浅谈档案数字化发展的重要性

王云贵

摘要：档案数字化管理，是指利用扫描、数字化录音录像、云存储和大数据技术，将不同载体档案资源向数字化信息转变，实现大数据存储、互联网连接、计算机统一管理的新模式。随着计算机、信息网络技术的发展及其与档案管理的深度融合，档案管理开启了数字化管理时代，提升了效率和质量。

关键词：档案；数字化发展；重要性

引言

档案是一个单位最重要的组成部分，要强化规范管理，对归档到移交档案必须统一管理，制定一套严格的制度，并建立健全切合实际的档案管理制度或电子档案查阅管理制度，严格把关实体档案与电子档案的借阅手续，杜绝实体档案与电子档案乱借乱发，防止分散流失。必须提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下基础。对档案的日常保管、利用、借阅做出明确规定，结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

1档案数字化发展的重要性

1.1确保对历史资料档案得到妥善

档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义。因此，必须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。

1.2提高工作效率和档案管理质量

档案数字化管理能够有效减少人工劳动，确保数字化档案管理更加精确。传统档案管理必须要通过人工对历史资料进行编撰，才能整理成册，而通过利用计算机系统，能够快速地对档案信息进行查找和翻阅，能够将各种文献资料分门别类地存储，提高了资料检索的效率。将档案资料数字化之后，能够上传到互联网，方便用户对数据资料进行查找，不仅省时省力，而且不受时间和空间的限制，能够提高数据资料的利用价值，提高档案管理的服务水平。

1.3为档案编研工作提供充足的依据

在档案管理的过程中，管理人员能够利用数字化管理手段，对数据资料进行整理，不用再对立卷工作进行重复劳动，这样就能够极大地减轻工作人员的负担，确保档案管理人员能够有充足的时间和精力对档案信息资源进行开发利用，提高档案资源管理的整体质量，确保文献汇编、数据汇编等工作有效开展。此外，在开展档案管理工作时，也能够有效解决利用方式、利用方法与社会利用需求之间存在的矛盾，提高档案资源利用的效率。充分运用计算机技术，能够保证档案管理的总体质量和管理效果，确保档案发挥出应有的价值。

2档案数字化管理对策

2.1高度重视档案数字化管理

档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理所需的复合型人才队伍。

2.2完善科学的管理体系

在未来的档案管理中，数字化的应用以及与纸质、电子等各种形态档案的有机融合是主要的发展方向。鉴于此，为了更好地运用信息技术，并收到数字化的效能，要致力于打造并完善科学的档案管理工作体系，在工作体系中，将数字化作为其中的灵魂和工作的动力，不断提高管理的科学技术含量。为了能够达到这样的工作效果，要采取一些必要的措施和管理策略，例如要对不同性质、不同类别的档案资料采取不同的管理方式；设置具体的档案管理的科学权限，要明确并细化具体的工作负责人和工作职能，将管理的责任落实到实处；采用最新的、正版的档案管理工作软件，并正确地使用管理软件，对工作系统进行有效地维护，一旦出现问题的苗头，就要立刻采取科学的办法来解决相应的问题。

2.3积极应用档案数字化技术

一方面，要结合部门工作职能，加快档案数字化管理的总体设计、软件开发、扫描录入、光盘备份、设备选型和查询管理等系统工程建设，为档案数字化提供先进的平台支持。另一方面，要完善信息技术支撑系统搭建。利用光纤、磁盘阵列等，确保系统具有良好的可扩展性，确保档案存储容量需求。此外，要运用各类PAID保护级别，满足不同用户需要，从阵列控制、链路控制、双口光纤硬盘等方面，保障系统的可靠性。总之，要从硬件、软件和系统等方面为档案数字化管理提供技术支持和保障。

2.4完善档案管理安全保护

在档案管理中，无论是个人信息和组织文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能会被不法分子利用，从而给档案所有者带来一定的危害，因此档案管理中必须建立安全保密制度。档案数字化管理使得档案管理面临着许多非传统的安全因素威胁，如木马病毒、数字篡改等，因此，做好数字档案信息安全保障至关重要。一方面，要加强硬件设备的安全管理，根据数字档案管理的需要，做好周期性维护。另一方面，要加强信息系统安全。通过身份验证设置、防病毒体系的构建，以及数据双备份等形式，确保数字档案信息及系统安全。此外，还要加强制度建设。根据《档案法》《保密法》等规定，制定档案数字化安全管理方面的规章制度，明确数字档案查询、利用等具体要求，为档案安全提供可靠的制度性设计，确保档案信息的安全。针对不同的档案，设立不同级别的保密制度，并且建立相应的使用与管理权限进行配套，多方面确保信息的安全性。工作人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息。对档案、系统进行加密处理，并定期维护和检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案信息安全。

2.5增强管理人员的素质和水平

在数字化技术的引导下，档案管理人员的业务素质特别是应用数字化的能力非常重要。所以事业单位要认真培养专业的管理人员，并不断提升管理人员的素质。具体表现在以下方面，首先，要给管理人员进行科学的培训。通过不同的培训形式，让管理人员学习最新的档案管理业务以及信息技术，并对管理人员掌握技能的情况开展科学、全面地考核，使得管理人员能够将培训收获的知识有效应用到管理中。

结束语

档案数字化是未来发展的必然趋势，也是档案管理、存储和利用的全新变革。档案数字化建设，能够将档案数据资料起草、修改和研发都集中在计算机上进行，使档案管理更加方便快捷，还能够使档案资料更加开放，帮助更多人查阅档案资料，能够提高档案管理的局域网和广域网的发展，促使数据信息群快速形成，为更多的人士提供档案服务，满足社会对档案资料的实际需求。

参考文献：

[1]赵新芳.大数据时代下档案馆的数字化发展[J].城建档案，2018（08）：16-17.

[2]吕文杰.加大优质档案资源开发促进档案数字化发展[J].城建档案，2018（05）：25-26.

[3]曾祯.浅谈企业档案数字化工作的对策及建议[J].现代国企研究，2018（06）：65-66.

[4]李红宙.档案数字化重要性探析[J].城建档案，2017（06）：24-25.