新形势下机要文书工作探讨

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摘要：机要文书工作主要涉及到机关、团体、企事业单位的内部公文管理，涉密文件管理以及科研成果、应用研究等重要文件的管理。在社会科学不断发展的今天，信息、计算机和网络技术的不断提高和发展，机要文书的管理工作面临的问题也在不断发生变化，研究如何在新形势下应对机要文书的管理具有重要意义。

关键词：新形势；机要；文书；工作

当今社会，信息技术日新月异，彻底改变了许多领域的传统生产方式和工作模式，文书工作也由此迎来了存储数字化、管理自动化，利用网络化的时代。和普通文书相比，机要文书的重要程度较高，新形势下的机要文书管理与利用工作面临着前所未有的挑战。机要文书工作需要立足于管理人员专业素质的提升，以及建立科学合理的文书管理制度。

1机要文书管理的主要特点

机要文书相对普通文书的机密性和价值更高，对信息的安全、未来的发展甚至国家的利益有着重要的关联。在新形势下的机要文书管理应该主要分为三个方面：

首先，在机要文书文件的利用方式上。应在管理机构中设立专职的文书人员和管理制度，在相关人员借阅有关文件时，借阅人员应先进行填表申请、经审查批准同意并做好登记后，方能借阅，并要做好文件的备份，以免出现遗漏丢失等现象。

其次，在机要文件的保管方式上。应该设立符合国家规定的机要文件库（档案室），机要文书库房除了要有基本的安全设施外，还应加强防备安装报警器、防盗门和防盗窗等安全设备。加强防范，以确保机要文书工作的安全。

最后，机要文件的载体形式上。当前我国机要文件多以纸质为主，而电子文档备份的形式相对较少，机要文件的管理应顺应时代的发展需求，实行“双轨制”存档，但电子文书应设定相应的打开与阅读程序，或者在内部计算机上才能读取，确保机要文件的安全性与完整性、规范性。

2新形势下机要文书工作中的问题

2.1管理制度缺失

尽管机要文书管理制度早已形成，但传统管理制度已经很难满足当前日益增长的现代化需求，进而导致管理显现出多种问题。传统文书管理体制受到党政机关管理的影响，通常以文书的收集与整理为重点，不重视文书的实际运用，使得文书自身的真正价值未能得到充分展示。同时，工作人员在使用文书资料时未能及时归还，造成文件出现丢失的现象，使文件的使用率严重下降，给各机关、企事业单位带来不便，甚至造成珍贵文件资料的灭失。

2.2管理效率较低

在信息化发展的推动下，计算机的检索方式得到广泛使用。但是，目前绝大多数机要文书工作的信息化水平不高，导致管理效率低下。此外，企事业单位都缺乏对机要文书管理工作的重视，认为文书管理工作是次要的、简单的，只是通过整理、归档检查文件而已。

2.3管理人员素质不高

文书管理工作是一项具有针对性强、专业性强、复杂项目较多等特点的工作，对管理人员有着较为严格的工作要求。但当前现实工作中，由于很多单位缺乏对文书管理的重视，出现了企事业单位文书管理人员的文化程度偏低、专业素养不高的现象，严重制约了新时期企事业单位的稳步健康发展。在当今社会发展中，管理人员的专业素养及文化程度是至关重要的，如果人员建设未能得到足够重视，那么建设现代化创新型文书管理工作将难以实现。

3新形势下机要文书工作

3.1健全机要文书管理制度

单位内部要建立符合自己单位的严格且完善的文书管理制度，制度本身要有针对性，并且要不断地改进和完善已有的制度。不管是完善还是建立文书管理制度，均需要严格的按照要求、规范进行，要明确管理人员的责任，确保文书管理制度的保障可靠，实用。一是，在公文管理方面，认真贯彻落实机关公文处理，抓好文件程序处理工作，及时处理流转公文、传阅、送达文件。按照规范化管理，完成文书立卷工作，提高办文质量。二是，在在印信管理方面实行严格的审批制度，确认相关领导或主管领导签字后方可打开信函、加盖公章，从而严肃印信管理，完善印信制度。三是，要严格按照国家已有的涉及文件管理和电子文件管理的相关办法、规定、标准等，完善本单位电子文件管理和利用的相关制度，切实在制度上保障文书管理信息化的有序推进。落实必要的电子文档移交归档程序，确保所有的各类电子文档得到有序移送归档。在实际工作中，文书管理部门应该对电子文件的大小和保存格式等做出具体的要求，在接收的时候应确保电子文件验收合格后再办理移交手续。

