档案信息安全体系建设探讨

张淑君

摘要：档案管理工作的信息化包含档案储存数字化及档案管理网络化等工作，内容涵盖面广与数据量大等特点，档案信息化并不是独立的系统，需要各方的协作完成。本文根据多年的工作实践，对档案信息化的安全体系重要性有了充分的认识，并存在的问题提出解决措施。

关键词：档案管理；信息安全；问题；措施

前言

随着我国经济的快速发展，档案信息化成为一种社会发展的必然趋势。在档案信息化不断发展的今天，我们档案信息的安全问题也面临着巨大的挑战，不断出现这样那样的问题。因此，下文将对档案信息化安全存在的问题作出分析，并提出一些相应的解决措施。

1.档案信息化安全存在的问题

随着社会的发展，人们在社会活动中的参与程度越来越高。在多样化的社会活动中，人们的各种行为活动以及成果往往会以档案的形式被记录保存下来，并且在很长一段时间内跟随着人们的成长与发展。鉴于档案的重要性以及发挥作用的长久性，档案的安全性就显的非常重要。在做好工作之前，首先要充分认识到现存的问题。

1.1档案信息化软件统一性低

档案管理在各级政府机关、企事业单位中都是比较重要的一项工作。现代化的档案管理一般都采用电子软件进行操作。在实际操作中，由于各类档案部门使用的计算机型号不统一，规格存在较大差异，使用的软件版本也参差不齐。在档案管理中，整理存档的档案根据各自部门的需要信息条目的完整性也存在差异，甚至一些软件无法兼容。

没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，大大降低了使用电脑完成信息管理工作的效率，不能快捷地搜索需要的信息，较大地制约了档案信息电子化的进程。

1.2档案管理工作标准化差

档案管理信息化的目标是档案管理规范化和标准化。但由于种种原因，我国馆藏档案的基础差，案卷质量不高，档案的完整性有很大的漏洞。在认识到档案管理的重要性后，也相继制定了一些档案管理工作的标准，但是由于落实力度及重视性不高，也造成了档案管理工作标准化差。这也成为制约档案信息化工作发展的一个重要因素，较大的危及到档案信息化安全。

1.3档案信息管理人员的不足

受一些单位用人标准的影响，档案管理人员技术水平较低，不会使用档案管理的电子设备。甚至一些大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至出现了现代文盲的现象。在档案信息管理化的时代潮流里，人才方面的短缺极大的影响了档案信息化程度，也不利于档案信息管理化安全的维护。

另外，档案管理人员存在的不足还包括他们的安全意识薄弱。管理者是接触档案信息最多的人，一些档案信息管理人员安全意识薄弱，保密能力差，随意传播档案内容，都是严重危害档案信息化安全的因素。

2、档案信息化安全体系建设措施

2.1加强档案信息化软件统一化管理

近年来随着社会的发展以及人们环保意识的不断提高，办公自动化和无纸化等成为一种新的趋势，这种办公管理理念也使档案的生成方式和管理体系发生很大变化。因此，一定要积极适应档案信息化的步伐，加强档案信息化软件统一化管理。应用档案信息化软件，从文件的起草、签发、催办、归档等都可以运用计算机操作，并通过通讯线路进行沟通交换。各个档案管理使用机构，可以根据现下使用较为广泛的软件，保证在信息传递、共享过程中避免因为不兼容造成的问题。

由于档案管理涉及到各个方面，政府机关单位根据自身的需要很难在软件上实现高度或者是完全的一致性，因此可以搭建更为广阔的平台来推动档案信息化管理。

2.2提升档案管理工作标准化程度

提升档案管理的工作标准化程度，一方面需要为档案信息的管理制定清晰严格的制度，用明确的制度要求规范档案信息化安全。另一方面，要通过改善档案信息处理的设备设施条件，为工作的顺利高效开展提供物质保障。提升标准，更是要对相关人员提出更高的标准。

2.3提高档案信息管理人员的素质

实现档案信息化，首先要有信息化的人员，管理人员要有较高的专业水平，现在很多高校开设了档案管理的课程，把档案管理的相关知识系统化，相关技能培训专门化，高素质的人员相对的安全意识就更强。对于一些档案部门缺乏现代高技术人才，尤其是档案、信息处理复合型人才的短缺的问题更要加强重视，以保证在人员方面做好安全化工作。

2.4做好档案应用系统的网络安全工作

档案信息化时代，信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，面对网络环境的复杂多样，必须搭建安全的网络平台。保证网络的安全，防止档案信息被一些不法分子通过非法手段获取、传播，进而给个人带来不利影响或者给社会造成混乱不安。

在全面的网络覆盖下，档案信息化除了要防止黑客获取传播信息，更要防止原始信息被篡改破坏，从而扰乱整个系统的运转。要在技术上设计实施切实可行的网络安全策略，例如现在比较常见的身份认证和权限管理。另外，借鉴投资学“不要把鸡蛋放在同一个篮子里”的理论，要充分发挥电子化的优势，把传统的档案文件备份处理，以备不时之需。

3.档案信息化安全体系建设的重要性

3.1保证档案信息准确性

加强档案信息化安全体系建设，通过提高人员素质，加强网络安全工作等措施，从档案信息收集整理的最初阶段到信息的交换传播都有比较安全稳定的环境，保证了信息的准确性。同时也减少了信息被非法运用而带来的各种损失与危害。

3.2提高资源利用率

在信息化时代，人们对信息的要求也更强调全面、准确、快速、方便。档案信息化有利于实现档案信息保管的便捷，使用的高效。加强档案信息化安全体系的建设，有利于整个档案管理环境的营造，同时保证了档案信息的完整性、更新的及时性、交换的便捷性。借助档案信息化安全系统的建设，建立一个更完善的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。

3.3推动政务信息化进程

档案信息在政府部门中也占有较重的地位。随着近年来政府对政务信息的重视，政府档案管理信息化对政务信息化有着巨大的推动和影响作用，档案信息化的水平将直接影响政府的竞争力和服务管理质量。高水平的档案信息化安全体系有利于推动政务信息化进程，提高政府的执政能力，更好的为人民谋福利。

4.结束语

档案信息化建设是为社会发展提供服务的目的，同时也是档案事业发展的新趋势。档案信息化的今天，我们档案管理中的安全体系建设需要面临着更大的压力与挑战，我们一定要正视所存在的问题，积极采取措施做好档案信息化安全体系的建设工作，为我国档案管理信息化安全提供更加可靠的保障体系而努力。

参考文献：

[1]肖伟.山东省卫生信息化建设现状与发展对策研究[D].山东大学，2013.

[2]李肖军.档案信息化安全体系建设研究[D].河北大学，2010.

[3]黄薇.基于利益相关者分析的我国电子健康档案发展策略研究[D].北京协和医学院，2011.

[4]吴剑明.中国民族自治地方政府信息化研究[D].云南大学，2012.

[5]李超.开发区档案信息资源共享模式研究[D].苏州大学，2013.

[6]高丽华.卫生信息化背景下医保档案开发利用问题研究[D].河北大学，2013.