如何加强医院综合档案的管理工作

蔡燕平

【摘要】文章主要探讨医院综合档案管理的现状，结合自己的工作实践，就如何加强医院档案管理工作从七个方面提出自己的见解。

【关键词】医院档案管理

北海市人民医院是北海市建院时间最早、规模最大的一所综合性三级甲等医院。我院创建于1886年，其前身是英国安立间教会普仁医院，自1952年北海市人民政府接收后更名为北海市人民医院以来，种类文件资料保存基本完整。院领导高度重视档案工作，配备1名专职档案管理人员，兼职档案管理人员9名。我院现有各种门类和载体的档案共有287566卷，其中文书档案770卷。自2000年文书归档按照《归档文件整理规则》的要求，以“件”为单位后共收集、整理、保管了11050件。

在医院的迅猛发展中，医院档案管理工作也得到逐步加强。我院于2002年被北海市档案局评为北海市档案管理工作先进单位。我们的具体做法是：

一、院领导高度重视，落实责任到位，人员到位

医院领导高度重视档案工作，把档案管理工作列入领导工作的议事日程，成立档案工作领导小组，由一名院领导亲自挂帅，由一名院领导分管档案业务工作，担任档案管理工作领导小组组长和档案鉴定小组组长，负责督促、指导我院的档案业务工作，具体管理工作由医院办公室主任负责。为了使档案管理工作逐步向专业化、规范化的方向发展，实现档案资料搜集不断、管理不乱，医院成立了综合档案室，配备了专职档案员，同时明确了各科室档案管理人员的职责。

二、加强基础设施建设，夯实档案管理工作的基石

院领导高度重视档案基层基础建设，认真及时解决档案工作中存在的困难和问题，不断加大对档案基层基础建设的投入力度，全力改善医院档案管理工作环境及硬件设施。

在医院办公用房紧张的情况下，还调出192平方米做为档案室的用房，解决了档案室的专用库房、工作室、阅览室三分开，还增添了必要的设施，如档案柜、档案装具、计算机、碎纸机、空调机、温湿度计、灭火器材等，落实防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，大大改善了硬件设施条件，达到了档案管理的“八防”要求，确保了档案的安全，使档案的保管条件基本符合国家要求，具备了一定的现代化管理条件。

三、注重档案管理业务建设，提高档案管理人员专业知识

我院组织有关人员认真参加业务上级举办的档案管理知识培训，同时不定期地邀请市档案馆领导来院进行现场技术指导，讲授归档、立卷等档案管理知识，提高档案管理人员的业务水平。为能够掌握新形势下对档案工作的技术要求，以适应形势发展需要，按照市档案局的要求，我院购买了档案管理办公软件，使档案管理工作进一步科学化、现代化。

四、利用计算机管理档案

我院于2001年4月开始使用GD2000档案管理系统，利用该软件省去组卷、拟写案卷标题、卷内排列、填写封面、案卷排列、编制案卷目录等主要环节，这系统还具有方便快捷的数据录入方式、各功能模块之关的相互切换、快捷检索和修改方式、系统的自动统计和排序、方便灵活性的表格打印等，大大提高了工作效率。

五、完善档案管理的规章制度

我院还健全了档案管理规章制度，建立了档案人员岗位责任制，编制了《北海市人民医院档案管理规章制度》，这本规章制度里包函了《综合档案室库房管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》等，制定了《北海市人民医院归档范围》和《北海市人民医院保管期限表》，健全和完善了档案的管理制度。

六、严格按归档范围收集归档资料

医院综合档案室对文书档案的收集是依据医院文书档案管理制度里的文书档案归档范围进行收集，把分散在科室里的归档文件收集起来，收集工作是档案整理的第一步。医院印发《北海市人民医院归档范围》到各科室，综合档案室管理人员定期到科室指导资料管理人员收集好归档资料，防止归档资料的流失。

七、档案的利用与开发

档案管理的最终目的就是利用。及时掌握医院发展动态，多途径、多渠道、多领域地开发档信息资源，使医院档案更好地为临床、科研、教学、产业和领导决策服务[1]。医院档案管理部门要以开发利用为目标，逐步从封闭式、分散型、保管型向开放式、标准化、参与决策型转变，搞好档案、资料、情报信息的一体化服务，使医院的各种信息互相补充，互相渗透，构建医院完整的信息体系，使档案室成为信息储藏中心和利用中心，通过提高档案的利用率，在促进医院各项工作顺利开展的同时，进一步提高档案工作的地位。同时积极开展编研活动，对信息进行深层次开发和加工。利用档案资源编写了《北海市人民医院职责与制度》、《北海市人民医院院志》、《北海市人民医院建院120周年纪念画册》、《北海市人民医院科技成果学术论文汇编》、《医院文件汇编》、《大事记》、《组织机构沿革》、《档案利用效果实例汇编》、北海市人民医院建院120周年纪念VCD光盘、北海市人民医院120周年院庆明信片、《跨越世纪（北海市人民医院（普仁）120周年庆典特辑）》、《百年老院新的跨越[北海市人民医院（普仁医院）“十一五”成果回顾]》等。