3.2加强领导重视

单位领导重视管理是做好文书工作的前提，文书管理人员应积极主动汇报和宣传文书工作，采取多种活动形式，宣传相关法律法规，提高单位领导对文书管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书管理工作纳入单位工作重点，实现文书管理的现代化，使得文书管理工作标准化、规范化。此外，在实际工作中，随着信息技术的发展普及，对文书管理工作提出了更高层次的要求，文书管理人员只有不断地学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习文书管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高专业素质和综合素质，达到具有技术型、管理型和复合型的专业人才，为文书工作提供更加方便快捷的服务。

3.3加强网络保密措施，实现机要文件管理现代化

信息化时代的到来使得机要文书管理工作与计算机联系日益紧密，机要文书工作也被纳入了电子档案管理的范畴。虽然网上办公提升了机要文书管理的工作效率，使领导能够通过网上登录直接检索、阅读文件，而机要文书管理工作人员也能够很容易地对机要文件进行整理归档。但与此同时，网上办公也给文书的保密措施的完善提出了新的要求。网络平台是一个开放性较强的平台，网络技术在机要文件管理工作中的应用，使机要文书管理工作面临许多新的失泄密渠道和泄密隐患，只有加强网络保密措施，实现机要文书管理现代化，才能保证机要文件的保密性、安全性管理。

3.5提高文书工作人员的综合素质

一是保密意识。机要人员每天接触大量的文件，有很多涉及保密性的文件，如果一旦泄露，必然会给单位的经营发展带来损失。二是，执行规章制度的严谨意识。尤其是印章管理工作。印章是代表一个单位权利义务的标志，一旦盖章，就意味着权利义务的承载，这就要求对于印章管理应有严格的要求。三是严谨的治文意识。文件是意志的传达，代表单位传达规章制度、制定考核办法、通报相关情况的载体，一旦成文，必须做到字斟句酌，精准到位。所以，在成文过程中，既要由业务部门或者行文部门从起草人入手，做好文字的加工工作，提高办文质量。四是，默默无闻、无私奉献的精神。机要人员要认真严肃的做好每天的文件流转、催办、制文、行政用印等管理工作，高水平、高效率地做好岗位工作。

3.6优化工作模式，增加文件送阅效率

一是，适当管理规划。必须按内容、部门、业务、级别以及时间顺序将供领导阅读的文件和供各部门执行的文件进行传阅、督办、催办、返回分类。二是，坚持急件急办。不可以循规蹈矩，要学会变通处理文件。按照机要文书的轻重缓急，重要文件首先呈送给领导，文件内容与工作关系密切者先阅办等灵活处理方法，第一时间尽快周转文件，安排工作。对于一些重要的急件或绝密件，机要人员要做到随传随到、人不离件、件不离人的状态，这样才有利领导了解工作动态，安排工作并实施。三是，灵活安排文件流转。如果遇到文件份数少、传阅领导多、阅办部门多的情况下，通常按照先办理、后传阅，先主办、后协办的方针做事，目的在于避免文件重复翻阅，提高工作效率。

4结语

在新时期信息时代背景下，对文书管理提出了更高的要求与挑战，需要企业管理人员或者部门负责人强化对文书管理的操作意识，采用科学化的手段和优秀的管理理念参与文书的日常管理工作，在对资源的有效收集与整理中提升其应有价值，为事业单位或者企业部门提供必要的信息支撑。

参考文献：

[1]罗文妍.浅析文书管理工作的创新[J].东北农业大学学报：社会科学版，2011（3）.

[2]陈鹰.现代档案管理工作的创新途径分析[J].办公室业务，2013（07）.

[3]胡西春.文书管理工作在信息社会的改革与创新[J].办公室业务，2013（10）.