档案信息管理系统数据平台的建立与应用

钟虹

摘要：在档案管理工作中应用信息管理系统，能在准确判定用户需求的同时，维护数据处理效果，并且减少档案数字化的成本，为后续工作的进一步优化奠定坚实基础。并且，数据库的建立，也能节省经费和设备维护成本，真正实现数字化全面发展的目标，促进档案信息管理工作的长效进步。

关键词：档案信息管理系统；数据平台；建立；应用

1档案信息管理系统数据平台概述

如果给你一间中小型的档案室，你会怎么管理？还在使用传统的档案信息管理方式吗？尽管传统的档案信息管理方式已经非常成熟：档案数据库建立完善、电子版档案存储进电脑系统、完整的文件批示及所附来文等，你想要的全部都能在档案数据库里找到。可为什么你还是会对着电脑屏幕发呆，怅然若失的对档案管理人员说，这不是我想要的？你究竟想要什么？

当一份通知、批复或是决定、意见被起草出来，并印发成为一份格式标准的文件时，它就注定了要成为一份承载历史的档案的命运。如果你能通过扫描二维码的方式得知这份档案的前世今生，你是不是就不会再对着查阅电脑冥思苦想当时的办理过程了。档案信息管理系统数据平台就是要做这样一件事：从一份档案的出生、登记、办理、印发、直到归档，记录下它进入档案库房前详尽的流转过程，尽可能还原给后来查阅它的人。你不仅仅能够知晓它的内容，也能知道它曾经去过什么地方，见过什么人，最终交给了谁，去了哪里。这个系统解决的不是“是什么”的问题，而是“为什么”的问题。

档案信息管理系统数据平台是一个基于公文流转系统，收纳、采集、分析并最终记录数据的管理平台。该平台通过公文流转系统的源数据建立自己的基础数据，从而对档案在公文流转时期的信息进行系统管理的优化平台，从而为查找档案人员提供更加完整的数据支持和流转追踪记录。

2档案信息管理系统数据平台技术基础

2.1信息管理系统软件

信息管理系统软件是基于办公自动化系统（OA，OfficeAutomation）的数据采集系统。信息管理系统的主要任务就是对采集来的数据进行处理，以转换成为有用的信息，其最终目的是将计算机数据处理成可识别的信息结果。例如我们可以在文件最初的生成阶段采用条形码技术将文件初始拟稿人数据写入，随着文件的修改、流转到最终印制、分发，在这个过程中通过信息管理系统扫码的办法不断地增加新的数据写入。由此便能够在文件流转的过程中及时追踪文件的去向以及办理进程。当这个文件完成了使命办结归档以后，我们依然可以通过信息管理系统软件进行扫码查询，并将查询记录进行数据写入。根据查询数据情况建立档案查询数据库。当数据库中的数据积累到一定阶段，可以采用在大数据分析样本结果。根据分析结果得出哪类文件查询次数高，而哪类文件查询次数少或极少，从而进一步优化档案保管期限的选择。

2.2数据库技术

数据库是数据组织层次中的最高级别。数据库技术是指管理数据库的技术，在档案信息管理系统中，是最基础的数据组织架构。通过数据库管理系统，实现对数据分类、提取、分析等操作获取相关信息，实现数据的有效利用。例如在收文环节中，我们以每一个文件的信息作为数据库的基本数据构成原始数据库。其中，每一个文件的每一条流转信息作为该文件的子数据库。发文也是如此。文件归档时，它在收文或发文环节中的基本数据要进行再分类，按照档案的分类方式进行重新组合。但每一个文件所附带的流转信息作为子数据库将继续跟随这个文件进行分类。在文件归档以后，产生的查询数据同样也可以通过条码写入该文件的查询子数据库。如此针对每一个文件建立流转子数据库和查询子数据库，进而对这个文件实现从起草至归档的全部流转查询追踪记录，做到除了文件内容，我们还能看到文件的办理过程，以此实现对文件的跟踪、监控以及统计的功能。

2.3计算机网络

当档案信息管理系统数据平台搭建好以后，可以通过计算机网络进行对接，将每一个环节处理者作为数据源中的对象进行属性分类。例如我们可以规定任何一个人都可以是文件的拟稿人，但只有特定人员假定为张三是文件的初核对象，那么扫描到张三处的文件就是进行初核操作，我们可以在流转环节中固定备注为“初核”。我们通过计算机网络的开放性，可以让一个单位内使用档案信息管理系统的人看到该文件正在张三处进行初核，以此类推每一个环节。

3档案信息管理系统数据平台的建立

在办公自动化软件系统中生成条码，该条码相当于这个文件的身份证，它具有唯一性和单向性。系统通过扫描条码来转出或转入文件，每一次扫描都由数据库记录去向数据，建立文件办理流程图，根据流程图建立单个文件的子数据。在文件实体之间的联系存在3类：一对一、一对多、多对多。一对一是指从一个实体到另一个实体的联系，例如张三起草文件后转给李四进行初核；一对多是指一个实体到多个实体的联系，例如文件印发后，分送多个单位；多对多是指多个实体到多个实体之间的联系，例如多个单位就一件事项发备案函流转至张三处，张三回复多个单位不同数据的复函。

首先，我们建立文件流转流程图（见图1）。图1中的收文（A）和发文（B），经过一系列的流转、签发最终履行档案这个职能。在无关联时，作为独立档案进行归档。在有关联时，如图中发文（B）是依据收文（A）起草时，则A和B应当作为一件档案进行归档。但A、B两个文件之间是能够互相转换的。一个单位签发的发文（B）即是另一个单位的签收的收文（A）。故而在归档的时候，我们将发文（B）作为档案主体，其流转追踪记录也应当是以发文（B）作为主要依据。

根据流程建立基本数据库（表1），再根据单个文件建立子数据库（表2、表3）。

由此可以看出，在表2当中，“李四”是该单位办公室公文流转人员。

在表3当中，“王五”在1月3日借出该件而并未归还。在有数据追踪依据的情况下，我们能够轻易获得文件定位，对于办公室工作的开展，有极大帮助。而留下的数据又可以加以利用分析，进而改进工作方式，提高工作效率。这种做法就是将公文流转及档案管理的全过程进行数据化，而数据化的结果是将我们想要的以及不想要的全部数据都记录下来。我们在提取信息的时候，只需要将数据进行选择去除那些无用数据。

但如果我们在分析信息的时候，则可以利用全部数据进行深入挖掘，从而发现更多有趣的相关关系。正如《大数据时代》中所说：大数据时代开启了一场寻宝游戏，而人们对于数据的看法以及对于由因果关系向相关关系转化时释放出潜在的价值态度，正是主宰这场游戏的关键。

结束语

档案是人类的记忆。一份文件从起草到最终进入档案库房，它都经历过怎样的修改、流转、分发、办理过程。这份文件归档以后，是一直默默无闻，还是会被人反复查阅。这些看似无关紧要的数据，却真实地记录了一份档案的生命。如果我们能够获取并记录这些数据，那么是不是将会更加便捷有效地进行档案管理？当我们不再关注内容本身的时候，或许能够看到比内容本身更有趣的内容，这就是档案信息管理系统数据平台建立与应用的最初设想。

参考文献：

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