浅析如何提升企业档案管理科学化水平

朱 蔓

摘要：档案作为信息资源，是企业发展和生产实践活动的真实记录，也是各项管理和业务活动中取之不尽的信息源，是立足新时代、适应新形势、取得新发展的重要参考依据。因此，必须把企业档案管理工作纳入重要议事日程，健全制度，规范管理，使档案管理更加科学化，提升其利用效率和价值，为企业发展提供有力支持和保障。鉴于此，本文对企业档案管理工作进行科学分析，梳理管理模式，总结管理模式，以供参考。

关键词：企业；档案管理；科学化

引言

要科学化做好企业档案管理工作，形成档案管理库藏丰富、结构合理、有章可循、有目可查的良好局面；切实完成档案工作的使命，满足各方面的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案在企业建设与发展中的应有作用。

1提升档案管理科学水平的重要意义

随着现代化信息技术的飞速发展，信息资料和数据也急速增长，这就大大增加了管理工作的难度，对其进行有效的管理是档案管理中非常关键的一部分，做好档案管理工作，不断地更新档案管理理念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，同企业经营管理的有机结合，实现企业经营战略，具有深远的影响。企业档案工作做的扎实，一方面为企业决策层及时了解企业整体状况，制定科学有效的经营策略提供准确依据；另一方面有利社会准确认定企业经营状况，为企业与社会组织建立有益合作提供第一手资料保障。

2档案管理的现状及存在的问题

2.1档案管理理念落后于企业发展整体水平

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。长期以来，相当一部分企业对档案管理工作的认识存在一些误区，认为档案整理只是进行简单的记录和抄写、保管的事务性工作，不是主要业务工作，不能给企业创造经济和社会效益，只要“有地存”，不丢失、不泄密、能查找即可。对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，造成企业决策层对档案管理工作不重视，这样也就在选人用人方面导致从业人员相对不专业，对档案管理工作懈怠，对档案资料进行收集、整理、归档等业务不够熟练，致使档案管理工作长期停滞不前。

2.2管理手段落后

在当前企业的档案管理过程中，很多企业没有专门的计算机或者是档案管理的软件。多年来，在进行档案管理的过程中工作人员大多都会以纸质档案为记载主体。很多企业还存在以手抄写的方式，这也就造成在进行查阅资料的过程中的困难和麻烦。在进行档案储存的时候，大多采用的是铁皮柜，不仅占用非常大的空间，还不能对资料进行更加科学和合理的分类。在进行档案查询的时候，不能快速的查找到相关的资料。

2.3缺乏综合性档案管理人才

由于档案管理在企业经营管理中被边缘化，一些企业的档案管理人员自身对档案管理工作没有高度重视，在档案管理中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，没有积累扎实的档案管理专业理论知识和科技技能，因而不能充分发挥档案在企业经营中的价值，档案管理人员的专业技术水平在一定程度上决定了档案在企业的作用发挥，起着至关重要的作用，需要重点关注该问题。

2.4档案管理相对封闭，利用价值低。

由于长期以来传统档案管理的局限性、资源利用平台的封闭性，侧重于档案的收集、归档立卷等整理性和安全保管性工作，无法充分利用档案信息创造更大的经济效益，从而未能向其他部门提供更高质量的服务；另外，企业档案管理部门对档案利用宣传引导不足，决策层对于可利用档案来获取信息资源意识不强，对于可获取的档案信息的途径和方法不了解，造成档案资源利用率不高。

3提升档案管理工作的科学化

3.1强化档案管理理念，严格档案管理程序

一般情况下，我们认为档案工作处于各项事务的末端，实则不然，无数的事实证明，档案工作在很多情况下，都既是前一事件的末端，又是后一事件的开端，要树立档案先行意识，用档案作为其他工作的开路兵，主动参阅相关档案，引领有关工作。首先，要树立科学化的档案管理理念和工作思维，增强依规治档、从严管档的意识。其次，要制定行之有效的科学档案管理规章制度。在收集和整理档案资料的过程中，根据档案资料的性质进行分类管理，同时对档案资料的内在价值进行深入挖掘，建立完善的档案管理系统，使档案为企业发展决策提供重要依据。最后，要牢固树立服务意识。档案管理员只有把自己摆在服务者的位置，才能更好与其他部门实现资源共享，更好服务企业发展大局。

