医院人事档案管理和利用之管见

孙亚萍

（吉林省大安市中医院吉林大安131300）

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2015）07-0250-03

人事档案是档案管理工作中的重要部分，也是人事部门管理工作之一。人事档案是一种专门的档案，是组织人事部门在对工作人员进行管理过程中形成的材料。它记录了工作人员的主要学习经历、工作经历及行为表现等等情况，是反映一个人全面信息的重要资料，也是提供各种信息的重要依据。做好人事档案的管理工作，充分认识人事档案的利用价值，对于全面准确地考察了解选拔培养人才，实事求是地落实人事政策具有特别重要的意义。

1.人事档案利用的现状

1.1医院人事档案管理观念淡薄，重视程度不够

一直以来，各医院都以“救死扶伤”为信条，将主要力度放在提高医疗水平、引进先进技术上面，客观的忽略了人事档案的管理工作。领导对档案管理的不重视，认为只要工作干得好，其他方面都不重要；而相关工作人员行为草率，在日常档案的归类工作方面不够积极主动，导致医疗工作人员关于绩效考核、工作业绩、培训深造等方面的资料内容不够完整，不够全面。这样，就为医疗人员在以后的晋升、入党、工资变动中引发了新的难题，因为现有资料无法全面反映其实际工作现状，最终会影响职工的发展前途。

1.2人事档案存放保管不周，信息化程度不高

由于医院人事档案管理观念的淡薄，导致医院对人事档案管理不够重视，这样就直接导致医院在管理人事档案的基础性设备上不够到位。虫蛀、潮湿、霉变等自然原因得不到预防，相关管理者对纸质档案资料的整理与装订往往出现或多或少的损毁。而如今信息时代，用计算机进行管理时，很多医院明显还停留在初级水平，设备的落后日渐显现，急需大力整改。

1.3人事档案材料收集难，利用率低

对于大多数医院，不仅档案管理人员观念意识不强，而且医院职工也不大配合工作，在上交档案的过程中，拖拖拉拉，甚至于档案管理员多次催促也无济于事。偶尔出现档案缺失情况，补办过程也不顺利。

1.4人事档案不够全面或内容陈旧

人事档案包括个人履历、相关证明材料、社会关系、绩效考评等内容，但是由于医院职工提供的档案参差不齐，有些资料甚至是无法提供，或是提供相对陈旧的资料，这就使得一些证明材料无法确切得到证实，无法正确评估职工当前情况。大多数职工的档案中缺少对个人作风问题、道德考察等方面的材料，也使得医院无法公正、全面的评价职工的行为。

1.5现代社会发展中档案管理和利用出现的新问题

由于单位的人员需求及人员流动大大增加，人事档案管理工作也随之出现了一些问题：人们对事档案似乎并不陌生，但又不十分清楚，甚至有些人不知道“什么是人事档案”“自己有没有人事档案”，导致有些人没有个人档案，有的人找不到个人档案，还有的人丢弃个人档案，使得人事档案管理出现混乱。同时，一些单位人事档案管理人员素质不高，缺乏档案管理的专业知识，导致人事档案归档整理不及时，内容整理不规范，档案内容不完整，严重影响个人档案的真实性和权威性，降低了人事档案的可信度，制约了人事档案的利用。截至目前，人事档案的利用仅限于新工作入职、工资核定、工作调转、办理社会保险、退休审批及家庭成员关系认定等等，远远没有发挥出人事档案的利用价值。随着人才流动的加速，“档随人走”、“人档一体化”的格局也逐步被打破。伴随而来的是由于档案观念淡薄、档案转递等制度不健全原因造成的人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象，使人员流动、人才引进等工作受到制约．从而阻碍人事管理的发展。

2.人事档案管理和利用的建议

2.1一高档案的管理和利用意识

对于一个单位来说，要做好一件事，莫过于领导起到领导带头作用。首先，领导者要提高自身的重视度，明确人事档案资源是相当重要的人事信息资源，对医院各项工作的发展具有重要意义；其次，医院领导应积极组织开展宣传工作，加强职工对档案管理的重视度，可以利用宣传单、公告栏、宣讲会、宣传标语等方式来宣传档案管理的重要性和必要性，让职工切实感受到人事档案管理工作与自己的生活工作紧密相关，以便更好地支持档案管理人员的工作，主动地为档案的收集工作贡献自己的力量。

人事档案是学习经历、工作就业、工作调转、参军入伍、复员转业、工资调整、直至退休等个人发展的真实记录。具有重要的、长久的凭证和参考作用，它产生于人们的社会实践活动，又成为人们实践活动的可靠凭证。人事档案记录和反映了一个人的全部信息，它是个人能力和个人价值体现的重要的依据；同时人事档案也可以反映某个历史阶段的重要依据，如通过人事档案，人们查证过许多“文革时期”老干部和知识分子的历史情况，澄清了有关事实，纠正了大批冤、假、错案；也充分反映出文革时期的特定历史情况。因此，每个人都要从根本上意识到人事档案的重要性，重视人事档案的利用价值。

