企业印章管理工作研究

林月华

摘要：企业印章是公司合同、公文、介绍信、证明信等具有法律文书性质的文件生效的凭证，它的使用管理关系着企业正常经营管理活动的开展和企业的生存与发展。本文结合多年企业印章管理的实践经验，本着加强管理的目的，防范印章管理过程中存在的风险隐患，从企业印章的作用、管理、风险防控等方面进行论述，提出了对企业印章管理风险防控方面的认识和看法。

关键词：企业管理；印章管理；风险防控

[引言]

企业印章作为企业身份和权利的证明，是企业在经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。企业印章的管理关系着企业正常生产经营活动的开展和企业的生存与发展，印章管理不当必将给企业带来诸多法律上的风险。然而，相关法律对企业印章管理的问题存在立法空白，在实践中企业对印章的管理也有缺失，导致各种因印章管理不善带来的法律问题迭出。为此，规范印章管理是企业持续健康发展的重要内容，也是风险防控的有效手段之一。

一、企业印章内容及作用

印章是企业对外联系的标志和行使职权的凭证。企业行政方面的印章包括公章、部门公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章、分公司印章、其他临时机构章、法定代表人或负责人名章等，是企业职权方面的合法代表，也是权力的象征，具有法定性。企业的印章主要有以下作用：

1.标志作用。企业的印章标明了企业的法定全称，代表该企业的正式署名，使人一目了然地看出其性质、级别和职权范围。而企业负责人的名章，则是代表负有某种职权的领导者。

2.权威作用。企业是按照法定程序注册登记的，具有法定地位；企业负责人也是经过法定程序产生的，担任一定的职务，具有某种权威。因此，企业和负责人的印章代表着企业和负责人的权力及职能。一份文件，加盖印章后，在其职权范围内所发布的命令、指示、规定、制度等，就表示已经受到认可并正式生效，就会发挥效力，所属单位和人员就要服从、执行、照办。

3.凭信作用。印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着企业的承诺、认可和证明。各种各样的文件、证明、凭据等，只有加盖公章后才能生效，才能表明企业对此负有责任。

4.法律作用。依法成立的企业和合法刻制的印章受法律保护，同时承担相应的法律责任，对加盖印章后的文件等在社会、经济活动中产生的一切后果负有法律责任。

二、企业印章管理存在的问题及分析

1.印章管理制度、流程缺失或落实不到位。一些企业未制定印章管理制度、流程，导致在印章管理过程中无据可依；一些企业制定的内部管理制度存在缺陷，导致因执行存在缺陷的制度，形成管理漏洞等风险；一些企业在印章管理过程中，未按照制度流程执行，造成印章的制发监控力度和印章使用管理失控。比如，随着企业规模扩大，经营范围、地点不断变化，为适应生产经营而制发各类型的印章的需求也不断增加，管理人员对印章管理不重视，导致未经审批私刻印章、先刻章再办理审批的“先斩后奏”、未经启用发文擅自启用印章等现象。

2.印章管理岗位设置不规范。一些企业未设置专业的管理人员，印章的管理人员包括办公室主任、文秘人员、档案员等，容易造成管理混乱；一些企业的重要印章未实行专人管理，未设置监印岗位；一些企业的印章管理岗位职责描述不清晰，导致责任不清、流程失控，存在潜在的风险。

3.印章使用不合规。一些企业用印流程不规范，印章使用无审批记录，存在先用印后审批，导致用印控制流程失控；一些企业用印人员为了减少麻烦，违背“严禁在空白页加盖印章”的规定，导致部分合同、协议等重要法律文件的内容、条款失控，形成法律风险；一些企业用印登记记录不准确、不及时、不完整，不利于检查监督印章使用情况，影响事后核查追溯；一些企业未及时收缴销毁作废印章，导致废止印章继续使用，存在潜在风险。

