BEC信函行文特征研究

乔琼

武汉科技大学湖北武汉430072

中图分类号：G42文献标识码：A文章编号：41-1413（2012）01-0000-01

摘要：BEC信函具有特定的语义、语用以及句法结构。学习、阅读BEC信函除了具备专业的语言知识和翻译技能之外，还必须掌握商务专业知识，熟悉商务英语的语言特色及其特殊的表达，并关注其语用功能。本文通过例子浅析BEC文本的特征，为其范式研究打下基础。

关键词：BEC信函；行文；特征

一、网络时代BEC信函的重要性

公司与外商合作与交往的机会越多，利用英文书信进行沟通就显得越发重要。英文商务信函是一种常用的商业联系媒介，它是一种通过电脑或打字机“书写”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务等。这种交谈成功与否，你的目的能否实现，关键取决于信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧，抚慰受到伤害的心灵等。

二、BEC信函书写的前提

写好商务英文应用文，首先要具有一定的英文写作水平。其次，应熟悉和掌握各种应用文的书写格式和特点经过反复地学习、模仿和套用，方可掌握商务应用文的书写规律与开去，逐渐学会写各类商务应用文。商务信函与普通作文的写法不同，它要求用简明的语言来表了求华丽的词藻。在商业活动中，简洁的表达内容与有效率的掌握分寸是最重要的。在写商务信函时，开始时宜略述本信的理与内容大意，使对方能理清头绪，以便立即进入正题。好的商务信函还应体现以下几个特点:易读易懂;语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然或生动、有趣、有吸引力;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整、不花哨[1]。

三、BEC信函行文原则

应当特别指出的是，好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。如果不根据实际情况，不加分析地生搬硬套，就会弄巧成拙，这不到预期目的。写信时，要充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。由于在同一商务情景中交往的人各种各样，即使发出的信函内容二全一样，也很难得到一致的结果。有时，所得结果还可能会截然相反。

这里有几个行文原则，拿出来与大家探讨：

（一）Clearness(明晰)

例子：…Wemustremindyouthaturgentlyrequiredstockshavenotbeenarrivingontime.Suppliesofourownproductshaveconsequentlybeendelayed.Ifyoucannotguaranteedeliverybytheagreeddeadline,ouronlychoiceistoendthecontractandseekothersuppliers….

上例的中就非常清楚地表达了意图，特别情态动词must,完成时havenotbeen,否定式cannot,副词only等的使用使得这封函件发挥效力。

（二）Conciseness（简洁）

例子：…IssuedinBeijingthe2nddayofJuly,2009.Onthe2nddayofJuly,2012fixed.WepromisetopayagainstthisPromissoryNotetotheorderofBankofOslo,Oslo,NorwaythesumofUSD676000(saySixHundredandSeventySixThousandonly)PayableinOslo,Norway[2]….

上例的本票描述中标明了时间，银行名称，数额，这三样最重要的部分，使得这个本票的基本内容简洁明晰。

(三)Correctness（正确）

例子：

DearMr./Ms,

Atourcompanymeetingon4September,itwasdecidedthatthenameofourcompanywouldbechangedtoCNMIECLeeCo.Atthesametime,itwasdecidedtomovethecompanyfromtheaboveaddresstoNo3-6BroadwayStreet.

Wewillappreciateyourinformingtheappropriatedepartmentsofthesechanges.

Yoursfaithfully

上例是更改名称和地址的信函，信函内容包括九月四日的会议，更名为CNMIEC李氏公司，迁址到百老汇街3-6号。时间、地点、事件，清晰、准确，让人一目了然。

（四）Courtesy（礼貌）

例子：

DearMr./Ms,

IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtypeofcontainerforuseinEurope.

IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday.

IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime.

Yoursfaithfully,…

上例中以非常礼貌地口气表达了写信者目前的状况，意图，出行的时间，并约好电话时间。同时，体谅到对方，还在末尾注明：对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。此举也替对方着想，简化了一个步骤。让对方能体会到诚意。

（五）Considerateness（体谅）

例子：DearMr./Ms,

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

Yoursfaithfully,…

上例的约访信函中明确地表示总经理访问的时间，同时考虑到对方的实际情况，问到：请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。这种体谅别人的做法既表达了诚意，会让合作伙伴感到舒适。

四、小结

本文浅显地从几个原则方面分析了BEC信函的一些基本特征，从语义、语法、语用等方面分析了这些特征，使得大家在注意其行文的同时，也更关注其正确使用的功能表现。

参考文献：

[1]范红等.英文商务写作教程[M].北京：清华大华出版社，2009年11月14次印刷.

[2]帅建林.国际贸易实务[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2010年10月6次印刷.