基于文书档案信息化管理探究

莫少琼

摘要：文书档案通常是在机关、团体、企业或事业单位的行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。由于文书档案的分类较为复杂，在收集资料和进行整理方面都具有一定的难度，因此一味的运用人工进行收集和整理的传统方法，很难提高文书档案的管理质量。随着现代信息技术的迅猛发展，文书档案管理的信息化也在不断的深入。把现代信息技术和文书档案的相关管理工作有效地结合起来，有利于对档案进行长期的保存，进一步简化查询的流程，达到快速查询的目的，进一步提高事业单位的管理效果。本文通过对基于文书档案信息化管理的探讨，进行了一番研究，并提出了一些可行性的建议。

关键词：文书档案；信息化管理；探究

随着现代科技的不断发展，很多纸质的档案逐渐被电子档案所取代，对我国的文书档案管理工作带来了一定的影响，而传统的人工整理方式，显然已无法适应当代文书档案管理的潮流。所以，在新的时代背景下，如何对文书档案进行合理化、科学化的管理，也就成了管理工作中所必须面临的一大问题。处于信息化时代中，将现代先进的信息技术与文书档案管理的工作相结合，不仅能够实现管理工作向信息化、效率化的转变，同时也能从极大程度上简化管理工作的流程，既节省了一定的人力，也节省了大量的物[1]。更为重要的是，文书档案的价值也能因此得到充分发挥，还可推动文书档案信息化管理工作的可持续发展，对今后工作的展开也起到了尤为重要的作用。

一、传统文书档案管理所存在的问题

（一）档案整理缺乏规范性，管理人员的专业技能普遍不高。在我国，文书档案管理工作的起步相对较晚，由于管理人员缺乏相应的管理经验，再加上档案管理活动具有繁琐、复杂等特点，致使管理人员在进行文书档案的整理工作时捉襟见肘[2]。文书的数量比较多，缺乏较为明显的分类依据，单纯地依靠人工进行分类整理，效率较低，不可避免的会出现档案归类出现错误的情况。部分单位甚至没有对于这一特定岗位的正式管理人员，通常情况下由文秘进行代理，专业的知识以及技能比较薄弱，导致文书档案管理工作呈现出滞后的状态，很难适应现代化管理的需求，制约文书档案管理工作的进一步发展，对企业的经济效益产生不利影响。

（二）档案极易受损，损坏情况比较严重。目前，档案的保存主要还是以纸质为主，电子档案的应用率不高[3]。由于纸质版的档案比较容易受损，相关人员在对档案进行整理、归档以及查询时会带来很大的麻烦。尤其是一些具有重要的价值的档案，若发生损坏，将会带来不可弥补的损失，对珍贵档案的保存提出了更为苛刻的条件，加大了相关管理人员的工作难度。除人为因素的破坏，还有许多不可抗拒的自然因素也会对文档资料进行损坏。虽然运用一些现代高科技可以实现对原有文书档案的复印，但其价值往往大打折扣。

（三）重视程度普遍不高。上层管理部门对于文书档案管理的重视程度普遍不高。对于这一方面的投资力度较小，使得单位档案馆的基础设施相对落后，相关的硬件设施配备不完善，档案室的保管条件比较差。有部分单位的相关管理体制不到位，对于档案的保管力度不大，致使在文书档案管理工作中存在档案分类不规范、放置无序、受损严重等问题[4]。除此之外，管理部门缺乏长远的规划和深度的考虑，档案管理人员大多为兼职，在人员的配备上也不够重视，打击了文书档案管理工作者的积极性，降低工作效率，对管理效果产生不利影响。

二、基于文书档案信息化管理的优势

（一）有效提高工作的效率。把现代信息技术和文书档案的相关管理工作有效地结合起来，计算机对于数据的处理极为迅速，管理人员将相关的文书档案经扫描后录入电脑，把数量庞大的纸质版文书档案转化为电子版，对于比较珍贵的纸质文档运用高科技进行复制，有利于节省浏览时间，可以方便快捷的查阅和调用所需的文书档案，进一步提高工作效率。

（二）有利于对文书档案信息进行保护。将相关档案资料录入电脑后，在计算机中可方便快捷的读取需要查阅的资料，减少了纸质档案的磨损情况，进一步延长纸质档案的使用寿命，尤其是对于珍贵档案的保存具有重大的意义[5-6]。避免了之前查阅人员在寻找资料的过程中去翻阅整本案卷，不仅仅减少了查阅的时间，提高了查阅效率，还减少对于其他相关文书档案的损害。

（三）提高文书档案传递的速度。在平时工作的中，工作人员由于疏忽致使文件在传递时出现丢失的现象层出不穷，以往的文件主要运用的传递手段是邮政系统，不利因素较多，不仅存在一定的遗失风险，还会受到距离以及时间的限制[7]。而使用计算机技术既方便又快捷，用电子邮件的方式通过网络来进行传递，对于珍贵文件的传递还可进行加密，这不仅能够大大缩短资料传递所用的时间，与此同时也能够加强对文书档案数据的保护，安全性得到了可靠的保证。

三、基于文书档案信息化管理的有效途径

在基于文书档案的信息化管理过程中，利与弊往往相伴相生。从目前的发展状况来看，文书档案信息化管理的利还是远大于弊的，只是如何在现实中更加有效地践行，也就成了需要解决的问题之一。由于现代的文书档案管理工作的服务性质尤为明显，所以在践行的过程中，要学会分清主次，善于结合时代特征及现存的问题，从工作理念、工作形式以及工作手段等方面进行完善和创新。

