物资采购质量风险防范对策

吕燕

摘要：企业物资管理是企业生产经营中非常重要的一部分，物资采购质量直接关系到企业市场地位的提升。鉴于此，论文对企业物资采购质量风险问题进行分析，并提出采购质量风险防范的相应对策。

【Abstract】The material management is a very important part of enterprise production and operation. The quality of material procurement is directly related to the improvement of the enterprise's market position. In view of this, this paper analyzes the quality risk of the company's material procurement and proposes corresponding countermeasures for the procurement quality risk prevention.

关键词：物资采购；采购风险；采购质量；风险防范

【Keywords】 material procurement; procurement risks; procurement quality; risk prevention

1 引言

在当前的发展环境中，矿山企业的成本意识有所提升，物资是关系到矿山企业发展的重要内容，物资的供应和采购与企业成本管理有着密切关系。要想提高矿山企业的经济效益，则需要对以往的物资供应及采购管理模式进行改善，加强物资采购的监督管理，结合企业的生产需求来制定完善的物资供应及采购计划，健全物资管理制度，同时提升管理人员的综合素质水平，实现对矿山企业物资供应及采购的有效管理，保证矿山企业物资的优化配置。

2 矿山企业物资供应管理工作内容

矿山企业物资供应的管理包含五个部分。其一，矿山物资供应计划。在对矿山生产、开采之前，企业供应管理部门应当做一个详细的开采物资计划案。针对未来开采工作、生产工作中可能消耗的物资做出详细的预算。同时，还需要核对下属部门需用物资的消耗需求是否合理、实际。将此两项都包含在矿山物资供应计划内，以便为日后实矿山作提供参考。其二，矿山物资采购的工作。采购物资是矿山企业重要的一项工作，这其中可能由于人员或市场因素造成采购成本的损失与变化。由于采购物资建立在物资计划的基础上，因此企业应当做好市场调研工作、加强对专业采购人员的谨慎选择、寻找长期稳定的物资供应商，确保企业矿山物资采购供应成本在有效控制范围内。其三，矿山物资的验收工作。矿山物资完成采购工作后需要做好严格的验收清点工作。采购物资种类、数量要与采购的预期计划一致，以防出错。如情况不符就需要寻找相关人员核实并查找原因补救。其四，矿山物资仓储的工作。在矿山采购物资验收清点完毕后，相关工作人员要根据物资的特性完成仓库储存工作，将近期会用的物资安排在方便运输的区域。其五，矿山物资发放的工作。这也是矿山企业物资供应管理中最为重要的一环。由于物资的发放是生产单位部门的需求和计划提供。因此在矿山物资发放时要注意做好领取核对工作，双方责任人要做好领取登记证明，确保有清晰的记录可供日后查询与数据统计。

3 物资采购质量风险分析

3.1 物资采购计划和企业生产脱节

很多企业在采购计划执行期间，并未对企业内部实际情况进行充分调查和研究，进而使得物资采购期间出现和企业生产以及销售脱节现象，从而出现盲目采购现象，导致物资积攒，或者出现短缺现象，以上现象都会导致企业经营效率降低。并且现在物资积压导致经济成本提升，资金占用数量较多，从而使得企业内部资金使用率下降。物资短缺使得企业内部形成供不应求局面，不利于企业生产发展，阻碍企业销售，从而影响企业获得更多经济效益。

3.2 质量差距较大

当前市场供给侧货源充足，同种产品其品质层次价格多元化，相差很大，品质与价格对应信息模糊，采购中价格与品质不符者时常出现，难于把握，这给企业物资采购带来采购质量风险，更加上不法供应商以此充好，采购人员虽具有一定的专业知识，但对于众多采购物资，不可能个个精通，难免出现采购质量问题。收货验收时，对于理化指标复杂，规格要求严格的物资，验收人员的疏忽和设备仪器出现问题，都会导致不合格物资蒙混过关，形成质量风险。

3.3 合同风险

企业在进行交易时往往都存在着风险，通常企业使用合同的方法来避免这些风险的发生。其中，企业在物资采购这一环节就是利用合同来规范企业交易，而合同很难做到非常严密，往往都会有漏洞的存在，从而引起风险事故的发生。因此，有一个有效规范的合同是企业进行高效交易的前提，可以使得企业在交易过程中不容易受到对方合同中陷阱的影响，避免造成损失。

3.4 人员风险

物资供应及采购管理人员的综合素质水平对物资管理质量有着较大的影响。从矿山企业的发展情况来看，矿山企业采购人员在分配上还存在不合理的地方，采购人员对这方面知识的了解也存在许多不足，企业不注重对采购人员的能力培养，所以采购人员整体的素质水平无法得到保障。在实际工作的过程中，采购计划的科学性、合理性有待提升，很容易出现数据失真的情况。许多采购人员没有根据企业的实际情况进行合理计划，没有做好市场调研工作，不了解各类物资的价格走向，无法保证采购期间的经济性。

3.5 供应商风险

供应商是采购活动中最为重要的一方，也是采购物质的供货源一方，向提出采购需求的企业提供合乎要求、满足参数的高质量物资。供应商与企业方应该是密切合作以及相互信任的关系，但是在实际操作中，供应商有意无意地忽视诚信以及相互信任的关系，在利益的诱惑和驱使下，向采购方提供质量抽条的物资和产品，以节约成本，从而赚取更大的利益。例如，按照招标文件内的参数要求，虽然提供了满足采购文件中要求的参数，但是招标文件中未提到的参数，则供应商会“打擦边球”处理，提供价格更为低廉的产品，甚至有的时候提供的样品满足采购参数要求，但大部分商品存在质量缺陷。因此，在管理物资采购的过程中，必须从供货商源头进行监管和控制。

