档案管理工作中保密问题的研究

陈映君

摘要：档案管理工作中保密问题关系到社会的安全稳定，对其展开研究具有十分重要的意义。本文对档案管理工作中的保密问题展开了分析和探讨，对如何做好档案管理工作中的保密问题进行了介绍，为相关工作的开展提供借鉴。

关键词：档案管理；保密问题；研究

0引言

随着我国社会经济的快速发展，档案资源的数量日益增加，其保密问题也越来越受人们关注。档案是一种重要的社会信息资源，是记载历史、传承文明、记录重要信息的重要凭证，其保密问题关系到国家与社会的和谐稳定。因此，在档案管理工作中，必须要加强对档案保密问题的重视，做好其保密工作。

1档案库房管理方面的保密问题

档案库房管理是档案保密工作的重点，只有做好档案库房管理工作，才能为档案保密提供重要基础保障。在实际保密过程中，档案库房的修建必须严格按照国家相关规定执行，并确保其独立性，才能更好地杜绝泄密问题出现。如果遇到部分条件与相关要求不相符的情况，则必须根据实际情况，将其设置在办公楼内，才能确保各种档案文件的安全性。在修建档案库房时，需要注意的是不是所有的办公室都可以用来作为库房，必须从保密的角度出发，根据相关规范标准选择最合适的区域，才能充分发挥档案库房的保密作用。一般情况下，档案库房不能设置在办公楼的最底层，并且要对库房的门窗等进行专门加固，才能有效防止盗窃情况出现。与此同时，档案库房与办公室、阅览室和休息室等都必须完全分开，才能确保档案保管工作有效进行，从而降低档案泄密的可能性。在档案保管工作的正常开展过程中，档案库房必须安排专人来负责管理，根据实际情况制定合适的、严格的库房管理制度，并且严禁无关人员进入档案库房内，才能确保保密工作的有效进行。通过长期的档案保管工作实践可知，不断提高档案库房管理的科学性，加大档案保管工作管理力度，是解决各种档案保密问题、维护档案安全的基本保障。

2涉密档案的保密问题

涉密档案与社会稳定发展有着非常重大联系，是党和国家的核心秘密，对确保党和国家的安全、国家政治活动与军事活动的健康开展、经济可持续发展等有着非常重要的影响，在推动我国四化建设进程方面发挥着重要作用。因此，在实际的档案保管工作中，想要真正确保国家核心秘密的安全，就必须高度重视绝密档案的管理工作，并制定各种有效的保密措施，才能真正促进社会稳定发展。根据涉密档案的性质可知，其保管工作必须与非涉密档案分离开，才能杜绝他人偷窥。

首先，在保管条件上，可以设置各种形式的保险柜、保险锁和防盗器等，以确保涉密档案的绝对安全。其次，不断提高涉密档案管理人员的综合素质，注重专业技能培训和综合能力的提升，才能随机应变地处理各种突发事件。通常情况下，涉密档案管理人员都是具有特殊地位和身份的工作人员，在经过长期的训练后他们可以拥有知密早、知密多、知密深等多种权利。因此，他们所担负的责任要比一般的档案管理人员大很多，在保守党和国家的各种秘密上承担着更为艰巨的任务。所以，档案保密工作是否能得到有效开展，与档案管理人员的职业素质和综合素养等有着直接联系。在进行涉密档案管理人员的选定时，必须挑选责任心、保密意识、事业心都比较强的人员，这样才能确保他们有非常严谨的工作态度，他们经手的每件事情都有头有尾，手续非常清楚，对防止秘密被泄露有重要保障。在实际的档案保管工作中，档案管理人员经常会接触到党和国家的各种秘密，而这些秘密有可能随着档案管理人员参加各种社会活动被带到各个复杂的场合中，并在一句话之间说漏嘴，使得说者无意听者有心，最终不知不觉间将高度机密泄露。由此可见，档案保管工作人员不管处于什么样的场合，都必须做到守口如瓶，才能确保各种秘密万无一失，并且，要将保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，才能为我国综合国力不断提升提供重要支持。最后，不断加强涉密档案的日常管理。在进行涉密档案的移出、调阅和销毁等各种操作时，必须严格按照国家制定的相关规定办理各种手续，任何人都无权擅自调阅，在由指定的领导人审批以后，认真履行登记、签字等相关手续，才能真正做到涉密档案的有效管理。与此同时，涉密档案在使用完毕后，必须及时进行清对、检查等，如果发现失密、泄密等各种问题，要立即查明其中缘由，并及时进行补救，以尽可能地降低涉密档案泄密给各方面带来的影响。

