某国有企业开评标活动存在问题及工作职责优化对策

徐力

摘要：本文在实践和认知的基础上，对某公司开评标过程中存在的问题进行分析和研究，提出参与人员职责分工合理建议和解决方案，为类似企业规范采购活动行为提供参考。

关键词：开评标；问题：职责；分工；规范；改进；对策研究

一、存在问题

1.招标文件质量不高

招标文件中常见的问题包括，招标范围不明确、技术要求含糊不清、技术指标偏差大、预算不到位、供应商资质条件设置有误等，从而导致评标专家在评标现场对招标文件内容提出质疑，现场要求采购需求方对其技术需求和技术指标进行澄清和确认，要求其当场整改，不可避免的加大评标难度，直接影响评标效率和结果；另一方面某些供应商在评标现场亦对招标文件的商务和技术条款提出疑问，更有甚者，个别供应商为了达到中选目的，会直接利用招标文件中的含糊或遗漏事项减少必须的技术配置，有意降低项目总体报价。

深究招标文件存在的质量问题，根本原因要追溯到采购需求方提报的采购申请文件编制质量。采购需求方负责组织并编写调研报告、技术规范文件、采购设备清单等前期采购申请文件，该部分文件是编制招标文件的基础资料。相当一部分采购需求方的前期采购申请资料撰写粗陋，例如，对潜在供应商及待采购产品的实际情况调研不充分，采购方式评审情况说明理由不足，技术规范文件编写不到位。采购需求方内部因对采购申请文件的审核缺少相应的流程规范和职责设定，仅有经办人员对采购申请资料进行简单汇总和提报，而没有专家认真审核资料的实质内容，导致不符合要求的申请文件直接进入采购流程，最终造成招标文件中的商务和技术条款质量不高。

2.招标代理行为相对宽松

现阶段，招投标代理机构的业务侧重于标书样本编写、评标环节中的打分、开标记录等程序性工作，虽然程序性工作很重要，但是招标代理工作不应仅仅限于“二传手”似的程序性工作。由于招标代理业务涉及的专业面广，技术性服务才是其代理工作的重点。总体而言，招标代理当前的工作欠缺专业性和规范性，比如，招标代理的编写招标文件样本存在较大随意性，不同招标代理人员使用的样本格式不一致，风格不统一，招标文件样本编写相对简略，内容有欠完善，样本中缺少供应商资质审核、招标文件的评审标准等核心专业内容；另外，在开评标环节，招标代理机构人员缺少调动评标专家积极性和掌控全局的能力，关键时刻很难给招标人起到支撑和参谋的作用。

3.评审专家把关欠缺

在评标过程中，部分评审专家动力不足，责任心不强。有些专家在评标过程中流于形式、避实击虚，对应答文件审核不严，评分存在主观性和随意性，评标过程中搀杂个人倾向。另外，现阶段选取的专家主要集中在技术方面的专家，经济和法律方面的专家较少，但“标书”的合法性、供应商的商务资质、评标程序的合法性等方面都涉及到法律问题，实际操作中缺少由商务专家在评标现场借助其专业优势对投标商的应答文件进行把关审核。

４.供应商应答行为不规范

供应商存在的问题主要表现在，部分供应商应答文件的编制质量粗糙，不能按招标文件要求提供完整的商务资质和技术设计方案等重要文件，不能实事求是的提供商务偏差和技术偏差条款；部分供应商自我管理较为松懈，应答文件密封性差，容易造成报价提前外泄；另外，个别供应商职业道德缺失，为达到其不正当目的存在串标现象。

二、职责优化对策建议

1.采购需求方

为提高招评标环节中评审专家对招标文件的评审效率，应提高招标文件的编写质量，从源头上就需要采购需求方编制出高质量的采购申请文件。为达成该目标，采购需求方应对其前期提报的采购申请文件进行严格内部审核，规范采购文件内部评审流程，按采购提报文件模板编写相关采购申请资料；引入专家论证制度，将采购文件的审核作为常态化工作，以此提高前期采购申请文件的编制水平，从而保障后期招标文件的整体质量。

在开标现场，采购需求方代表应积极招标代理机构组织的采购活动。在评标过程中，采购需求方代表对评审专家提出的涉及采购需求的不清楚事项，进行详细解释和说明；自觉接受监督，积极支持和配合采购管理监督工作。