4 物资采购质量风险防范措施

4.1 基于调研基础上编制物资供应计划

物资供应计划是整个企业运行的主要工作内容，物资计划需要介绍上年完成的内容为基础进行，结合企业自身生产能力以及市场需求进行，对物资进行全面预算，经过生产以及计划部门批准后，在按照计划有效实施，防止在物资采购中出现盲目现象。物资供应计划主要是物资需用量、计划储备以及库存等^[1]。

4.2 加强物资采购管理，实施采购全程监督

企业采购采购部门，要按照物资采购工作制度和采购流程，对企业采购工作实施有效管理。同时企业要建立完善的物资采购监督检察机制，有企业纪委、监察部门、审计、法律事务、工会、有关技术部门组成联合监督机构，分工负责对企业物资采购进行全程监督检察。第一，对物料需求计划，物资采购计划的审查。第二，确定合格供应商。供应商资质审查，市场信誉调查，实际存货调查结果，要报企业监督部门审查后确定。第三，做好招标和合同签约审查。企业成立招标委员会，有纪委人员和工会职工代表全程参与招标过程。合同订立要经过企业法律事务部门审核把关，确保招标签约合规合法、严密有效。第四，加强对履约情况的检查。要依据采购合同的约定，对供应商提供的数量、质量、价款、交货时间、包装发运等进行全程跟踪检查，及时处理合同履行中发生的问题。第五，加强对货物的监管。严格货物验收，确保货物质量、规格符合合同要求。第六，加强资金支付的把关，严格财务审批手续，确保资金使用安全有效。通过严格管理和有效监督，最大限度的避免采购风险的发生。

4.3 做好合同的规范化

相关公司单位中标之后，一定要和招标企业签订合同以此来维护双方的利益。制定合同时一定要做到规范，合同中要有物资的价格、质量以及违约方赔偿事项等等内容。企业和供应商的合同中还要包含物资质量承诺书，以此来对供应商的物资质量进行有效把控^[2]。

4.4 加强人员培训

完善管理制度，严格落实采购人员权限和行为准则。根据制定的采购管理办法严格控制采购工作程序，做到职责明晰，责任到人。建立供应商信息系统严格加强供应商管理，把好进货质量关。根据供应商的不同分类管理，定期以产品质量、交货速度、价格水平和售后服务等项目为指标对供应商进行绩效衡量。建立供应商考核、审核、评估体系。本着择优去劣的原则逐步建立可靠优化的供应配套体系。同时加强对相关采购人员的职业培训，不仅要使他们树立起良好的职业道德和责任心，还需要其掌握专业采购知识和具备相应的网络信息化知识，能积极探索电子商务信息建设，从而不断完善物资采购工作。

4.5 加强管控供应商的质量

供应商是保证企业物资供应的重要环节之一，是决定采购物资质量水平管关键，因此对供应商质量的管控，就是从源头上对采供物资进行有效的控制。首先，在选择供应商时必须谨慎，挑选有资质的、业界口碑良好的供应商，这是在合作过程中保证质量的初期手段。其次，在选择合作供应商时，要保证产品的质量好、价格低、性价比高，且货源较近、诚信度要高。此外，还要与供应商进行协商和约定，在产品物资采购后要有合理的质量保证和良好的售后维护，甚至拟定相应的协议，以保护采购方和供应商双方的合法权益^[3]。

4.6 不断完善物资管理系统，加强采购成本控制

为了加强采购计划、采购比质比价及审批管理，加快推进了物资管理规范化及标准化建设，增强物资供应工作透明度，提高物资供应工作效率。要借助物资管理系统，实现物资比价采购网络化、信息化管理。物资管理系统应当在以下方面发挥功效:第一，和其他部门的配合更紧密。监督更加透明，上一级主管部门可以对任何认为不合理报价或物资可随时给予打回处理。第二，提高企业的物资管理水平。停止纸质临时采购计划，所有采购计划由物资管理系统上报审批。不但减少大量网上比价数据输入工作，还有效地防止分散零星采购和不规范采购行为的发生。能进一步地规范采购行为，降低物资采购人为操纵的弊端，使物资采购规范有序；能够有效地控制采购成本，提高物资管理水平。第三，可以根据市场不断变化，灵活调节物资采购报价的时效。对因市场变化价格变化的物资可及时调整重新比价。第四，自主和EXCEL表格的相应对应功能结合，灵活导出数据，分批分类比质比价，既简化比价数据的输入，又增加数据输入的准确性。

4.7 健全风险评估预警机制，实施采购风险管理

一是对于供应商进行评估和风险管理。通过多种渠道对供应商的生产能力，履行合同的能力进行追踪评估，及时预警，实行动态管理。二是对行业发展趋势和科技发展进行跟踪预测，为企业生产产品开发调整，提供建议。三是对国家政策和行业规划进行研究评估。控制因技术进步和政策调整发生风险可能。

5 结语

综上所述，物资供应及采购过程中涉及到的内容比较多，属于一项复杂而繁琐的工作，要想实现矿山企业的现代化发展，还必须重视采购过程控制、供货商管理、成本控制，从多方面保证物资质量，帮助企业长久稳定的发展。

【参考文献】

[1]张淑珍.煤炭企业物资供应管理的既有问题及解决策略分析[J].中国集体经济,2018(23):37-38.

[2]王震.煤矿企业物资供应管理存在的问题及措施探讨[J].现代经济信息,2014(15):132.

[3]李继鹏.浅谈煤矿企业物资供应管理存在的问题及对策[J].中国外资,2013(21):112-113.