煤矿企业文书档案管理的建设思路分析

吴林林

摘要：煤炭作为我国最丰富的不可再生能源，被广泛应用于我国居民的日常生活以及社会工业的生产制造，随着我国能源需求的扩大，其生产效率也在不断提高，大量机械化设备的使用，使得煤矿企业能够完成市场要求的煤矿产出量。煤矿企业生产水平的提升，对企业各个方面的管理工作提出了新的要求，在信息化时代背景下，计算机技术已全面渗入到煤矿企业管理工作中。在这种情况下，提升煤矿企业文书档案管理的信息化建设，已是势在必行。作为管理者，必须要有先进的管理意识，看清楚当下的形式，认识到计算机技术在企业文书档案管理中的价值，切实提升企业文书档案管理水平。

关键词：煤矿；企业；文书；档案管理；信息化；建设

技术发展迅速，信息化时代逐渐到来。计算机逐渐渗透进了社会各个领域，煤矿企业也不例外。在这样的社会大环境下，传统的文书档案处理方式已经不能很好地适应时下发展需要，弊端越来越明显。对此，煤矿企业管理人员一定要加强重视，看清眼下形势，在开展文书档案管理工作的时候适当引入计算机技术，对全部档案资料实施信息化管理，加强企业信息化建设，这样才能为企业的健康发展提供有力保障。

一、文书档案管理的信息化建设存在的问题

1、煤矿档案服务质量有待提高

对于煤矿企业来说，煤矿资源档案的完整不仅关系到煤矿资源的分析利用，系统的档案还能够指导煤矿生产，对企业的长远发展大有裨益，因此档案应该被客观完整的记录，为企业发展提供“轨迹”信息。但是由于客观条件存在，许多煤矿企业在档案管理中存在许多问题。例如，档案储存场所条件不足，不能满足“通风、防潮、防盗、防火”条件，档案很容易受潮损坏；另外，档案储存设备不够完整，无法同企业发展相适应，无法满足不同部门对档案查找的需求等。同时，由于煤矿企业设计方面较广，档案内容繁多复杂，这就在某种程度上给档案管理人员造成了很大困难。尤其是在记录资料时，字迹模糊、书写不规范等严重影响了档案质量。

2、档案管理人员素质有待提高

一直以来，煤矿企业在文书档案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化使用程度较低，大部分的管理人员都是在岗数十年的老员工，习惯原有管理模式，不能自主积极的参与文书档案信息化建设，不具备现代化的信息素质，无法熟练操作一体化数字档案馆系统进行数据的输入、查询及利用。除了信息素质低之外，负责文书档案管理工作的多为办公室文员，文书档案管理人员并非长期从事档案管理工作，虽然在参加档案管理工作前接受过相关培训，但对档案工作的工作流程及业务知识仍不熟悉，更有部分文书档案管理人员对于《档案法》及相关方面管理规定没有认真学习，从思想上不重视文书档案建设工作，综合业务素质有待提高。

3、缺乏保密性与安全性

在网络环境下，档案信息化建设面临着保密性与安全性不足的缺点，具体如下：

信息化档案保密法律制度不健全。《中华人民共和国保守国家秘密法》无法满足社会信息安全保障的需求，导致档案信息化管理保密工作的开展没有健全的法律依据；

文书档案管理人员保密意识不强。管理人员对于信息化文书档案管理模式不熟悉，因此经常会做一些具有泄密风险的事情，比如说利用公共计算机进行电子档案信息的录入、传输或查询等；

保密技术落后。我国网络安全防护技术较为落后，保密防范措施无法跟上网络开发的脚步，网络信息安全性无法得到有力的保障。

二、煤矿企业文书档案管理建设思路探究

1、建立文书档案管理机构

随着社会经济的迅速发展，煤矿企业文书档案管理工作量日益增加，导致档案管理人员无法有效进行档案管理工作。其主要原因在于档案管理人员大部分是兼职工作以及文书档案管理的人员的能力不足。为解决此类问题，就需要建立独立的文书档案管理机构。煤矿企业在建立文书档案管理机构时，需要对企业的实际发展情况加以分析，从而建立相当规模的文书档案管理机构。在选取档案管理人员时，需要保证管理人员的综合能力能够胜任管理工作。此外，管理机构需要有效落实文书档案管理工作，对每天收集到的文书档案资料进行汇集、整理以及分析工作，同时需要利用计算机做好登记工作，并对档案资料的真实性加以核实。与此同时，为保障文书档案管理工作正常开展，需要完善相对应的档案管理规章制度。

2、加强网络安全防护力度

计算机网络极易受到病毒的攻击，导致文书档案资料的安全性得不到有效的保障。为此，在煤矿企业文书档案信息化管理过程中，就需要加强网络安全防护力度，主要是在文书档案信息管理系统的内外网中做好防护工作，具体措施如下，首先是将路由器设置好，屏蔽所有的不必要的IP，控制需要的IP，使整个系统的安全性得到有效的保障；信息一体化，最终避免信息孤岛现象的出现。

3、推动会计信息化安全防护体系发展

在会计信息化发展过程中，受技术缺陷和外部环境影响，存在诸多的安全隐患，严重影响了企业使用并发展会计信息化系统的意愿，基于此企业应采取有效措施提高会计信息化系统的安全性。例如，在我国某企业会计信息化发展进程中，企业负责人充分意识到会计信息化安全隐患的威胁，在具体工作中从如下两方面着手提升整个系统的安全性：（1）加强身份认证。工作人员应根据企业的业务发展情况，在云计算服务系统中设置不同的权限，并在实际使用过程中设置操作和查看机制，以此防止不良使用行为的出现，从而最大限度保证会计信息系统的额安全性；（2）对数据的加密程序进行有效调整。在具体研发过程中，供应商应对当地企业会计信息化系统的使用情况进行调研，对其中存在的漏洞进行系统分析，并以分析结果为依据开发虚拟机软件，并经由其模拟硬件系统功能完善的计算机系统，同时在模拟的基础上进行有效隔离，最终保证互联网环境下数据存储于传输的安全性，帮助企业有效降低文件传输过程中加密的危险性，避免安全隐患造成的经济损失，使得企业在合作过程中取得良好的经济效益。

4、强化企业内部财务信息控制与审核工作

企业内部财务信息控制与审核工作是保证企业会计信息化健康发展的关键环节，现阶段很多企业并未意识到这项工作的重要性，相关工作并未起到应有作用，因此为了保证会计信息化健康发展，企业必须采取有效措施推动内部控制与审核工作进一步发展。例如，在某企业财务信息发展过程中，工作人员建立了规范的财务信息管理条例，以此约束员工的实际工作行为。同时引导员工学习具体规范，在此基础上树立正确的思想认识，提升其对会计信息化的重视程度，进而有效避免由于人为原因造成的信息疏漏等现象的发生、并且企业注重提升内部审计力度，严格监控财务会计具体工作，保证会计信息存放的安全性，并开展有效的备份工作，以此确保信息的安全性和完整性，为财务会计工作的开展提供有效依据。

结语

眼下网络技术不断发展，以往传统的文书档案管理方式已经逐渐被社会所淘汰，对此煤矿企业必须要加强文书档案管理的信息化建设，适当引入计算机网络技术，做好网络安全维护，同时加强人员培训和教育，从根本上实现文书档案管理的信息化，满足企业发展的实际需求，使文书档案将自身的实用价值充分发挥出来，从而为煤矿企业的健康、可持续发展提供有力保障。

参考文献：

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[2]王艳丽.基于档案资料的质量与完整性探究文书档案管理工作的新体系[J].才智，2017（24）

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