2.2提高人事档案人员的职业素质和素养

人事档案工作有自己独立的工作对象，特定的工作内容，人事档案的工作材料都是以个人为对象形成的，以个人为单位组卷保存，并随时间的推移不断积累，以此来反映个人活动情况。由于人事档案本身需要收集、整理的材料很多，数量很大，内容很复杂，工作起来也比较单调枯燥，因而人事档案管理人员要热爱档案管理工作，认真仔细，坚持原则，严格遵守相关管理制度和标准，确保人事档案的真实性、严肃性；人事档案管理人员要具备一定的文字表达能力、信息意识能力、综合分析能力，尽到保护、管理人事档案的义务，确保人事档案完整、真实、安全；人事档案管理人员要保守所管理人事档案内容的机密，养成良好的保密习惯；人事档案管理人员要不断学习档案管理方面的相关学科知识，发扬开拓进取的奋斗精神，积极探索文件整理标准、案卷装订标准等人事档案管理工作的新标准、新方法，并结合工作实际，大胆探索，探求最佳工作方法。同时，单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，培养既懂档案专业知识又懂计算机管理、熟知法律法规的综合型档案管理人员，这样才能真正管理好人事档案，才能进一步挖掘人事档案的作用与功能。

医院可组织相关培训工作，提高人事档案管理人员的专业水平，使其掌握档案整理、收集、归档的技术。配备专业的人事档案管理人员担任相关工作，既可在日常工作中，引导其他兼职职工的工作，又可提升人事档案管理队伍的整体专业水平。

2.3强化人事档案内容改革

人事档案的内容主要包括：履历材料，自传，鉴定、考核材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治历史审查材料，党团材料，奖励材料，违纪材料，工资级别、任免、工作调动、出国、退休材料等等；为适应社会的发展，人事档案的内容必须进行新一轮的改革，应在原有的人事档案内容中加入反应工作能力的内容，如技术水平、工作态度和所获成绩；加入反应成就贡献的内容，如科研成果、发表论文、发明创造、培训学习、特殊贡献的内容。从而使用人单位更好地选拔人才、培养人才、使用人才，也让人事档案更好的利用于现代社会。

2.4加强人事档案管理信息化

随着科学技术的发展，随着社会信息化及电子商务的出现，人事档案管理也由手工方式向信息化过渡，计算机在文字处理、辅助设计、数据处理、实时控制等方面都有成熟的技术，使人事档案的一切业务及管理工作都实现数字化、网络化。先进的人事档案管理信息系统几乎包括了文件处理和归档的全部业务工作，节省了人力和时间，带来了方便，提高了工作效率，改变了过去在堆叠的档案室里，一份份分拣、整理、存储、提取纸质档案的手工操作，减少了纸质档案因为反复查阅、天气、存放时间等影响而发生破损，增强了人事档案的安全性，打破纸质档案的“唯一存在”。

首先，将原有的人事档案的电子化，利用人事档案管理软件将人事档案有关信息输入系统，通过电子手段建立个人信息体系，并以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，在此基础上，利用计算机系统进行人事档案的编目、分类、整理、归档、分析工作，方便、快捷地为各级领导和相关部门提供所需要的人员基本情况及综合信息，发挥人事档案的利用价值。

其次，利用计算机管理系统，建立完善人事档案信息数据库，规范数据标准，制定统一的人事档案数据条目，比如人员编号、姓名、性别、民族、出生年月、身份证号、科室、岗位、职务、职称、参加工作时间、毕业时间、毕业学校、所学专业、学历、学位等等信息；同时人事档案信息数据库及时更新，建立动态信息收集网络机构，以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息。并与相关的档案管理部门建立网络信息平台，实现人事档案信息共享。

2.5完善人事档案管理和利用制度

医院应将人事档案管理和利用归入重要的议事日程之中，对人事档案管理和利用中存在的一系列问题，进行相关的探讨研究，并及时找出解决措施。明确档案管理人员的相关职责，制定行之有效的管理制度。在查阅、借阅相关档案资料的时候，须出示部门证明；所借档案资料不得外借，如有损毁、涂改、伪造档案等，一律按制度进行相关处理。

综上所述，人事档案是考察、了解和合理使用人才的重要依据，在人事管理中具有不可替代的作用。健全、规范和真实的人事档案对人力资源建立与开发有着十分重要的作用。因此，要加强人事档案的管理力度，优化人事档案的管理模式，充分挖掘人事档案的利用价值，以促进人事管理健康、和谐的发展。新形势下人事档案管理工作需要提高人事档案利用价值，不断深化对档案工作重要意义的认识，转变以往思路，使之有现实意义，人事档案管理的最终目的是指导我们更好地开展工作。

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