电力企业办公室业务清单式标准化管理体系的设计与应用

张美思羽孙嘉祥

摘要：随着清单式标准化管理的推广，提升了工作质量、效率及效益，从而为企业高质量发展提供有效支撑。本文阐述了电力企业办公室业务清单式标准化管理体系的设计与应用。

关键词：电力企业；办公室；清单标准化管理；应用

经过长期的企业标准化建设，电力企业已建立起一套完整的制度标准体系。但受业务实际的差异性影响，各项制度在执行中面临许多问题，易造成执行偏差，出现管理低效等情况。而清单式管理可将管理活动细化、量化成为清单，列出清晰明细的管理内容或控制要点，从而指导和监督各项管理行为。

一、相关概述

1、标准化管理。企业标准化管理是指在企业法人或其指定代理人的领导下，根据国家的标准化方针、政策和企业的经营发展目标，由企业标准化主管部门对企业标准化工作计划、组织、指挥、协调和对标准的实施监督的活动过程。简言之，标准化管理就是通过有效地组织、协调企业标准化活动，不断提高企业标准化水平，从而实现提高产品质量，降低物质消耗，建立科研、生产最佳秩序，获得最佳经济效果的目的。

2、清单式管理。清单式管理是指针对某项职能范围内的管理活动，分析流程，建立管理台帐，并对流程内容进行细化、量化，形成清单，列出清晰明细的管理内容或控制要点，检查考核按清单执行。它方便快捷地反应出动态化的痕迹，能追溯到整个管理过程的来龙去脉。

二、电力企业办公室业务清单式标准化管理体系的设计原则

1、防错性：避免错误并减轻重复性工作的人为主观偏差，防止因环境变化、人员变化或人员情绪变化等而导致结果产生变化。防错性为清单式标准化管理第一原则。

2、关键性：清单必须包含所有关键要素，通过运用情景构建工具和墨菲定律，梳理出容易被忽视的关键点，列出关键措施、关键人物等要素。

3、操作性：通过流程化、工具化等方式，使清单具有较强的操作性。将重复性工作细化、量化为业务清单，每次按清单明细完成，不必重复思考。

4、简洁性：清单设计简洁明了，逻辑清晰，一目了然，防止歧义。简洁性的前提是必须突出关键要素，确保操作与现实情境相适应，便于执行，保证质量，提高效率。

5、目标性：清单要素主要包括任务、要求和期限等，是最重要的内容。不仅是工作提升，更是明确的工作责任、任务要求、行动计划、考核标准。

6、追溯性：通过清单式管理可分析出管理过程中的优势和不足，为工作持续改进提供有用信息和重要线索。使用者能对管控点进行检查，对效果进行总结。

7、预测性：清单需预测未来工作可能发生的各种情境，制定针对性应对措施任务，确保工作执行灵活、主动、规范、可控。

8、动态性：清单设计根据企业内外环境变化，进行动态性地调整，修改或重新设计，确保实用管用。同时，在应用中不断优化，持续提升工作质效。

三、体系框架

根据电力企业办公室业务清单式标准化管理设计原则，结合电力企业办公室业务情况，构建办公室业务清单管理体系。围绕决策层关于企业重大工作部署，将战略发展任务、年度重点工作任务、重大决策事项等涉及办公室职责内容，纳入办公室工作年历，并按月动态编制办公室工作月历，并按周细化形成周工作任务清单，作为管理层实施清单管理的任务清单；执行层根据周工作任务清单，按工作任务对应的作业清单开展工作，形成办公室内部业务清单式管理体系。围绕决策层关于企业重大工作部署，将战略发展任务、年度重点工作任务、重大决策事项等涉及各部门各单位的重大工作任务，通过决定事项督办单形式督办各部门、各单位执行；对一般性日常工作，通过专项工作联系单形式协同各部门、各单位推进，将重点工作督办任务汇总编制形成重点工作督办任务清单，从而形成办公室对外业务清单式管理体系。如图1所示。

