如何做好档案的保密工作

李小乐

摘要：档案作为一种重要的社会信息资源，涉及国家利益，因此档案保密工作尤为重要。随着档案工作新情况新问题的不断出现，档案保管及利用环节的保密性要求越来越高。本文就如何做好档案的保密工作展开探讨。

关键词：档案；保密；管理

引言

随着国家经济、技术和信息技术的快速发展，档案信息技术正在进行，特别是档案馆的保密，面临着严重的挑战，并提出了新的挑战和新的档案要求。为了适应新形式和新发展，新时期档案工作应尽快改变自己的观念、方法和管理。变更和一般管理档案信息标准化管理制度，必须充分运用保密管理机密档案，档案保密教育和严格控制监督分类文件改进机密文件管理人员，确保文件保密。作为一名多年从事档案工作人员，我想用这篇文章来交流经验和资源。

1充分认识新时期档案保密工作的重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我国古代就已有保密工作。据我国古代兵书《六韬》记载，早在西周时期已采取了“阴符”和“阴书”的方法来传递消息，以利保密（即以约定的物体长短表示意义和将一份文书写在三枚竹简上分别送往同一地方，受文者须将其合而为一方知其意）。改革开放不断深入，保密工作不仅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，档案人员知密时间早，知道内容多，知密程度深，因而在保密工作方面有着比其他部门工作人员更为直接和重要的责任，要认真贯彻“积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针”，使保密工作更好地适应在新形势下的各项管理工作。

2如何做好档案的保密工作

2.1加强保密宣传，强化制度管控

加强保密宣传，强化制度管控，必须建立一支符合实际的保密工作队伍，成立单位保密工作领导小组，有一名领导专门负责保密管理工作。为使档案事业健康发展，一要严格杜绝非密文件、高密级、绝密和一般密级文件混合保管、混合组卷、混合提供，避免机密扩散。二要加大对档案法规的深入学习与舆论宣传力度，强化保密人员的保密责任意识，增强保密法制观念，依法做好治密。做好保密各项工作，需从以下几方面着手：一是保密管理和宣传工作是每个档案管理和工作人员的职责，单位档案法制建设进程，在一定程度上除取决于自身要素外，在很大程度上还会受社会环境的影响。根源是宣传不到位，执行力也不到位。二是规定不同的审批手续，建立完善档案相关制度，如除了档案保密制度、保密档案登记制度、保密档案库房管理制度、保密档案查阅制度、保密档案借阅审批制度、保密档案复印制度等制度外，档案管理人员、保密工作人员还要结合实际，在开展保密档案利用工作的同时，根据密级等级规定的要求，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围；严格审批手续，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。三是为便于密级文件操作和管理，各项档案利用规章制度都必须简明严密，做到密级档案利用工作有章可循。

2.2确保档案库房的科学管理

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2.3加强保密档案的科学管理

在密度分布的工作中，我们发现过去的秘密和非秘密文件经常是混合的、维持的和混合的，这就导致了秘密传播的漏洞。在这方面，可以采用分段方法。档案利用的规章制度中普遍存在着阅读制度、借阅制度和复制制度。根据实际情况，不同层次的使用人员，确定不同的使用范围，不同的审批程序，使用工作跟踪工作，并大力开展档案工作，确保没有秘密，没有泄漏。文件完整性。档案利用的规章制度要严格、简明、易于实施，并在实践中认真总结，不断丰富和完善。

2.4明确档案管理人员的保密职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

2.5做好档案的保管期限与保密期限的区分鉴别

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是指保密行政受理部门为了国家安全和利益，依照法定程序，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项所规定的，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在1年及1年以上的以年计，在1年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

2.6电子文档保密问题

伴随着科技的进步，信息量的不断增加，用电子计算机打印、存储文件、资料、处理信息愈来愈多，所以，电子文档的保密问题必须引起重视。使计算机信息保密工作与计算机的信息系统的建立同步进行，这是当前电子文档保密工作中一个十分重要的问题。因此，在使用计算机或建立计算机网络时，应特别注意几点：一是计算机房要建立在安全的地方，并采取切实有效的保卫措施。二是计算机启用前和启用过程中，要进行安全保密检查。三是严格按照密级划分存储、传输、处理信息。四是加强管理，建立健全制度，按规定使用计算机。

结语

在新形势下，档案部门的保密工作，需要全体工作人员增强责任感和使命感，把档案保密工作作为档案管理的重要环节，保障档案事业健康的发展基础，为了管理新时代的档案，需要不断加强宣传，加强档案管理人员的安全，改进工作制度，并严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国机密法》，以确保文件保密。与此同时，我们将充分利用档案，充分发挥其宗旨为社会服务为人民服务。

参考文献：

[1]薛丽倩.关于新形势下加强保密工作的思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（10）.

[2]孔丽.现代档案管理保密工作存在的问题及解决对策[J].现代商业，2015（17）.