电子档案管理与传统纸质档案管理的融通

吴丽亚

山东省东明县武胜桥镇人民政府

计算机技术和网络通讯技术的迅猛发展和广泛应用，传统的文件管理和档案管理的理论与实践，面临着前所未有的挑战与整合。电子载体的采用和记录方式的革命对档案及其管理产生的影响尤为重大，但我们在关注这一问题的同时，还应探索档案在哪些方面不受载体变迁的影响，由此提示电子档案与纸质档案间存在共性。档案信息的记录载体变迁的影响，即第一，电子档案依然是实体档案；第二，电子档案依然具有原生性；第三，电子档案依然具有相同的价值形态及其变化规律；第四，电子档案的信息与载体依然是不可分离的；第五，电子档案已然完全由现行电子文件转化而来；第六，电子档案依然是真实的历史记录。纸质档案与电子档案在管理上有共性，也有差异；有共性是因为电子档案也是档案，具有档案的一般特性和性能，有差异是因为电子档案毕竟不是纸质档案，他有自己的特点，电子档案的特性是：数字化的信息形态、对设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性，电子档案长期保存的困难性，电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性，创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的复杂性。

电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。但对于广大档案工作者来说首先需要思考和明确以下问题：

1、什么是电子文件?它是能被计算机系统识别、处理，按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以网络上传送的数字代码序列。电子档案具有对有保存价值的已归档的电子文件提供相应的支持软件、参数和其他相关数据的功能。

2、电子文件归档不同于纸质文件归档，因为电子文件是数字化的，储存在计算机外储存器上，传递在计算机网络上，他的归档是属于无纸形式，是在一定的技术环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。他的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、归档鉴定等都与纸质文件归档有区别。

3、保管电子档案与保管纸质档案的区别：对于纸质档案，人们是在防虫、防霉、修裱和加固、字迹恢复等方面下功夫。而电子档案，则需要依据其我和软硬件平台变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三种方法：一是把属于一般性的电子文件，转换成各种平台上都能适用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术进步所带来的影响：二是可以将电子文件建立在多种不同的数据库平台上；三是彩或开发相应得转换软件，当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的致性发生变化时，就对所存的电子档案进行相应的转换，使其始终保持同新技术的兼营性。

4、电子档案利用与纸质档案利用的区别：电子档案的利用一般有直接利用、提供拷贝、通过网络传输等三种方法，由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化，导致它的利用远比纸质档案复杂。因此，加强电子档案的利用管理显得更加重要，广大档案工作者应从建立于各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手，特别是加强安全、保密方面的管理，并在工作中严格执行，有效监督，必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。

5、电子文件、电子档案真实性的维护。真实性是电子文件管理者面临的现实问题。电子文件与非电子文件之间最根本的区别是，前者是通过不断的刷新和定期迁移来保证其真实可靠，而后者则是通过保持他们的事务处理中被产生，接受和归档时的原格式的状态来保证其真实性。档案在法律上的凭证作用是基于他的原始性，既强调原件。对纸质档案来说，内容的原始性是附着在形式的原始性，借其形式的原始性来证实和确认内容的原始性，原始性体现为内容和形式的统一。对电子档案需要对他的“原始性”做新的解释，一份电子档案，只要他的内容是当时的原作者撰写、制作出来的或经过机关人员修改审查，在归档后未做过改动，我们就应当承认他是原始的。不管他的形势如何变化，我们要从技术上其他方面采取各种措施，确保它的原始性。对一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示，可以采用以下方法：一是保存电子文件和相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件与整个应用系统一并保存，并与电子档案储存在一起。当需要对电子档案恢复时，可运用电子档案储存在一起的这些软件系统，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出和制成缩微品。

6、电子档案的保存、维护。保证电子档案载体物理上的安全，这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。一般情况下，电子档案是以脱机方式储存在磁、光介质上的，因此，需要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如环境温度应控制在14度至24度之间，并满足避光、防尘、防变形以及远离磁场和有害气体的保存条件。

在相当长的时间内传统的档案工作仍将占主导地位，与电子档案工作并存的时间将更长，对大部分单位来说，要务实传统的档案工作，也可根据实际需要，归档少部分的电子文件。少数办公自动化先进单位，主要是积累电子文件归档和管理的经验，但重要的电子文件仍应形成传统的纸质文件归档。电子文件是个发展趋势，但电子文件在目前过相当长的时间内仍应以传统的档案工作为主。电子文件、电子档案的发展丰富了档案工作的内容，但他不会动摇档案工作的基础理论。对于电子文件归档、电子档案管理与开发利用、电子档案长期保存，涉及到许多方法、技术、标准的建立，这就需要广大档案工作者在今后相当长时期内，刻苦学习、认真研究、敢于实践、具备一定的电子档案管理知识技能、计算机应用及自然科学基础知识等，逐步加以解决。