事业单位档案管理规范化措施探讨

张炜 1 张丽 2

摘要：事业单位档案客观、真实地记录了事业单位的发展历程，属于事业单位各项工作执行的重要依据与标准，档案管理工作规范与否，直接关系到事业单位各项工作的开展。规范化、标准化作为各项工作开展的重要基础，其历来是企业管理高度重视的内容，对事业单位档案管理工作来说，规范化、标准化能够有效保障档案管理工作的效率与质量，提升事业单位各项工作开展的精细度，以此来降低各种决策性失误的发生率。因此，如何加强档案管理规范化、标准化建设成为事业单位发展的重要内容。

　　关键词：事业单位;档案管理;规范化分析

随着社会经济不断地快速发展，事业单位档案规范化管理也已经进入到了一个全新的阶段，对于事业单位而言，档案是事业单位未来发展的重要依据，事业单位档案规范化管理工作是必不可少的。通过改进档案管理模式以及推进档案管理体系信息化建设，可以有效提高事业单位的档案管理运行效率以及质量。基于此，本文对事业单位档案管理规范化进行了分析，希望对行业内相关工作的展开起到一定帮助。　

1 事业单位档案管理工作的重要性

　　档案是对历史情况最为客观的记录，也是确凿的原始材料与历史证据。对事业单位而言，档案管理工作在事业管理工作中发挥着十分重要的作用。事业单位的檔案材料不仅是事业单位建设、发展的第一手资料，更是评价事业单位职工职业发展的重要参考依据。通过对事业单位信息材料的汇总，促进事业单位健康、稳定发展;通过对事业单位档案信息的应用，为事业单位的内部管理工作提供重要的参考依据;通过对事业单位职工个人档案的查询，更加准确地判断职工的个人素质与个人能力，帮助事业单位的部门领导更加客观地评价职工，挖掘优秀人才，并对事业单位的各类人员进行科学合理的调整。因此，做好事业单位的档案管理工作对促进事业单位的良好发展，进一步提高事业单位的工作质量，提高事业单位职工的工作积极性有着至关重要的作用。随着我国事业单位档案管理工作数量的不断加大，工作难度的不断提高，为了更好地适应经济社会的现代化发展需求，应该持续推进事业单位档案管理工作的规范化，只有如此，才能确保事业单位稳定、健康发展。

2 事业单位档案管理规范化措施

2.1 建立健全档案管理机制

科学合理的规章制度是保障各项工作开展的先决条件，档案管理规范化、标准化建设自然也不例外。这就需要事业单位档案管理部门针对档案管理机制进行全面的优化调整，基于组织保障、部门写作、工作内容要求、岗位职责划分等诸多层面进行全面的优化。具体来说，事业单位应当基于档案管理工作实际，全面优化档案管理规章制度，将对应的责任明确到个人，并安排专门负责人，针对档案管理工作的各个环节进行全面的监管。与此同时，事业单位还应当组织档案管理规范化会议，通过内部协商共同制定规范化、标准化的档案管理机制，针对相关职能部门的职责、义务进行明确的规定，使得各个部门能够主动与档案管理部门之间进行协调合作，全面保障档案资料收集的准确性、使用的便捷性以及借阅的安全性等。通过规章制度保障、责任落实，从管理机制层面有效规范档案管理工作。

2.2 通过信息化建设完善标准及规范

　“互联网+”时代，信息化建设已经成为档案管理工作的主要方向。众所周知，信息化管理作为显著的特征在于标准化、规范化以及便捷化，这就需要事业单位全面推进档案管理信息化建设，综合参考信息化建设要求建立档案管理工作的相应规范、标准。具体来说，为有效满足档案管理信息化建设的相关要求，必须要针对档案管理整個流程建立系统的标准、规范，档案管理队伍在开展相关操作的过程中，均能够严格按照相关标准、规范来进行操作，基于统一的操作模式、规范的处理体系，使得档案信息资料处理实现信息化转化，最终实现档案资料的统一化管理，提升档案管理的效率与质量。　

2.3 培养工作人员树立正确的档案管理理念

提高事业单位档案规范化管理水平的首要措施就是培养相关的工作人员树立正确的档案管理观念，只有管理人员具有正确档案管理观念，才会改变传统重效益、轻管理的思想，对档案管理中出现的问题及时解决。事业单位应该定期对单位的成员进行培训，加强成员对档案管理制度的学习，从根本上改变事业单位档案管理人员敷衍、应付的态度，并且在培训之后，事业单位也要制定相应的考核制度，对培训结果进行检验，并且事业单位也可以制定科学合理的奖惩机制，对一些管理意识强的人员进行薪资、额外假期等奖励，对一些不具有管理意识的管理人员要给予批评教育，通过这种方式来约束档案管理人员的行为，提高工作人员主观能动性，进而树立事业单位内部人员的档案管理意识，提高工作人员的综合素质和专业技能。

2.4加强对电子文件档案的规范化管理

　　近年来，我国的计算机技术在不断发展，很多行业都将计算机应用到工作中，改变了传统的工作方式，大大提升了工作效率和工作质量。将信息技术等先进的科学技术应用到档案管理中能够提高档案管理的效率和质量，满足现代社会对事业单位档案管理的要求。事业单位在对电子文件档案进行管理时，同样要采用规范化的管理制度和管理方式，要在电子文件档案管理方面需要的硬件设施和软件设施上加强资金的投入，为电子文件档案的管理提供有利的条件。加强对电子文件档案的规范化管理，加强档案的信息化建设，实现对档案信息收集、整理和立卷等的规范化和网络化。

2.5 健全档案管理监管系统

　　完善档案管理的监管系统可以避免事业单位档案管理出现形式化的现象，对档案管理的监管系统进行完善，首先，要检查档案管理部门是否按照管理制度以及相关规定对档案进行整理和收集，并且也应对档案资料进行定期和不定期的检查，一旦发现错误，要及时对档案资料进行修改，并且事业单位也可以借助外界的力量，进行社会监督，从而对事业单位的档案管理加强控制。

3 结语

　　总而言之，事业单位档案管理工作的好坏关系到了事业单位自身的发展，故此，事业单位必须高度重视档案管理工作。规范化档案管理是档案管理发展的重要方向，规范化管理是从整体角度出发，对各环节输入的各项要素制定制度、规程、指标等标准，并按规定实施这些规范，将各要素统一起来。在事业单位档案管理中，事业单位应当重视档案管理工作，要根据事业单位档案管理工作情况来完善档案管理制度，以规范化的制度来推进档案管理的规范化发展，才能更好地推动事业单位的发展。

参考文献

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　　[2]杨林书.事业单位档案管理的规范化途径分析[J].办公室业务，2018，11（11）：86.

　　[3]李霞.事业单位档案管理规范化的分析[J].办公室业务，2016，19（9）：105-105.