浅谈高职院校学籍档案的管理与利用

郑秀云

【关键词】：学籍档案；特点、作用、管理；

学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的,对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录。学籍档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分,对学籍档案进行科学、规范的管理,一方面有利于改进教学,提高教学质量和管理水平,另一方面对于杜绝假学历、假文凭的产生及贻害,维护学历、文凭的严肃性和权威性起了重要作用。

一、学籍档案的主要内容

高职院校学籍档案是学生在校学习期间形成的，记载学生学习经历的原始材料，是学生在校期间活动的真实反映。其内容主要有以下几个方面：（1）学生入学材料，包括新生录取名册、入学登记表，学生注册表等；（2）学生各学年学习成绩；（3）学生学籍异动记录，包括休学、复学、停学、转学、转专业、退学等材料；（4）学生毕业、结业、肄业材料，以及学历证书发放登记表；（5）学生奖惩材料等。

二、学籍档案的特点

㈠原始性和可靠性

学籍档案中记载和反映的学生基本情况、学业完成情况和奖惩情况等原始材料，是在遵循学籍管理有关规定的过程中积累和形成的，这些材料是按照归档要求从学生入校就开始收集整理的，是对一个学生在校学习阶段的综合评价，因此，学籍档案具有很重要的原始凭证作用。

㈡变动性

因学生学籍档案产生形成的周期较长，学生学籍情况处于不断的变化中，比如有的学生考试可能从补考到及格；从受处分到取消处分；从休学到复学等等，这些变化都要及时做好记载以便准确反映学生学籍情况。

㈢利用的频繁性

学生学籍档案在学校档案中利用频率比较高。如出现学生就业、丢失毕业证书和出国深造等情况,均需利用学籍档案。近年来,由于人才流动频繁以及假文凭的泛滥更提高了学籍档案的利用率。

三、学籍档案的作用

㈠学籍档案是提高教学质量和管理水平的重要依据。

学籍档案工作与学校的教学工作和管理工作紧密相连,它们之间是相互促进的关系。一方面,学籍档案详细记录了学校教学与管理中的各个方面,成为学籍管理工作的记录。如新生录取名册、历年成绩记载、学籍变动情况、奖励惩处材料等都真实地记录在学籍档案中。另一方面,学籍档案中的记录又反过来为教学和管理中的各项工作服务。从学籍档案的记录可以反映出一段时间内学校教学水平的高低以及管理的好坏。如进行教学质量检查或教学评估时,就可以从学籍档案中随机抽取学生成绩做调查统计,从而发现当前工作的不足,及时调整教学计划,促进教学质量的提高。

㈡具有凭证作用。凭证价值是档案的普遍属性。学校学籍档案的凭证作用是由其形成规律及基本特点所决定。首先从其形成过程看,它是学生在校学习期间留下来的未经任何人改动的原始材料,直接地记录和反映了学生本人当时的德、智、体表现情况,记录信息准确率高,可靠性强，其次,它也是学生成长的真实足迹,在以后的就业、深造、参军、调资、购房补贴、工龄计算等方面,也具有普遍的现实意义,其凭证价值也就更加重要。

㈢是社会“选拔人才”的重要依据。国际市场的竞争,归根结底是人才的竞争。在以知识经济为主要特征的二十一世纪，谁拥有尖端的科技及管理人才，谁就会在激烈的竞争中取胜。随着科技、经济的快速发展特别是我国加入WTO，各行各业需要大量的优秀人才，当前在招聘中对毕业生实行“双向选择，自主择业”的原则，这就为招聘单位到学校挑选人才和毕业生自主择业创造了良好的契机。

四、学籍档案管理存在的问题及对策

㈠学籍档案管理存在的问题

1、档案意识淡薄。学籍档案是学生在学习过程中形成的学业成绩、操行评语、学历等全面发展情况的客观具体的历史真实记录，是档案的原始性和法律凭证性的重要依据。有人认为，时代不同了,档案的作用不大了,档案只不过是沿袭过去的形式而已。故在填写表格时不够认真归档材料不完整，内容不全，有些鉴定、评语性的材料千篇一律的套话，没有个人特点，缺乏可信度。直接影响了档案的客观真实性。

2、学籍原始档案不完整，整理不规范。学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；从而降低了它的使用价值。

3、学籍档案管理员更换频繁。由于学籍管理人事变动现象普遍，学籍管理员更换频繁，在管理过程中又缺乏规范的管理制度和统一的归档制度，导致原始学籍档案材料的遗失，使学籍档案在归档、组卷时出现不规范，影响档案的准确率。

㈡关于加强学生学籍档案管理的对策

1、强化意识，明确职责

为保证学籍档案工作的顺利进行，首先要强化档案意识，这是做好学籍档案工作的根本。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，真正认识到学籍档案管理工作的重要性，从而对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管。

2、重视培养,落实待遇,建立一支高素质的学籍档案管理队伍

建立一支高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作水平的关键.学校的学籍档案管理人员不仅要具有较高的政治素质,还应具有较高的文化素质,他们应在工作实践中加强自身的修养,积极学习业务,全面提高自身素质和工作效率；.学校还应经常组织他们进行学籍档案的建立、管理、开发与利用的研究,使他们的专业知识在深度和广度上都有较大提高;建立学籍档案管理的激励机制,通过深入全面的检查和评估,树立典型,表彰先进,激发他们对学籍档案管理工作的热情和奉献精神;落实学籍档案管理人员应有的待遇,设法提高他们的工作地位,充分调动他们的积极性、主动性和创造性。

3、稳定档案干部队伍。档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性。因此,必须抓紧做好档案干部的稳定工作,建立健全必要的人员进出管理制度,促进档案工作的持续稳定发展。

总之，学籍管理是一项复杂的系统工程，只有引进新的工作思路，，大力提高管理人员的素质，进一步采用现代化办公设施，提高效率,才能真正做好学籍档案的管理工作，使学籍档案管理工作早日实现科学化和现代化。

参考文献：

[1]梁建梅，高校学籍档案管理的新思路，中山大学学报论丛，2003，（6）

[2]邓红兵，论高校学籍档案的管理和利用，江西电力职业技术学院学报2005（2）

作者：郑秀云，女，1963年出生，湖南城建职业技术学院综合档案室馆员。

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