密时限设置与档案分卷归类、检索工作信息化，还应有效提高管理者保密意识教育，为档案保密与开放提供参考依据。

参考文献：

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[3]李激.档案的保密工作要处理好五方面的关系[J].中国管理信息化，2015（05）：45-46.