事业单位档案的现代化管理

管兴菊

摘要：信息化的发展给人们带来了紧张和压力，也给人们带来了机遇和挑战，传统的模式在新时代中站不住脚，尤其是事业单位档案管理系统，它作为我们国家管理系统的保障，是我们国家贯彻落实可持续发展的不竭动力，如果事业单位的档案管理出现问题会影响到国家的进步和发展，为了保证档案的安全和管理的完善并加强管理系统的安全模式，就必须在事业单位管理档案管理中找出问题，并及时加以解决，利用现代化对事业管理中档案管理创新调整，解决档案管理中的不安全问题。

关键词：事业单位；档案管理；现代化

1事业单位档案管理工作的特点

事业单位档案管理工作具有较强的政治性和专业性特点，其与国家的政策方针紧密相连，需要在具体的政策指导下开展档案信息的收集、整理和利用等工作。这就要求事业单位档案管理人员要认识到自身的政治使命，根据事业单位档案管理工作的程序来开展档案重审工作，全面提升自身的专业化水平，提高档案管理水平。事业单位档案中包含着较多领域的社会活动信息，内容较多，这些信息可以为事业单位和国家的发展提供重要信息支持。对于事业单位档案管理工作而言，其不仅具有服务性特点，而且还具有较强的保密性，因此在事业单位档案利用工作中需要处理好档案服务性和保密性之间的关系，更好的发挥出档案的重要作用。

2管理档案管理中出现的一系列问题

2.1档案管理工作中档案数据的可信性

现代信息传播给机构档案管理带来了巨大挑战，信息传播速度大幅度下降。事业单位档案管理应始终确保信息真实有效。传统的机构档案管理模式不能有效保证文件数据的安全性。使用传统的文件管理方法，很容易篡改数据或删除数据而无需跟踪。严重缺乏可靠性。数据的真实性受到严重质疑。在一个公共機构的档案文件中，形成了数据的真实性，如存放传统电子文件中文件的形成。所起草文件上的文件不能留下真实的笔迹。单位领导不能在磁盘上发布文件，所以稍后很难验证副本。材料是否真实、权威，或者是否有人删除了传统电子文档中存储的数据，也很难找到和确定。

2.2各机构档案管理的保密性很低

电子文档容易丢失，字迹保存不好，丢失时间长，无法检索，但不能有效保证电子文件的安全和安全。现代电子文件可以通过计算机网络在同一时间和任何地点发送到许多不同的网络终端。通信设备的传输速度非常快。对现代电子文献内容整合的思考是对传播学的严峻考验。同时，现代电子档案的效率也为档案保密。性构成巨大威胁。为了保持档案在档案管理中的长期存在，许多机构将选择使用计算机进入，而无纸化办公也在高校中尤为普及。使用信息保存文件和文件也简单方便。所有数据、信息和时间都可以在前后存储。在电子文件中，人们可以获得操作鼠标和键盘所需的信息。现代手段在档案管理中的应用，大大简化了工作程序，提高了办公效率。但是一旦计算机网络突然崩溃或崩溃，它可能会导致存储在现代电子文档中的数据同时消失。这不仅会造成文字的损失，还会给组织的档案管理带来巨大的损失，造成不可挽回的后果。

3利用现代化方式加强事业单位档案管理的建议

3.1转变管理理念

受长期工作习惯、工作环境的影响，部分事业单位无法适应现代化方式的应用，这样的现象严重制约了档案管理向信息化、科技化发展的步伐。对此，事业单位应该做到以下两点：（1）转变管理理念。事业单位的领导需要在单位内部加强现代化技术的宣传，使档案管理人员能够认识到科学技术的重要性，如果在工作中依然运用传统的工作方式，就会影响现代科学技术在本单位的应用，在未来的发展中很可能被社会淘汰；（2）掌握实际情况。与传统的管理方式相比，档案管理人员应该在应用现代化方式时，深入了解事业单位的现状，明确现代化方式对技术的要求，根据本单位档案管理工作实际情况，最终将其应用在档案管理中。

随着全面深化改革逐步实施，必将会形成大量新的档案资料。这些档案资料不仅记录了整个改革的过程，而且也是历史凭证。因此，档案部门必须从一开始，就必须及时跟进指导检查档案工作，确保档案工作与深化改革同步推进。改革推进到哪里，档案资源就建设到哪里，档案工作就覆盖到哪里。切实做好改革过程中新形成档案资料的收集工作，加强对电子档案等新型载体档案的征集力度，确保应归尽归、应收尽收、应管尽管，努力建成资源丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明，能充分反映部门全面深化改革发展足迹的档案资源体系。

3.2规范管理的标准

在事业单位的档案管理工作中，需要依据工作需求、档案性质制定内部的管理标准。由于我国事业单位的数量较多，对应的档案数量庞大，给档案管理工作带来巨大的压力。为了能够保障档案管理工作的合理性与有效性，需要针对档案类型、格式、内容等制定具体的管理规范标准，包括档案分类、格式划分等，以此来保障档案查询、档案存取、档案管理的便捷。针对各个事业单位的不同情况，还要依据上文中提及的档案管理网络，也可以实现单位之间的信息共享，当然不包括事业单位涉密信息，进而能够使事业单位及时了解行业的变化，适时调整发展战略，优化单位之间的良性竞争，促进我国事业单位的稳定发展。

3.3运用现代信息技术

档案管理工作要与时俱进。随着计算机网络技术的发展，对档案管理工作也提出了新的更高的要求。随着信息技术的发展，档案工作逐渐进入信息化时代，也就是说，档案信息的收集、整理、编目检索、存储保管、统计、利用等工作都将用计算机网络来完成。档案管理工作是一门专业性很强的工作，这就要求档案管理人员不仅要具备档案管理的服务意识，更要掌握现代化管理技能，在高科技时代的档案管理中，要注重组织化、系统化，从而减少人工操作，提高工作效率。但必须以安全为保证，要建立严密的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登记登录管理，在电子文件管理中建立有效的管理权限操作体系，确保档案管理的科学性和安全性。

3.4建立信息化平台

电子档案具有存储方便、检索速度快的优势，尤其是档案传输和共享功能极大提升了事业单位档案管理效率，保障事业单位档案信息管理水平的提高。在实际工作中，事业单位需全面掌握档案管理实际情况，并根据事业单位需求建立具有针对性的档案信息化管理平台。事业单位应在软件方开发档案管理系统平台，完善信息化管理系统的各种功能模块。当前档案信息管理平台包含前端、后台及数据库三个组成部分，其中，前端是管理人员操作界面，这一界面应与事业单位网站设计理念相一致，将各种档案类别及管理功能分门别类的设置在平台前端；后台作为事业单位档案管理信息化平台的数据处理部分，在建设过程中需加强对后台逻辑运算的优化，从而有效提升平台响应速度，提高档案管理人员工作效率；数据库作为档案信息的保存单元，需选择较为稳定的数据库，根据事业单位实际档案数量选择相应的容量。另外，在推进档案管理现代化的同时，也要重视档案的安全，应当开展针对信息安全建设与国家整体的信息安全框架进行建设。

结束语

事业单位管理档案管理作为信息管理和资料的主要收集地点，也是事业单位管理档案管理工作的主要部分，如何将现代化技术切实应用到档案管理中就变成了目前相关人士关注的问题，也是我国事业单位管理的发展是要求和内在需要。档案管理信息管理的发展是未来事业单位管理的必然趋势，实现信息的合理收益。用能够使事业单位管理档案管理变的高效安全，为事业单位管理档案管理提供强有力的保证。

参考文献

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[3]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016（13）.