4.印章保管场所或保管设施不符合要求。一些企业未将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中，存放印章的保险柜未纳入监管范围；一些企业将企业印章置于不安全的场所保管，或保管场所无监管覆盖；一些企业印章交接手续缺失或不全、印章保管、交接登记不完整。

三、企业印章管理防范化措施

1.做好印章刻制、备案管理工作。企业印章的刻制，必须遵照国家的相关管理规定，在工商注册地公安管理部门办理备案手续，以便发生经济、法律纠纷，需要鉴定印章真伪时有案可查。印章制发应由企业印章归口管理部门统一提出，经业务部门、法律部门审查，报企业负责人审批同意后，由印章归口管理部门到公安管理部门办理备案手续，并在公安机关指定的单位刻制。刻制企业公章应由上级主管部门（或企业法定代表人）批准同意，部门公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章、分公司印章、其他临时机构章等应由企业负责人批准同意，法定代表人或负责人名章应由领导本人同意。

企业更名、所属机构发生变更、注销时，应停用原机构所用印章，由印章归口管理部门统一缴收，并印发印章废止通知（附旧印章印模），按规定将印章送交公安管理部门销毁，或由企业印章归口管理部门会同法律部门将作废的印章统一封存或销毁。所属分公司在完成工商注销手续后，已由工商管理部门或公安机构直接回收销毁的印章，应将印章销毁凭证交印章归口管理部门。印章销毁凭证、印章销毁记录、作废印章等应由企业印章归口管理部门按档案管理规定存档。

2.做好印章管理使用台账。申请使用企业公章需办理用印申请，由主办业务部门负责人审核，企业领导审批；部门印章由部门负责人审批；其他机构印章由机构负责人审批。在印章使用前，印章管理人员要认真审核用印申请和用印材料，只有符合用印条件时方可用印，盖章后将用印申请留存备查。用印必须进行登记，由用印经办人如实填写《用印登记表》，内容包括：日期、种类、内容、部门、批准人、承办人等。印章移交须办理手续，因人事变动或其它原因印章需要移交时，要做好《移交清单》内容包括：移交人、接收人、监督人、移交时间、印章图样等信息。

3．做好印章保管工作。印章的保管和使用必须指定专人负责，不得交非企业员工保管使用。印章的管理必须做到专柜、专锁，每次用印完毕要随手上锁，不得委托他人代取代用。印章管理人员要注意印章保养，及时清洗，以保证用印清晰。印章字迹模糊、缺损需要更换新印章时，需向印章归口管理部门提出更换申请，不得私自处理、刻制印章。印章管理人员缺勤时，由所在单位或部门负责人另外指定一名专人保管，同时做好印章交接记录。

4.做好印章风险管控。印章使用保管必须审慎严谨，做好风险防控。原则上盖哪一级机构的印章，应由哪一级负责人批准。印章管理人员根据用章申请审核用印，不得在空白的公文纸、介绍信或未填写完整的凭证上加盖印章。各类印章必须要权限内使用，业务专用章不得用于签订经济合同。如有遗失印章必须在第一时间向公安机关报案，取得报案证明，并在报纸上刊登遗失作废声明。如有发现仿冒本企业印章的情况，要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决。

5.做好印章定期管理工作。企业印章归口管理部门要按照印章管理规定，对所制发印章的使用、保管情况，以及执行管理规定的情况进行检查，发现问题及时整改，并将印章管理检查资料整理备案。

四、总结

随着经济及组织规模的发展，印章的种类、数量的不断增多，印章管理的风险越来越多，管理的难度亦会越来越大。因此，加强对企业印章的内部管理，对企业内部的上下各部门管理岗位都要严格用章约束，做好法律和企业规章制度的学习培训，杜绝员工违法违纪行为，确保印章管理规范化。

参考文献：

[1]吴广平.浅析如何做好办公室印章管理.办公室业务.2016（24）

[2]岳永秀.完善施工企业印章管理思考.经济管理：全文版.2016（4）：00083-00083

[3]赵雅丽.浅析单位印章的规范化管理[J].商场现代化.2012，（26）：180