数字化档案的信息安全问题与管理策略探讨

欧武英冯杰黄锦峰何聪聪

冯杰深圳市大鹏新区卫生监督所518120

黄锦峰深圳市大鹏新区葵涌人民医院518119

何聪聪深圳市鹏瑞深档科技有限公司518000

摘要：数字化档案的信息安全管理对于提高档案管理的安全性具有至关重要的作用，也是档案信息安全保障体系建设的重要内容。由于档案信息安全管理是一项复杂的“工程”，因为随着互联网信息技术的发展，数字化档案信息的管理存在一定的风险和挑战，只有建立健全相应的预防机制，加强数字化档案信息的安全管理，才能提高档案信息管理的系统性和安全性。本文对当前数字化档案信息安全管理存在的问题进行分析，并且提出相应的对策。

关键词：数字化档案信息安全问题管理策略探讨

随着国家的进步，信息技术的发展，我国档案管理方式发生了很大的改变。首先，在数字化档案信息安全管理中融入了互联网信息技术，并且充分发挥互联网信息技术的积极作用，实现了数字化管理。其次，提高了档案管理人员的工作效率，并且降低了工作强度。最后，建立健全相应的档案管理制度，促使档案管理制度化、系统化、规范化，有利于进一步创新档案管理方式，提高档案管理的安全性。但在现实生活中，当前数字化档案信息安全管理还存在一定的问题，并且针对问题提出相应的对策，才能进一步推进数字化档案信息的安全管理。

一、当前数字化档案的信息安全问题分析

数字化档案信息和其它数据信息一样，在计算机的运行过程中容易受到其它因素的影响，并且随着互联网信息技术的发展，档案数据信息所面临的不可控因素也逐渐增多。所以，只有解决当前数字化档案管理中存在的问题，进一步提出相应的防范措施，才能提高档案信息管理的安全性。根据相关调查显示，目前数字化档案信息安全管理中主要存在以下几个问题：

（一）计算机硬件出现故障

计算机硬件出现故障是导致档案信息丢失或者发生错误的重要原因，也是数字化档案信息安全管理的重要前提。虽然现代计算机的主要硬件都采取了相应的保护机制，但也不能完全避免计算机硬件出现故障，因为随着信息技术的发展，计算机硬件面临的风险和不可控因素也越来越多。如果计算机的硬件出现问题，很有可能直接造成数据损坏或者丢失，比如，人们通常习惯把数据和信息储存在计算机的硬盘中，如果硬盘出现任何问题，直接会导致数据信息不完整。

（二）计算机软件故障

计算机操作系统和相关软件是档案信息安全管理的关键，也是数字化档案管理安全性和高效性的重要保障。另外，档案信息的处理需要发挥相关软件的作用，而计算机作为软件发挥作用的基础，应该确保其正常运行。随着数字化档案信息系统的不断加强，相应的计算机系统发挥的作用越来越大，这就使得软件只有不断更新和创新，才能适应社会经济的发展，才能不断满足档案管理工作人员的需求。另外，如果计算机软件出现故障，则可能会导致软件内的数据丢失或者损坏。但在现实生活中，计算机软件发生故障的机率较小。

（三）病毒或者黑客侵袭

病毒或者黑客侵袭是数字化档案管理面临的最大挑战，也是当前亟待解决的问题之一。虽然现在很多档案管理的计算机都安装了防火墙和杀毒软件，但依然不能完全杜绝病毒或者黑客的侵袭。

二、数字化档案的信息安全管理策略

（一）硬件设备安全管理

由于计算机硬件发生故障的频率较高，并且会直接造成数据损坏或者丢失。因此，在信息安全管理过程中首先就要加强硬件设备的安全管理，进一步完善相关硬件设施。计算机硬件设备的性能和质量直接决定了信息安全管理工作的效率。所以，在选择计算机硬件设备时，应该首选性能良好、并且功能符合档案信息安全管理要求的硬件设备。另外，还要充分考虑计算机服务器的性能，其硬件设备的兼容性和拓展性应该符合档案信息管理的要求。除此之外，还要考虑计算机的存储空间。除此之外，档案信息安全管理工作人员要对计算机进行定期检查，如果发现计算机存在问题，则立即通知相关维修人员进行处理，避免造成计算机内部的数据信息损坏或者丢失。

（二）信息技术安全管理

数字化档案信息安全管理既要充分发挥档案管理工作人员的积极作用，也要充分发挥相关信息技术的辅助作用。网络技术安全管理是指通过相关网路技术来达到安全管理的目的，主要运用的技术措施包括建立一套科学、完整的病毒预防体系，并且安装在档案管理的计算机系统里，使得计算机能够直接避免受到病毒的侵袭。除此之外，还可以对相关计算机进行加密操作，防止档案信息数据被其他人盗取或者复制。这是提高数字化档案信息安全管理的重要举措。在今天这个互联网时代，其档案管理应该不断改变管理理念，创新管理方式，把互联网思维融入到档案管理中，进一步提高档案管理的效率和安全性。同时，还要加强对档案信息的安全管理，引进先进的管理方式和管理技术。

（三）完善信息安全管理制度

在数字化档案信息安全管理的过程中，由于信息安全管理制度的不完善，导致在管理过程中容易出现混乱的情况，不仅降低了管理效率，还增加了档案信息管理的风险。所以，档案信息安全管理首先应该完善相关管理制度，以促使档案信息安全管理更加有秩序。一方面，要对存储在计算机系统里的档案信息进行分类、归纳、总结，并且严格按照机密、保密、绝密等要求分类存储。另外，对于一些特别重要的机密文件，应该单独存储。

三、结语

建立健全相应的档案管理制度，促使档案管理制度化、系统化、规范化，有利于进一步创新档案管理方式，提高档案管理的安全性。同时，只有建立健全相应的预防机制，加强数字化档案信息的安全管理，才能提高档案信息管理的系统性和安全性。本文分析了当前数字化档案的信息安全管理存在的问题，并且针对问题提出了加强硬件设备安全管理、信息技术安全管理和完善信息安全管理制度等建议，有利于进一步推动数字化档案信息管理的发展。另外，随着互联网信息技术的发展，其档案信息安全管理应该跟上时代的步伐，不断改善管理理念、创新管理方式，才能促进我国档案信息安全管理事业的发展。

参考文献

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[3]陈永生.数字化档案信息的安全保障体系研究[J].档案学通讯,2012,8(25):233-234.