浅析档案管理的安全保密及信息化档案管理巴桑

巴桑

摘要：档案管理工作是开展其他工作的基础，随着档案信息化系统工程的建设，规划并落实相应的安全保密措施就显得尤为重要。要保证档案的安全性和保密性，就要在档案信息化系统工程的建设中保证各类系统研制、开发和安装能够符合保密的管理要求。

关键词：档案管理；安全保密；信息化档案管理

引言

随着电子信息时代的到来，信息更新的速度不断加快，要求在档案管理工作中，不断加强档案信息化建设。电子档案的出现，打破了传统纸介档案厚重、不便存档与利用的僵局，推动档案建设信息化发展。随着人们对电子档案逐渐认可，其应用也越来越广泛，加强档案信息化建设已成为发展的必然趋势。不论是传统纸介档案还是电子档案，安全保密问题都是非常重要的。本文着重探讨如何加强档案管理的安全保密及信息化档案管理。

1档案信息化面临的安全保密的风险问题

1.1馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段，数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险；

1.2数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境，也是引发档案信息安全问题的风险基地。

1.3档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性，以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管，要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份，这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战，若不及时参与继续教育，更新知识结构，了解和研究电子文件及其工作机理，档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险

2信息化档案管理环境下加强档案安全保密的改进建议

2.1加强软件开发，提高安全性能

对于整个档案的管理来说，不仅需要做好档案的录入、归档、调阅编辑等一系列的工作，更重要的是做到对档案信息的安全保护[3]。因为档案的安全保密性能是其最重要的特性，必须要高度重视。因此在进行档案管理时，一定要进行档案管理软件的谨慎筛选，依据相关的国家标准来加强软件的开发，加强技术的革新和进步，提高软件的安全性和稳定性，防止发生一些来自外界的网络技术攻击而导致档案文件的泄露，造成一些不必要的损失。尽量选择正规的、安全性能高、系统稳定的档案管理系统，加强档案文件的保密性能。加强资金的投入，将档案管理所需要的一些设备进行补充和更新，让基础设施满足档案管理的需求，防止出现技术漏洞或设备陈旧而引发的管理问题。

2.2加强档案工作人员的工作能力和工作素质

在整个档案管理中，档案工作人员有着极其重要的作用，为了提高档案管理的水平，提高档案管理的效率，加强档案管理的规范性，就必须从档案管理员工入手，来进行档案管理工作的建设。加强档案工作人员的工作能力，要定期对工作人员来进行培训，将现行的一些技术手段和先进设备的使用方法进行传授，还有在新形势下的档案管理所必须具备的网络操作技术，也必须进行教导，例如一些基本的计算机操作技术，多媒体技术以及一些微缩摄影技术等等，将一切涉及到档案管理工作的相关技术做好普及，确保工作人员在进行实际操作时能够不出问题，确保档案工作的顺利进行。保障相关档案管理人员能够有较高的个人素质，避免出现非法泄露档案信息，恶意出卖档案资料的现象[5]。

2.3加强数据库建设，提高数据容量和数据处理能力，综合提高安全性能

数据库技术的应用是数字化管理的核心，也是实现现代化管理的重要环节。利用计算机技术，经过编程和处理能够让其对数据库中的数据和资料进行计算和分析，以检索出自己所需要的信息，从数据库技术的工作原理上，我们可以发现，它实际上是对数据进行管理和处理的一门信息处理技术。在进行实际应用当中，我们可以利用这门技术进行数据的分析、检索和处理并且能够对其进行不断的补充扩展和更新。数据库技术是档案管理中最主要的应用技术，对于提高档案管理水平有着重要的现实意义。因此，在档案管理的信息化建设中，必须要加强数据库技术的使用，提高档案的管理能力和管理水平。加强数据库建设，通过对数据库技术的不断完善来提高数据库的安全性能，提高档案的保密性[5]。

3.探讨加强信息化档案管理

强化档案信息化基础可以为档案信息化建设做好铺垫，有效推进档案信息化的实现。若要加强档案信息化基础，就要引进较为成熟的信息技术与强大的基础设备，完善相关操作系统，为档案信息化创造良好的建设环境。与此同时还要加大资金的投入，档案行政机关应督促政府增加档案经费预算，争取把档案信息化建设纳入到政府或行业专项建设经费中，尤其是纳入到地方信息化建设、电子政务建设规划中，以争取更多的资金支持。其次，档案信息化资金需求量大，仅依靠政府支持是难以开展的，因此，档案部门有必要充分动员社会各界的力量，多元化开展档案信息化建设，如与网络服务商可做争取网络资源的优惠或免费；与大型企业联合获取资金、技术支持与资源服务等。不仅如此，也要做好充分的安保保密工作，利用先进技术加强网络环境的安全性，这需要进行定期的软件管理，以及相关漏洞检查，需要运用科学技术手段来不断的完善，同时，也要求工作人员严格按照相应的计算机操作说明进行规范操作，避免出人为的工作失误。对于这一问题的处理，可以进行档案管理的二次审查处理，这样能够更加提高档案信息的安全性。

4结语

网络信息技术的发展一方面为档案管理的发展提供了新的契机，为档案管理发展提供了助力，另一方面，在信息网络发展中，许多安全问题也暴露出来，对档案管理的信息安全建设带来了极大的困扰。由于软件技术的局限，复杂的网络信息环境，再加上目前档案管理中部分档案管理人员安全意识薄弱，管理者综合素质不足，导致了档案管理的信息安全问题日益严峻。为了改变这一尴尬局面，需要不断的加强档案管理信息安全，提高信息安全意识，促进管理者的管理水平的提升。由于认知的局限，笔者对于相关问题的看法还较为浅显，还需要更多的专家学者来进行补充扩展，以此来促进档案管理的发展，提高档案管理的安全保密性能。

参考文献：

[1]林芳.探讨档案管理的安全保密及其信息化档案管理[J].办公室业务，2016，（07）：30+63.

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[2]刘红晶，白洪云.基层单位档案安全保密工作的现状及对策[J].兰台内外，2011（5）：24

[4]韦凤珍.加强农业科研档案管理的若干措施[J].档案管理，2007（3）：4547

[5]刘瑞馨.浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].黑龙江史志，2015，11：173.