3.2补强传统档案管理机制短板，发挥档案管理数字化优势

档案的基础性整理工作繁琐，劳动强度大，重复劳动多，如何进一步提高档案管理的工作效率是亟需解决的一项重要课题，需要引起充分的重视，一是要实现档案管理同现代科技相结合。充分利用计算机技术、扫描、数字影像、数据库、数字化存储等科技手段，形成新型档案信息形式，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，从而减少手工操作，提高效率和准确率，建立一体化的档案管理工作机制，制定严密电子文件安全管理制度，同时利用者可以查看历史档案的数字化版本，从而减少对原件的损害；二是要把档案数字化建设视为

数字档案建设中强本固基的关键环节。把传统载体的档案经过高科技技术加工成数字档案形式，再通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，从而适应档案信息服务新环境的挑战，提高档案业务部门管理水平，助推效率提升，向客户提供更加优质的服务；三是要把档案信息库建设作为主要发展方向。为加强对档案原件的保护，应当及时对档案进行数据备份，以数字化的形式存储，以网络化的形式连接，以信息化的方式管理，形成结构有序、质量高效、技术安全、资源共享的档案信息库，确保档案服务更加优质、便民，提高企业的办公效率和经济效益。

3.3注重档案管理人才培养，提高工作效率

档案信息的复杂化在无形中加大了档案管理人员的工作压力，另外，档案管理人才的综合素质也会影响到档案管理工作的科学化水平，努力培养尽责、扎实、业务全面的档案从业人员。选择具有责任感的档案工作人员，从源头上把握，主动介入，实时征集，做好前端控制，确定归档材料和范围及要求，细化归档操作流程，及时全面地将经济、社会实施过程和关键资料档案化；扎实把控档案管理实施过程中的关键环节，突出档案专业人员的业务能力，适时开展业务培训、检查、监督考核机制；档案管理人员全面做好档案后期整合利用，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收，分门别类，集中统一管理，以较少的人力、物力、时间完成较高质量或较多的工作。

3.4将档案利用作为档案管理工作的主要目标

要想提高整体的档案利用水平，则需要对档案资料的作用和价值进行了解。档案是前人的智慧结晶，是企业记忆的集合，档案管理工作者重视档案的开发和利用，实现档案资料的灵活运用，用档案中的智慧服务企业发展，将档案资料的价值展现出来。重点是要加快档案资料数字化步伐，利用网络实现档案资源的整合和共享，促进互联互通，力争实现“一键利用”，享受“一站式”服务，要改变服务方式，拓展服务对象，为更多的企业人员提供档案资料服务，以此来满足不同专业群体的应用需求。档案管理人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫，更应着重为利用者提供所急需档案。同时加强库房设施建设，减少外界不利环境对档案造成的损害。适时适应企业发展需求的变化，寻求更为有效的服务途径，例如简化查档流程，优化检索目录，提高查全率及查准率，切实解决档案管理工作的弊端，实现档案资源的便捷利用，充分发挥档案资料价值。

结束语

档案信息是当今社会非常重要的信息资源，只要不断加强档案管理工作，坚持科学化发展，并利用现代化技术手段来提高整体的管理效率，就能实现档案管理信息化建设，更好服务企业发展，为企业经营活动的开展提供保障，创造更多的经济和社会价值，从而实现档案管理工作的自身价值。

参考文献

[1]关蓓蓓.提高企事业企业档案管理科学化水平[J].现代营销(经营版),2018(09):138.

[2]牛芙蓉.新形势下档案科学化管理策略探析[J].陕西档案,2018(04):31-32.

[3]徐兵.档案管理存在问题与完善措施探讨[J].科技经济导刊,2018,26(23):241.

[4]赵冬.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].中外企业家,2018(20):113.

[5]陈立军.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].科技创新导报,2018,15(17):173-174.

[5]杨静.怎样加强档案管理工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报,2018,15(17):173-174.