试论网络化的医院档案管理模式

李滕君

【摘要】档案是医院管理的重要对象，因为它作为医院宝贵的信息资源，是医院医疗信息的载体。网络化医院档案管理模式具有查找方便、检索迅速、共享查询、存储量大等等传统手工档案管理模式无法比拟的优点。本文介绍了网络化医院档案管理的内容以及网络化医院档案管理的作用，最后提出了构建网络化医院档案管理模式的建议。

【关键词】网络化医院档案管理

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）12-0383-02

随着网络技术的迅速发展，网络化管理模式在各行各业不断涌现。医院档案包括文书档案、人事档案、病人资料信息、病案等等，对档案数据没有加工的管理模式对后期数据信息的挖掘及开发利用带来巨大的困难。档案是医院管理的重要对象，因为它作为医院宝贵的信息资源，是医院医疗信息的载体。目前，网络化的管理模式正在逐步应用到医院档案管理之中，特别是三级以上医院的档案管理。网络化医院档案管理模式具有传统手工档案管理模式无法比拟的优点，如：查找方便、检索迅速、共享查询、存储量大、成本低廉、可靠性高等等。因此医院档案管理应采取网络化管理模式，对医院档案信息进行整合加工，建立统一的使用平台，以便更好的为医院的医、护、教、研和管理服务。

一、网络化医院档案管理的内容

1、文书处理过程和归档实现网络化管理

文书处理过程直接影响着档案的质量，因此文书工作是档案工作的基础。在医院档案管理工作中，我们用计算机登记医院档案文件，发文处理过程也可通过网络进行，然后按照批办的次序在局域网内传阅，对处理完毕的文件进行预立卷整理，原来需要几小时办完的事情，现在几分钟就可以实现，这样可以避免全年档案工作量过大，减少了文书处理部门的工作量。

2、病历档案实现网络化管理

我们可以运用计算机实现综合查询与分析医院档案信息资料的功能。对在各个环节中产生的知识以及在工作中形成的经验，我们要及时记录下这些资料等信息的半成品，形成临时档案，以便知识信息共享。在网络化医院档案管理模式下，我们可以将各种创伤性手术的名称进行编码输入计算机，然后将手术及疗效情况录入系统，再通过局域网反馈到各临床科室，便于医务人员在进行及时查阅，以便他们能总结经验教训，进一步提高医务人员的医疗服务水平。

3、人事档案实现网络化管理

根据医院人事档案的特点，我们在网络化医院档案管理模式下，可以运用网络化、计算机化、集成化的手段，完善医院人事档案系统。社会信息化进程的加快，对于医院档案管理准确、迅速地提供人事档案信息的能力提出了更高的要求。我们要实现人事档案的动态管理，从实体管理模式转向网络管理模式，实现档案变更、查阅统计、系统维护等多种功能的管理，最大限度地实现档案信息的价值。

二、网络化医院档案管理的作用

1、加快了档案信息处理的速度，提升了医院档案管理水平

网络化的档案管理模式使档案管理人员素质不断提高，医院职能管理水平得到提升。目前，一些医院数据随意修改的现象也十分突出，部门间的数据随意性也很大。医院实现网络化档案管理之后，相关人员要全面提高网络操作水平，提高工作效率的方法。

网络化的医院档案管理模式减少科内资源如纸张和人力的消耗，对每个职能科室人员的综合素质提出更高要求。领导重视是档案管理的前提，要增强医院干部、职工的档案意识，把档案管理纳入重要议事日程，与医院医疗事业建设同步发展。在实现数据网络化管理模式后，管理者可以更加方便的挖掘数据信息，医院各部门间的诸多医疗数据通过网络进行存储，避免或减少了各种管理模式下存在的缺陷，档案管理操作方式得以规范。

2、实现了数据共享，方便相关人员进行档案信息查询

医院的档案信息检索数据多、计算量大、各部门间的数据标准不一致，是一项十分复杂而又繁琐的劳动。传统的档案管理模式使部门间的档案数据只能通过手工处理和传输，工作效率十分低下。在实施数据网络化管理前，基本是由病人再次来到医院领取检查结果。在网络化档案管理模式下，我们能够通过计算机实现档案信息共享，数据的网络化管理方便了部门间的横向联系，医务人员也能通过计算机随时查阅他们所需的数据，医院还可以将检查结果数据通过网络传送到患者手中，这位医疗事业提供了更大的方面。