四、电力企业办公室业务清单式标准化体系应用

1、职责清单构建与应用。随着国家“四个全面”战略布局的不断深入推进，电力企业面临着巨大的挑战，带来内部体制机制深度变革与优化调整，从而产生岗位职责与工作任务不能完全对应的业务实际情况。

1）职责清单化。在已有岗位职责的基础上，运用项目管理方法，将具体工作按项目分解，考虑专业背景、岗位类别等因素，建立符合工作实际的岗位职责清单，实现事事有人负责。

2）“岗位职责+业务协同”。岗位职责清单解决了每个岗位具体负责工作，但在实际工作中，很多工作常需多个处室、多个岗位协同负责。为此，可提出“岗位职责+业务协同”模式，在明确每个岗位职责同时，要求每个岗位对其他岗位进行业务协同。由此解决需要多岗位协同完成的职责和任务问题。

3）基于职责清单和“岗位职责+业务协同”的责任考核评价体系。在部门绩效考核中，由部门绩效经理按岗位职责清单对员工进行考核评价，并由员工对本岗位职责清单中需要其他员工协同的工作对其他员工进行考核评价；每个员工的总绩效考核结果由领导考核评价和其他员工考核评价汇总而成，由此实现责权利对等。

“职责清单+岗位协同”模式及考核评价体系实现了工作透明化，精准传导了压力，充分调动了员工自我管理的工作主动性，极大地释放了员工潜能。

2、任务清单构建与应用

1）工作年历清单：重点是把握规律、固化经验。提炼办公室业务的客观规律，总结办公室管理的成熟经验，统一明确年度工作内容、时间安排和预期成效，编制形成常规工作年历清单。管理者应用工作年历清单，增强工作超前性、计划性，促进纵向贯通、横向协同、时序衔接，区分轻重缓急，合理安排全年各阶段工作任务。

2）工作月历清单：①以工作年历清单为主线和依据，与临时性、突发性工作有机结合，按项目管理理念，每月底动态形成下月工作月历。②对新增常态性重点工作任务，及时总结规律性特点，并调整到工作年历清单中，更好地发挥工作年历清单指导作用。③通过工作月历清单，为周工作任务清单的编制建立基础，防止在工作执行中产生偏差。

3）周任务清单：以工作月历清单为主线和依据，逐级细化分解，明确到完成时限、具体责任人和配合人，以及完成状态。工作事项在描述方式上，一般体现为流程性工作的起始、结束或里程碑节点的内容，在用语上宜采用“启动”、“完成”等文字。

3、作业清单构建与应用。运用情景构建方法，依据现有制度规定，在总结提炼业务经验的基础上，结合工作现场实际情景，梳理形成工作任务执行操作步骤，突出细节、标准等要素，并与本单位人员、机制等客观条件相关联，指导实际工作。

1）分类。按清单的可操作性和协同性原则，将独立的工作任务形成一个作业清单，即单一工作清单；将复杂工作任务拆分成几个作业清单，即复合作业清单。

2）特性。通过将工作标准等要素分类固化明确，可达到分权的效果，使执行者在既有清单下，可直接按现实客观情景，对应清单要求执行，无需请示，提高效率；同时作业清单通过明确关键点、目标等具体要素，减少执行偏差。

3）考核。对执行失误造成工作影响，可依据作业清单条目追溯责任，进行相应处罚；对在现有作业清单基础上，积极主动创新，提高工作质量和效率，取得显著成效的工作，给予奖励；对需要多组作业清单协同的复合工作任务，可指定牵头负责人进行统筹协调、总体负责，在考核中由牵头负责人对协同作业人员进行协同评价打分。

五、结语

电力企业作为大型国有企业，需加快市场化改革的步伐，提升战略管理能力。同时，电力企业办公室作为战略研究和智库建设的职能部门，如何发挥好“参与政务、管理事务、搞好服务”的职能作用，需要从管理上不断探索创新。

参考文献：

[1]刘杰.标准化战略[M].中国标准出版社，2017.

[2]李茜.浅谈执行力与清单管理[J].现代经济信息，2016（06）.

[3]秦锋.电力企业办公室业务清单式标准化管理体系的设计与应用[J].企业改革与管理，2018（16）.