3有效区分档案保管期限与保密期限

在档案保管过程中，保管期限和保密期限有着较大差别，必须进行有效区分，才能真正做好档案保密工作。一般情况下，保管期限的合理确定，必须对档案内容的现实作用、历史作用等进行全面分析和鉴别，严格根据本单位工作的实际需要和为国家积累历史文化财富的各种需要来设置，才能真正体现档案的保存价值，从而准确、可靠地判定档案的保管期限。与其相比，保密期限的合理确定，是根据一定时间内国家秘密事项如果泄露，将给国家安全和利益造成的危害程度来进行判定的。因此，保密期限是该国家秘密事项在其确定的期限内，是受国家相关保密法律、法规保护的，可以产生一定法律效力。我国相关规定指出:除有特殊规定的绝密档案外，一般绝密级事项的保密时间不超过30年，机密级事项的保密时间不超过20年，秘密级事项的保密时间不超过10年。通常情况下，保密期限在一年或者超过一年的，用年计作为计量单位，在不超过一年范围的，用月计作为计量单位，而特殊规定主要指的是中央、国家机关等，可以根据某些特殊情况规定某类事项的保密期限为“长期”。因此，保密期限被规定为“长期”的国家秘密事项，如果授权机关没有作出解密指示，则其他机关、单位必须对其采取长期保密措施，绝对不可以擅自决定解密或向外界随意提供。

4充分发挥档案管理人员的工作职责

在档案保存过程中，档案管理人员必须尽到的职责是维护档案的完整与安全，才能使档案得到合理利用，从而体现档案的实用价值。通常情况下，档案保管工作必须做到不坏、不丢、不散和不乱。其中，不坏主要是指确保档案完好无损，严禁各种不利因素给档案造成损坏；如果有已经破损的档案，必须及时进行抢救和修补，以尽可能的保证其完整性。不丢主要是指保证档案的绝对安全，严禁因为工作疏忽导致档案遗失、被窃等情况出现，以保证档案实体、档案内容的绝对安全。不散主要是指档案保管必须相对集中，以避免档案分散保管出现档案管理不方便，或者造成档案损坏、丢失等比较严重的情况。不乱主要是档案保管工作必须井井有条，时刻保持档案排架整齐规范，从而方便查询各种档案，节省档案查阅利用时间。与此同时，档案保管人员要有很强的恒心和毅力，时刻保持警惕，才能有效防止档案损坏情况出现，从而确保档案的整体安全，这是档案工作有效进行的基础保障。

5档案涉密情况的相关变化

在实际的档案保管工作中，密级在某些情况下会发生一定变化，一般随着时间的推移和文件贯彻等发生相应的变化。总的来说，其变化情况主要是升密、降密和解密三个方面，其中，升密情况非常少，并且时间比较短，大部分档案的密级变化趋势都是降密，最后是解密。目前，密级发生变化的原因主要包括如下三个部分:第一个是保密范围；第二个是密级文件作用，如果原来的密级文件指导作用与现在工作出现不相符情况，则基本没有指导作用，所以立档单位应将这种文件废掉，从而密级也相应被消除；第三个是保密时限，在所存的档案涉密文件中，如果存在有密级但没有保密时限的档案则基本是超期服役的档案，需要按照相关规定划定密级，并根据保密期限届满自行解密的要求来执行。由此可见，档案解密划控工作是当前档案保管过程中需要高度重视的问题，必须随时掌握档案涉密内容的变化情况，以合理地制定划密标准，严防密级偏高或偏低、密期偏长或偏短等情况出现，最终确保各种涉密档案的安全。

6档案密级调整的相关保密问题

在档案保管过程中，想要真正提高档案保管的安全性，就必须严格按照《保密法》中的相关规定执行。同时，对国家保密局、国家档案局联合制发的各种规章制度的精神进行深刻领悟，不断加大宣传力度、提高对档案保密工作的认识，才能在加大协调力度的基础上，有效解决当前档案密级调整存在的两个问题，从而推动我国档案保管工作有序开展。首先，注重解密划控时间标准、有关涉密内容标准等的严格实施，才能为档案保密提供重要法律依据，最终保障涉密档案的安全性；其次，要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，并对档案涉密文件清查鉴定工作给以高度重视，注重密与非密界限的严格区分，对将可以开放利用、不能利用等的档案进行分类存放，以促进档案保管工作的规范化、标准化发展，最终为涉密档案建设奠定坚实基础。

7结语

综上所述，档案是一种重要的社会信息资源，其保密工作是档案管理的主要内容之一。在档案管理工作中，档案管理人员要加强对档案保密问题的重视，结合档案价值的高低及保密性质的不同，合理划分保密等级，并采取有效的方法进行分类管理，同时还要完善相关保密体系制度，从而做好档案的保密工作，有效保护机密档案。

参考文献

[1]浅论企业档案管理工作中保密的重要性[J].杨少云.现代国企研究.2016(06).

[2]浅析高校档案管理的保密工作及对策[J].李高平,丁菲.科技经济导刊.2016(03).