三、构建网络化的医院档案管理模式的建议

1、医院领导应该重视网络化医院档案管理模式的推广

医院领导要认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院档案管理工作从表面上看，尽管只是医疗业务的辅助工作，但综合化、网络化、信息化的管理管理却是医院现代化管理的组成部分，也是医院领导进行管理决策的依据。

因此，医院领导要更新观念，调整档案管理模式，提高对档案工作的思想认识，充分发挥档案在医院整体信息化建设中的作用，加强档案岗位人员的业务素质和专业知识水平，不断推进档案管理工作再上新台阶。医院领导要从医院管理层面引导医院档案管理模式逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，通过档案管理人员的学习和努力，使医院档案管理网络化模式完全实现。

2、推进与网络化档案管理模式相适应的软件与硬件建设

推进与网络化档案管理模式相适应的软件建设，首先，我们要加强意义档案管理体系的完善。医院档案管理工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，由行政部部门负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。我们要对全部医院档案系统排列，确定保管期限，档案中心目录及全文的数字化，进行数据化编排，按一定次序存储到计算机网络系统之中。

标准化是自动化网络化的前提，医院管理者要根据国际、国内标准及网络化档案管理的发展趋势，制定出医院档案管理人员共同遵守的准则，这样可以避免人力、物力、财力的浪费，顺利实现向网络化医院档案管理模式的转变。在档案管理实践中，我们要从信息源头抓起，建立统一的网络化操作标准，避免重复劳动，加快医院档案数字化进程。加强医院档案标准化、规范化建设，可以使档案管理工作基本实现了制度化，为提高档案管理的自身价值和促进全行系统的档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。

与网络化医院档案管理模式相适应的硬件建设要有前瞻性，网络化发展硬件先行。建立医院局域网，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案管理以数据保存、处理和应用为主，我们要建立先进的计算机网络系统，在选择硬件时要注意其扩展性和延伸性。医院档案部门在将文书、病案、人事和图书档案纳入医院局域网之中，并在中心网络平台上编制相应的自动化软件，以实现网络化的文书处理、网上公布、档案查阅等功能。医院还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。这样，将实现档案资料的在线利用，大大提高办公效率。

3、健全医院档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质

在网络化的医院档案管理模式中，医院档案人员要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。医院只有加强相关人员的培训，才能提高档案管理队伍的综合素质。档案信息数据录入是医院档案管理的基础性工作，医院档案管理人员的素质是影响档案信息质量的关键，这还包括档案管理人员自身思想素质和业务素质。有些人员责任心不强、工作态度不端正，这就会影响工作的及时完成，影响医院档案信息的质量。还有些人因业务水平不高、网络操作水平低，导致数据误录，严重影响档案信息的质量。医院档案管理人员要对接收入库的档案进行分类、整理、编目上架并编制检索工具，为医院其他管理工作提供优质的档案信息服务。为了适应网络化医院档案管理模式的发展，医院应当重视档案专业人才的培养与继续教育，充分发挥档案管理信息化和网络化的优势。

在网络化医院档案管理模式建立之初，档案管理人员的网络知识培训相当重要。首先，我们要加强职工基本网络知识与玩过软件操作技术的培训；其次，还应该鼓励职工在网络化管理的操作过程中学会发现问题，从而改进系统本身不完善的地方，使系统更加适合本医院档案管理的需要。加强职工素质教育，应教育职工端正工作态度，处理好信息意识与信息利用价值的关系。

总之，网络化档案管理模式最大特点是变经验管理为科学管理，从封闭式转变为开放式管理，实现了全过程的网络化管理。在网络化管理模式下，医院传统的档案管理以计算机技术、信息技术为支撑，对医院繁杂的档案信息资源进行收集、整理和加工，使其能更方便地为全院医护人员利用，为管理层面提供可靠的数据，充分发挥了档案信息的价值，提高了医院档案管理的效率。

参考文献

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