（一）强化管理人员的信息化管理意识。在新的时代背景下，只有从思想上紧跟潮流，才能够顺应时代的变化和发展。在对岩土、测绘档案进行信息化管理时，同样需要革新管理人员的工作理念及思想，只有思想意识都得到了与时俱进的更新，才能持续推进信息化管理工作的开展，才能够为往后的工作创新提供源源不断的动力。这就要求管理部门的相关领导要引起足够的重视，学会转变已经根深蒂固的管理理念，并做好部门内各职位、各人员的协调规划工作，以确保每个管理人员都能解放思想。同时，上级领导也要树立起自身的模范形象，与管理人员共同推动文书档案管理的信息化建设。

（二）不断提升管理人员的综合素质。在基于文书档案信息化管理的工作建设中，除了思想理念要与时俱进以外，管理人员的综合素质也有待提高。只有综合素质得到了提高，管理人员的业务能力水平才能得到相应的提升，这对文书档案信息化管理工作质量和工作水平的提高，也起到了重要的作用。这就要求从硬件建设和投入上多下功夫，以便增加管理人员对所需设备的了解，使其能够熟练地运用设施；与此同时，还要加大对管理人员的培训力度，通过建立奖励机制以及各单位之间的定期学习交流，来激励管理人员在不断自学与培训交流中丰富自身的知识面，立足于本职工作，减少工作失误，全面提升自我素质与技能。

（三）营造文书档案信息化管理的良好氛围。岩土、测绘档案信息化工作管理的展开，除了要拥有优秀的管理团队以外，优秀的信息化建设氛围同样不可或缺。管理团队的职业技能及业务水平的提高，可通过定期培训的方式进行改进，想要创造良好的团队协作氛围，也并非是一朝一夕就能实现的。这就要求管理人员之间要多加沟通和交流，在组织的各种团体活动中增进彼此的感情，并为其提供外出深造学习的机会，通过接触和学习一些先进的管理制度及管理理念，来实现思想观念上的解放。另外，也可以通过组织交流会的方式，来实现各个管理人员之间的经验分享以及学习心得的共享，在进行查漏补缺后，团队内部人员的思想碰撞才能迸发出新的想法。

（四）构建信息化、科学化的文书档案管理平台。在岩土、测绘档案信息化管理建设中，光有高素质管理人员的投入还不够，基于大数据搭建信息化、科学化的文书档案管理平台，同样具有重要的意义。为了能够让岩土、测绘档案资源的价值充分发挥，则需要在管理内容、管理服务及管理技术等方面的进行全面的优化，这不仅要满足管理人员的工作需求，文书档案的系统（加工、存储、保密及检索等）功能，同样需要持续优化[8-9]。而想要将系统进一步完善，则需要在各项工作中精益求精。在完善加工系统时，应在结合文书的基础上，进一步优化档案的加工设计，使得在查询信息和文件处理等环节上提供必要的帮助；对存储系统进行完善时，则需要借助信息化设备所具有的优势，将有关数据妥善存储，使数据库变得更加准确和丰富；在保密系统优化过程中，不仅需要对文书档案设置相应的权限，以此来保证资料的保密性和安全性，同时也要实现数据间的应用和共享。得益于规范化、信息化系统的应用，在检索时也会变得更加便捷化。如此才能提高文书档案信息的利用率，相关工作人员的工作负担也会得以减轻，进而提高让岩土、测绘档案信息化管理的水平及效率。

结语：

综上所述，随着经济和技术的不断发展，人们对文书档案的需求也有所增加，在新的时代背景下，如何对其进行有效、科学的管理，也就成为了信息化管理所面临的挑战。在实现文书档案信息化管理建设的过程中，难免会遇到这样或那样的问题，其中就包括文书档案本身极易受损且整理缺乏规范性，以及管理人员的专业技能普遍不高、相关领导对该项工作的重视程度还不够等一系列问题。尽管如此，实现文书档案的信息化管理，仍旧是势不可挡的重要目标之一。不同于传统的档案管理方式，基于文书档案信息化管理可使日常的管理工作变得更为高效，其安全性也能够得到可靠的保障，利用率也会得以提升。通过强化管理人员的信息化管理意识、不断提升管理人员的综合素质、营造文书档案信息化管理的良好氛围以及基于大数据构建信息化、科学化的文书档案管理平台等措施，还可以推动岩土、测绘档案管理工作的可持续发展，在工作质量得到保证的前提下，也能更好地发挥出文书档案的价值。

参考文献：

[1]邓春秀.信息化背景下文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016，15（16）：106-107.

[2]张瑶.大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理[J].卷宗,2017,25(22):26-26.

[3]秦臻.事业单位文书档案的信息化管理[J].决策与信息（下旬刊）,2016,14(12):177.

[4]钟丽晶.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].城建档案,2016,25(5):22-23.

[5]于博雅.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].经济技术协作信息，2017，18（17）：22-24.

[6]高世宇.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息，2017，15（16）：306-309.

[7]姜艳芹.文书档案信息化管理的途径分析[J].科学与财富,2016,18(6):380-380.

[8]赵敬芳.探究文书档案电子信息化管理方法[J].办公室业务,2017,25(17):41-42.

[9]石峻峰，周俐霞，樊泽恒，王丽.大数据时代高校数字档案资源管理研究[J].现代教育技术,2015(01):126.