2.招标代理机构

除了既定的开标程序工作，招标代理机构工作人员应在招标和开标过程中充分发掘和提升其技术服务能力，主动发挥自身的专业支撑作用，将招标工作开展得更加专业和规范，提高开评标环节的效率。一方面，招标代理机构工作人员应统一招标文件样本的格式和内容，细化文件内的资质审查、评审流程等关键条款，明确投标商样本文件格式，便于后续评审专家依照招标文件中相关标准有序推进评审工作，同时有利于指导供应商编写符合招标要求的应答文件；优化专家评审打分表等样本文件，使得现场的计分工作更加细致和专业。另一方面，招标代理工作人员应在开标现场充分发挥其作用，提升随机应变能力，督促评审专家和投标商做好澄清和评审工作。例如，招标代理机构工作人员应积极组织投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明；组织评委会做好评标意见的复核工作，复核评审专家是否按评标规则进行打分和排序；对个别评审专家出现的漏评、错评或违反评标规则的行为，现场应及时向评委会提出纠正意见；采购项目招标失败时，应组织评审专家对招标文件进行现场论证，出具是否存在不合理条款的论证意见。条件允许的前提下，应积极推进电子开标和电子评分工作，以此提高评标效率。

3.评审专家

评审专家在评标现场起主导作用，为了能最大限度的发挥评标专家的专业技术水平，同时能让评标专家自觉依照相关法律法规开展评标工作，对评标专家的工作职责需进一步细化。一是评标专家应承担独立评定的责任，评标中要体现个性和主观能动性。在评标过程应提供真实、客观、公正的独立评审意见，推荐中标候选供应商名单；面对质疑或投诉，专家要为自己的行为作出合理的解释，包括解释自己打分的理由；起草并签署评审报告；在采购项目招标失败时，出具招标文件是否存在不合理条款的论证意见。二是现场履行监督供应商的职责。负责解答供应商对商务和技术方面打分及宣布中标（成交）结果后所提出的问题和异议；对供应商在采购活动中有不正当竞争或恶意串通行为，应及时向采购评审工作的组织者报告，并加以制止。三是严格遵守评标现场纪律管理。按时间要求关闭通讯工具；积极协助监管部门答复质疑或处理投诉事项。简而言之，评审专家应按照“专业化、标准化、规范化”的工作目标，提高评标和开标工作的整体效率。

另外，评审专家应按照招标文件的评审标准和方法，客观公正地对投标文件提出评审意见，不得对招标文件的评审条件和要求进行扩大化解释或自行增加评审条件；遵守职业道德和国家有关廉洁自律规定，在评标现场不得发表影响其他成员公正评审的言论，相互串通和压制他人意见。

4.监督部门

监督部门人员在评标现场的主要工作职责应包含如下内容，监督招标代理机构是否按规定程序组织开标、评标活动；监督评委会是否按招标文件规定的评标方法和标准进行评审工作；维护现场评标秩序；依法制止和纠正开标、评标现场出现的违法违规行为；对各方当事人执行评标工作纪律情况进行监督，做好现场监督工作记录；受理开、评标过程中的投诉举报。

5.法律部门

法律部门人员的工作职责主要涉及法律咨询和法律保障两方面内容。一是对评标过程、招标文件、评标报告的合法合规性提出意见。二是做好现场的法律支撑和保障工作，负责对评审过程中的澄清问题、否决应答进行法律审核，并就评审有关法律问题提供咨询意见；协助监审部门处理开、评标过程出现的争议、投诉和纠纷。

6.供应商代表

供应商代表在评标现场应履行的工作职责范围包括，实事求是的编写符合要求的投标文件；按规定接受评委会进行的投标资格审查；在规定的时间内，按评委会的要求对投标文件进行澄清和说明，对评委会要求确认的澄清或修改文件进行书面确认。

结合公司目前现状，通过对开评标过程的深入了解，规范开评标过程，厘清各部门参与人员职责分工，使得参与人员认识到开评标工作的重要性，并按章办事，尽职尽责，努力保证开评标工作有序开展，获得采购的理想结果。

参考文献：

[1]贺晓东，潘进．论工程建设项目开评标的规范性（J）城市建筑，2014（20）：252-252

[2]冷平孙希梅廉践维。对招标工作中评标方法的一点建议〔Ｊ〕石油规划设计2012年第5期