企业档案保密管理分析

李丽娜

摘要：企业档案是记录企业生产经营状况的重要资料，同时也包括企业的很多商业机密，但是现实中时常会因为管理上的不规范而导致企业商业机密被泄漏，严重影响了企业安全发展。那么该如何做好企业档案的保密管理工作呢？是需要相关管理人员深入研究的重要课题。为此，笔者从企业档案保密管理的重要性出发，针对其中的不足及相应的有效保密管理措施进行深入探究分析，以期为企业安全稳定发展做出应有贡献。

关键词：企业档案；保密管理；重要性；不足；优化措施

1企业档案保密管理的重要性

企业的档案资料会清楚的记录下企业每个阶段的经营发展情况，对企业有着非常的意义。而在市场经济背景下，企业间的竞争不再只涉及人才及资源等方面，信息竞争也是愈加激烈。其中企业间的信息竞争主要是指企业档案保密管理能力。如果企业在档案保密管理做的很好，就有助于企业掌握更多高价值的信息资源，从而增大市场竞争中的优势。而若企业档案资料被泄漏，则会给企业发展带来极大的威胁，因此，每个企业都必须切实做好档案的保密管理工作。同时，随着网络技术及信息技术的不断发展及应用，大部分企业的档案资料都是以电子文档形式进行保存和管理的，这随可以提高档案使用的方便性，但安全风险也会随之增大。因此，企业必须加大档案保密管理的重视及投入，并严格认真的落实好档案的保密工作。

2企业档案保密管理工作中的不足

2.1对档案保密管理的缺乏足够的重视

现实中，每个企业都针对档案资料进行了必要的管理，但是，很多企业在档案的保密性管理上缺乏足够的重视，不能清楚的认识到档案保密工作的重要性，从而严重影响了档案保密管理的工作效果。比如企业档案保密管理中时常会出现管理混乱、资料丢失等现象，甚至也会发生档案资料泄密的情况，这就严重威胁到了企业的安全稳定发展。

2.2档案保密管理制度不够完善

由于现实很多企业没有针对档案保密管理制定完善的制度体系，这不仅严重影响了档案使用的效率，而且也对档案资料的安全性及保密性带来很大的风险。即便有些企业制定了相关的档案保密管理制度，但是由于制度缺乏规范性及系统性，也会使得档案保密管理执行过程中缺乏严密性及规范性，从而引发档案资料流失及泄密等恶劣情况发生。这都严重威胁着企业长久稳定发展。

2.3档案保密管理的软硬件设施配置不足

相关档案资料对企业的长久经营发展有着重要的推动作用，然而因为相关管理人员没有充分重视档案保密管理，从而也没有设置专业的部门及人员加强档案保密管理，这就增大档案保密管理工作的难度，造成档案泄密问题频发。即便许多企业内部设置了档案管理部门来管理档案，但是由于档案保存空间狭小，再加档案库房的配套软硬件设施不完善，增大了纸质档案的损坏几率，影响了档案资料的完整性、保密性及安全性。

2.4档案保密管理人员的综合能力水平有待提升

现实中，很多企业的档案保密管理人员缺乏高水平的综合素质及实操能力，这就严重影响了档案资料保密管理工作专业性及科学性的发挥，进而严重威胁着档案资料的保密性及安全性。同时，因为档案保密管理人员的专业知识水平不达标，也导致档案保密管理工作无法实现规范性操作，比如，档案资料收集方式单一、档案资料归档范围不明确等都严重影响了档案保密管理的高效率。另外，有些企业中还存在安排其他岗位人员兼职档案保密管理工作的现象，这也极大的维修了档案资料管理的保密性及安全性。

3优化企业档案保密管理工作的措施

3.1加大对档案保密管理的重视程度

就企业档案保密管理工作而言，其有着明显的动态化特征，因此，现实档案保密管理工作中，务必要依据《保密法》的规定，积极宣传档案保密管理的重要性，并认真落实好档案资料的降密及解密等工作。第一，档案解密工作中务必要严格管控解密时间，依据有关法律法规开展具体的解密工作，提高档案解密工作的质量。第二，档案保密管理部门要加大档案资料的监督及控制，落实涉密档案的定期清查工作，并明确清密及非密间的范围，提高档案使用的规范性。第三，企业的档案保密管理部门应依据保密级别标准来制定明确的涉密档案资料目录，认真做好涉密档案资料的统计及台账工作，方便后期档案资料查阅，切实加大涉密档案资料的安全保密管理工作力度。

3.2建立完善的档案保密管理机制

首先，企业要结合自身档案保密管理现状，建立切实可行的保密管理机制，并设置专业人员负责具体的保密管理，确保档案保密管理的质量。其次，每项档案保密管理制度条文要做到简单易理解，确保执行过程的高效性，强化档案保密管理及规范使用过程。再次，注意保证档案保密管理机制的双向性，强化管理层及基层员工的约束力。最后，建立必要的责任机制，落实相关档案保密管理人员的职责，提高档案保密管理人员的工作责任意识。这样当档案保密管理中发生如破坏或伪造档案资料等不规范行为时，可以第一时间找到责任人，施以严格处罚，确保档案保密管理工作的严格性及规范性。

3.3优化档案保密管理分工，实现信息一体化

要想有效提高档案保密管理工作的有效性，必须要明确分工，积极引入信息一体化技术及理念到档案保密管理工作中。因此，作为企业的档案保密管理部门，在现实工作中必须要明确各管理人员的工作分工，并密切协调和团结每个部门之间的工作，及时收集、整理及归档每个部门的档案资料，确保档案资料的完整性及全面性，为促使档案保密管理实现信息一体化发展提供保障。同时，档案保密管理的信息一体化建设中，必须积极建立完善的网络安全系统，并加强网络系统的管理及维护，及时修复网络系统中出现的漏洞，并积极引入下降的科学技术，提高网络系统安全技术水平，确保档案保密管理达到理想的效果。

3.4加大档案室安全建设力度

档案库房的安全与否直接决定着档案保密管理工作的质量，因此，必须加大档案库房的安全建设力度。首先，应在库房及门窗上设置加密防盗网、保险锁及保险柜等设施，提高档案资料的安全性。其次，分区保管涉密档案及非密档案，防止档案管理中出现混乱现象。针对那些和企业商业机密有关的档案最好实施独立保管，加设可移动的密集档案架及保险柜，防止企业商业机密丢失或被损坏。再次，加强档案文件的维护，确保档案资料可以长时间使用。针对有效保管比较难的档案资料，可以刻成磁盘或光盘，并安设专门的档案消磁柜加以保存。而针对已损坏的档案资料应加强防潮除湿措施。最后，必须加强日常监督及重点检查等工作，不定期的对档案资料进行安全检查，若有安全隐患必须及时处理，确保档案保密管理的安全。

3.5不断提高档案保密管理人员的专业素质及能力

档案保密管理人员的保密意识的高低直接影响了档案保密管理的效果及安全，因此，企业必须要加大档案保密管理人员专业素质及能力的培养，提高其对档案保密管理工作重要性的认识，积极主动的参与到档案保密工作中。同时，通过专业素质及能力培训，也可以增强档案保密管理人员的保密工作意识，依据企业的档案保密管理制度，严格规范自己的行为，提高档案资料保密管理工作的效率及质量。

4总结

综上，为保障企业实现长久稳定发展，档案的保密管理工作是非常重要的一个环节。因此，企业必须要从制度、人员素质、设备及技术等各方面积极加强档案保密管理的重视及投入，提高自身档案保密管理工作的规范化、系统化及专业化水平，进而推动企业实现长久、安全、稳定发展。

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