电力工程档案数字化管理探讨

张丹

摘要：现如今，我国数字化发展十分迅速，我国电力企业得到了快速发展，电力工程数字化档案管理工作的稳步开展将能更好地服务于生产实践活动，增加工程经济效益，增强电力企业的综合竞争实力。本文从电力工程数字化档案管理的意义分析入手，重点介绍了一些电力工程档案数字化管理实施策略，符合当前电力工程档案管理的发展趋势，对于今后电力工程档案数字化管理目标的实现具有一定的指导意义。

关键词：电力工程；档案；数字化；管理

引言

电力工程档案数字化管理是随着电力行业形势不断发展,纸质档案数量急剧激增,查阅、检索、备份变得非常麻烦,而且容易出错,传统的档案管理方式己经不能适应高效快捷的信息时代。当前,电力工程档案管理要求标准化、规范化、网络化、数字化,利用现代化技术和设备有效管理各种信息资源己经成为常态,结合公司档案数字化工作实际,就如何加强电力工程档案数字化管理做进一步探讨。

1概念分析

档案管理工作具有服务性、科学管理性及专业技术性等多种特征，因此在管理工作实施过程中需要按照一定原则基于科学管理，为基建、生产及科研等提供服务。档案管理主要包含了以下几方面内容：档案事业规章制度、档案管理体制、档案系统工程建立、档案规章制度与立法、档案标准化规范的而建立、档案业务职称制度的建立与实行等。具体包含档案收集整理、分类、编目、统计、鉴定、保管、利用等工作，归档之前相关文件的积累与形成指导工作，归档后对档案监督检查、补充以及更改等工作。电力工程档案管理是及时准确为企业决策与生产提供服务的工作，集中统一管理是其基本原则，要最大程度上确保档案信息的系统、完整、安全与准确，确保其能够在具体工作中得到充分良好的应用。

2电力工程档案数字化管理途径

2.1新生档案的数字化管理

电力工程档案数字化管理工作的持续稳步开展，要注重结合新生档案的工作需求，提升个性化服务水平，提供高效优质的服务。一是科学开展重要文书档案数字化处理工作。凡是电力工程运行环节中出现的文书档案资料，都要做好纸质档案和电子档案的保存，通过扫描、上传保存在企业内部的档案信息系统中。电力工程的生产建设资料、照片、视频、实物档案，都需要保证百分百的数字化处理。购置专门的管理设备，加强智能库房、数字化图书馆的建设，任何资料进入档案管理系统之后，都需要进行电子化备份处理工作，重视科技档案的建设，良好结合用户的需求，提供专业化、个性化的服务。二是加强档案细节化处理工作，实现全方位的数字化管理目标。按照一定顺序，分批次、分期实施数字化处理，保证纸质档案、重要特种载体档案均能纳入到数字化建设体系之中。电力工程的全过程信息、资料都需要做好纸质文本和电子文本的记录工作，大力推广电子档案数字化档案管理的引用，形成健全的档案管理体系。

2.2重视档案数字化过程管理

找到专业的档案数字化公司以后，不是万事大吉，还要加强过程管理，才能保证档案数字化质量。（１）首先要签订正式规范的合同，合同中要对数字化质量、格式、校验、录人准确性等进行详细的规定，对出现问题时的处理方式和解决办法也要明确，确保扫描过程中不出现歪斜、模糊、漏页、目录与内容不符等质量问题。（２）其次要签订保密协议，以免实施项目的公司将企业档案信息泄露，给企业造成损失或不良影响。（３）最后要加强过程中的校验工作，因档案数量庞大，档案管理人员不可能短期内对所有数字化档案进行查阅校验，可采取抽样校验的方法，与数字化处理工作同步进行，随时发现问题，随时解决问题，确保数字化质量.

2.3提高档案管理数字化水平

电力工程档案数字化管理最关键的是要具备一定的数字化水平，也就是要掌握先进的现代化数字管理技术，为了达到这一目标，必须加大人才培养力度，电力企业要从自身实际出发，通过吸收引进人才、内部人才培训等方式来想方设法提高档案管理人群的数字化水平、信息技术水平，使他们掌握最先进的数字技术，能熟练、灵活地驾驭信息技术，为企业努力培养出既具备数字信息技术又掌握档案专业技术的综合性人才，不断地丰富、充实、扩大企业的人才队伍，为企业电子工程的档案数字化管理提供先进的人才力量。由于信息技术、数字技术正处于日新月异的变化之中，新型技术不断取代旧技术，这难免对电力企业提出了巨大的挑战，要求档案管理人员不断地学习、不断地提升自我、完善自我，这样才能真正为档案信息化管理提供先进的技术力量和人力资源力量。

2.4促进企业信息质量的提升

信息化建设在电力建设中的持续深入，能够在单位部门之间建立完善的涵盖了各类档案资料以及公文的多类型文档库，但是因为这个体系与行政在技术或分工上存在一定的差异性，所以会出现细信息不全面或者孤立的问题。基于此，就必须要要加强电力工程中的档案信息化管控，通过应用参数库及网络对外开放结构，公开分享单位的跨体系与跨部门信息资源，从根本上体征整体服务质量与效率。除此之外，对于企业肉眼电力工程信息化的档案管理产生了不可或缺的关键性作用，其是从电力工程的设计、实施直到竣工的所有环节，进行所有信息资料的记录。当前我国很多电力施工企业已经实现了自动化的档案信息管理，各部门进行单独负责，一定程度上造成了主管部门无法在想要获取档案信息时完整及时的调取各部门信息，加上各不同应用系统存在差异性，增加了审阅与提取信息的难度。所以在企业中设施统一的额档案管理信息系统，能够促进相关部门及工作人员对完整档案信息的有效及时获取与查询，促进档案管理统一性的增强，对企业管理起到了有力促进作用。

2.5实现档案工作与工程项目同步管理

近年来，随着电力事业的不断发展，电力工程项目也在日益增多。由于参建单位多，工期长，而且各个环节所形成的工程档案数量很大、内容繁多，各个环节完工时间存在一定的差异，在某种程度上给工程项目档案的收集带来了很大的难度。因此，要不断加强工程项目档案管理力度，重点将工程项目档案工作同工程项目进程进行同步管理。与此同时，还要将工程项目档案工作有效地纳入到整个工程程序管理中，切实有效地同步做好工程项目各个环节的档案管理工作，这样一来，就能从项目筹划、开工前期就开始进行档案管理，一直到工程项目的竣工验收，进而让工程项目档案形成首尾相接、全程控制的科学记录体系。

结语

电力工程档案数字化管理是社会进步、科技发展的重要产物，在提升档案管理水平方面具有积极意义。全面有效提升电力工程档案数字化管理的整体水平，要注重结合当前档案信息管理工作的开展情况，不断转变和更新管理理念，积极引进先进的管理方式和手段，完善电力工程档案信息管理系统，提供个性化档案管理服务，以及培养专业化的复合型人才，将能起到良好的效果。

参考文献

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