分析办公室文秘工作效率的提高方法

林海

甘肃省金昌市金川集团股份有限公司营销公司上海营销中心甘肃金昌200063

摘要：随着我国社会和经济的不断发展，我国的企业也已经得到了很大程度上的发展和提高。而办公室作为一个企业经营管理过程中非常重要的地点，其进行管理也是非常重要的。同时，随着我国经济的不断发展，办公室的工作任务和地点也越来越复杂。相关工作人员在进行管理的过程中所涉及到的内容也越来越多。因此，加强办公室文秘工作效率就是非常重要的，只有这样才能更好的保障相关工作能够顺利及时地完成。然而在实际的过程中，仍然有很多工作人员在进行文秘工作时候的效率不高，从而导致了一些问题的发生。

关键词：办公室文秘工作效率提高

在办公室的工作过程中，文秘完成工作的效率是非常重要的，这是考验办公室工作是否能够顺利开展的一项重要的标准。然而在一些办公室工作的过程中，一些工作人员没有对文秘工作的精神和内容进行充分的领会和理解，从而导致他们在工作时的效率不高。这个不仅会使相关的工作延后，甚至还会造成企业的巨大经济损失，因此提高办公室文秘工作的效率就是非常有必要的。

一、办公室文秘工作效率提高的必要性

1.1有利于推动企业管理的模式转型

当今时代，我国经济高速发展，各个行业都有此得到了很大的发展。但是同时行业之间的竞争也越来越激烈，一些企业要想提高企业的竞争力，就承揽了很多的业务。这也就造成了工作人员在工作的过程中内容更加复杂，种类更加广泛。因此，文秘人员在工作的时候就更加应该提升自己的工作效率。这样不仅能够促进个人的业务能够得以开展，同时也能提高企业的整体管理效率。企业提升文秘工作的效率能够在一定程度上提升企业的综合能力，从而有利于其转型和创新。

1.2促进企业办公室工作的高效完成

当前企业的工作形式一般都是由上级将工作内容转达给下级，是领导阶层和一线工作人员之间的连接。如果这个连接在工作时出现延误，也就容易造成企业的整个生产流程产生延误。正因如此，企业的管理人员就应该意识到文秘工作效率的重要性。只有不断推进办公室工作的效率和质量，才能够更好的促进整个企业的生产质量。

二、提高办公室文秘工作效率的方法

2.1各部门都充分配合办公室的工作

当今企业中，办公室内所涉及到的工作比较复杂和繁琐，同时其也需要与其他的部门进行沟通和协调。因此，要想提升整个办公室文秘工作的效率，企业的管理人员就应该在整个公司内部宣传办公室工作效率的重要性，要求其他部门的工作人员配合办公室文秘人员的工作。首先，企业可以采取轮岗的方式，从而使各部门之间能够进行沟通和交流。这时企业就可以采取文化建设的活动，从而使其他部门的成员能够轮岗到办公室来进行相关的工作，这时相关的人员就能充分理解到办公室文秘工作的重要性。此外，办公室的管理人员也应该委派相关人员进行企业网站和文化的建设，从而将办公室文秘工作的重要性渗透到每个工作人员的工作过程中。通过让企业每个人员充分了解到办公室文秘工作效率提高的重要性，就能够促进企业中各个部门之间的相互配合，最终使工作效率提高。

2.2优化办公室的管理制度

要想提高办公室的工作效率，离不开企业具有一个完善的管理制度。制度作为一个企业的规范和准则，管理制度的好坏能够很大程度上提升综合办公室工作人员的效率，同时也能更好地规范工作人员的行为。俗话说没有规则不成方圆，如果工作人员在工作时，没有一个制度为依据和准则，那么他们的工作也无从提高。此外，当前的办公室工作日益复杂，如果没有一个理论依据为指导，办公室的工作就会出现杂乱的现象。正因如此，相关人员要完善管理制度，对办公室的工作进行一个规范，从而可以保证相关人员能够有条不紊的进行工作。

2.3提高办公室文秘工作人员的专业能力

办公室是领导人员和相关部门之间的一个联通。如果办公室中工作人员出现问题，很可能会影响整个公司的工作流程。正因如此，办公室的每一个工作人员就应该确定终身学习的理念，不断进行充实和专业知识的拓展。只有工作人员不断充实自己的专业能力，同时提升自己的工作素养，在工作的过程中多多感悟相关的工作实践。此外，相关工作人员也应该贯彻领导的政策和制度，在工作的时候严格按照相关的制度进行工作。同时，工作人员也应该勤学苦干，在工作的过程中不应该怕累怕苦，从而学习到更多的知识和能力。

2.4建立健全办公室工作奖励的制度

企业的管理人员应该建立健全办公室文秘工作质量的奖惩机制，这样能够更好的激发工作人员的工作兴趣和积极性。同时，相关工作人员通过对办公室员工的工作行为进行奖惩，也可以更好地规范相关人员的工作方法和工作效率。此外，对文秘工作人员进行奖励机制，也可以更好地引导员工的行为，有利于激发工作人员的工作兴趣。对工作人员进行奖惩也能更好的将文秘工作的效率提升融入工作人员的日常工作中。在任何一个单位里，每一位员工都有其自身的特点，员工的工作行为和专业素质也有着一定的差别，这也就造成他们在工作时的效率有所不同。因此，要想更好地在办公室工作中营造一个公平的氛围，就因该对工作人员的工作质量和效率进行一个检验，对表现优秀的工作人员进行奖励，对表现差的人员进行扣罚。这样才能更好的促进工作人员在工作中的积极性。因此，公司的管理层必须根据自身办公室文秘工作的实际情况，来制定一些公正合理的奖惩制度。这样不仅能够增强员工对企业的认同感和归属感，同时也能促进表现差的员工能够进行改进。

三、结束语

当前，随着我国经济的不断发展，企业之间的竞争压力越来越大。而办公室作为企业行政管理与其他部门之间的纽带，在企业的发展过程中，就发挥着非常重要的作用。办公室文秘工作人员能够更好地协调企业运行的每一个环节，最终使企业能够有序、和谐的发展。因此，只有提升办公室文秘工作的工作效率，才能更好的促进企业能够顺利进行每一步的工作，推动企业稳步发展。但是通常企业在实际的运行过程中，文秘工作的效率都会出现一些问题。正因如此，企业就应该采取一系列的措施来解决这一问题。企业管理人员应该建立健全相关的办公室文秘管理制度，对员工的行为进行绩效考核，从而对员工进行奖罚。总而言之，企业应该重视办公室文秘工作的效率的重要性，从而促进企业的稳步发展。

参考文献：

[1]王军锋.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].科技经济导刊，2018，26（12）：205+207.

[2]王敏.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务，2017（02）：93.