浅析电子档案管理在火力发电厂中的应用

朱燕文

摘要：随着现代信息化的迅速发展，各行各业都在逐步建立起完善的信息化，以此为工作提供良好支持。火力发电厂中拥有大型机电设备，各类设备资料对于火力发电厂的运行、改造等有着极为重大的影响，为此，本文对火力发电厂中电子档案管理应用进行探究，以期为火力发电厂发展提供信息支持。

关键词：火力发电厂；电力档案管理；应用

现代火力发电厂在发展过程中，是需要与现代技术发展相结合的，只有保证火力发电厂中技术先进，才能使发电效能良好、经济效益良好。但因为运行或改造过程中，火力发电厂存在资料繁杂、系统性差的原因，导致火力发电厂存在较多隐患问题^[1]。由此便需要在火力发电厂中应用电子档案管理，使信息保证完整性和易检索，提升信息使用效率。

一、电子档案管理概念

电子档案是易于理解的，即是指应用现代信息技术、数字技术，将档案存储在计算机或者云端中^[2]。档案是指某范围中的生产和发展记录，如火力发电厂档案，即是指火力发电厂从建设到应用的阶段，档案管理并非是固定的，工作内容会随着发展持续增加，是某范围或某区域从产生至发展的记录。以往在生产过程中，多是应用纸质档案，管理中也带来了较多不便，比如受潮、损毁、遗失等，同时随着时间延长，各类档案增加使管理工作量与日递增。电子档案在应用中，只是电脑上的一个程序，用局域网或者互联网就能对其进行管理，不受范围、区域影响。同时，电子档案在应用中也极为便利，可以实现关键词检索，快速找到目标文件，且存储不易损坏，能够保证档案的完整度，极大提升档案管理、使用效率。

二、火力发电厂电子档案管理现状

1、资源整合度低

目前来说，在资源整合上相对不足，对于资源的利用效率差。目前档案管理，多为分散管理、多头管理，有主管部门进行管理的，也有单位自己管理的，非国有和国有档案都没有进行要求、规范的统一。企业对于资源整合并不关注，对于信息流通而言没有提供支持，无法实现互利共享。

2、档案材料问题

由于较多问题，导致档案在准确性、客观性和完整性上相对较差。导致此类问题发生的原因含有人员态度不够严谨、机构人员变动过于频繁，从而使档案记录连续性差，甚至出现误记、漏记等问题，对于档案管理的严肃性造成了极大破坏。

3、软硬件不足

目前多数档案室，都存在设备简陋、陈旧的现象，管理也较为腐化，尸位素餐，档案室中防潮、防蛀等无法稻城相应要求。实际档案管理中，只重视档案的存储，对其应用和准确性都没有过于重视，进而导致单位相关档案信息都无法流通，形成了信息的浪费。

4、档案管理人员素质低下

档案管理具有较强的规范性与政策性，要求管理人员具有较强的业务能力和道德素质。但就目前来说，档案管理人员中，有少数没有得到专业化的培训，业务水平存在较大限制，且有兼职的现象，容易发生顾此失彼、错漏百出的现象。

三、加强活力发电厂电子档案管理应用策略

1、培养电子档案管理人才

随着现代科学技术、社会发展进步，档案管理中的工作环境、任务、管理模式和服务对象都产生了极大的改变。档案管理从以往记录和保存活动的证据，改变成现在证据实时产生，以此使活动本身得到依据和证据。档案管理中的人员从以往资料记录和保管和整理人员，变成了档案形成中的干预者。因为这种变化，要求档案管理者工作中调整工作思路，以此适应信息化时代的冲击。因此，要重视档案管理人员的培养，使其能够掌握进步的科学知识、技能知识，并掌握其为社会提供更加良好的服务。另一方面，也要加强现有人员继续培训，根据现有人员知识结构来进行培训计划和目标的制定，定期对现有人员进行全面化的业务知识考核。电子档案管理中，也需要进行档案信息化系统建设，需要有多专业、多部门合作、协同展开。

2、加强电子档案规范化管理

现阶段而言，电子档案系统需要进行规范化、标准化的管理，自身存在应用软件多样、管理理念滞后的问题，导致电子档案系统应用效果差。在现阶段中，最为主要的矛盾在于管理环境没有充分得到发挥，还有较大的完善程度。对于该问题而言，要在系统建设上进行改变，不再拘泥于计算机系统管理，要概括各个环节和方向。进行整体电子档案的管理中，最为重要的便是规范化，要建立完善的标准体系、方案，促使整体电子档案活动得到保障。档案标准及规范是系统化的项目，要进行档案系统建设，必须要对此进行保障。

3、做好数据库建设

在目前而言，信息自动化档案系统逐步从文件处理改变为信息化管理，而该阶段最为重要的便是数据库建设。进行数据库建设和开发，是推进档案信息工程最为关键的内容，也是整体工程的主体内容。数据库是指以目前信息技术进行资料的科学管理和便利运用。进行数据库建立是持续化的任务，同样是从整体到细部、从个体到群体渐进的一个过程。在进行数据库的建设过程中，要保证领导人员重视，同时计算机技术人员要与档案业务人员合作、协同；要面对应用要求进行数据库的建立，要对重点突出，单一的数据库要向着系统化发展。

4、电子档案管理体制改善

电子档案管理中，管理体制要保证高度集中化的效果，同时能够便于使用。但在目前火力发电厂电子档案管理过程中，与此恰恰相反，存在严重的分散化，主要是因为档案管理活动是以各个专业为基础来发展的，系统建设中也是以微机起步。因此在进行管理体制改善中，需要进行分散化问题的解决，管理制度上对专业技术的标准性、规范性提供保障，对于硬件和软件的应用、各专业办公自动化等都要将其作为电子档案信息化管理的内容中，以此达成集中统一管理不能自行进行独立的系统建设，避免发生资源浪费和信息分割的现象。原始的管理措施上，对于电子文件形成和处理以及归档、电子档案存储和利用等，都不能提供完善的保护，可能会导致信息发生丢失、被更改的问题，因此，要保障信息安全技术的应用，更要保证管理措施的应用。管理制度上要保证严密、合理科学，各个环节上对信息失真隐患进行预防，以此保障电子档案的真实性、原始性。

5、电子档案管理全过程管理

进行电子档案过程管理中，首要保证信息安全性，由此要加强档案在制作过程中的管理以及人员管理。电子档案在制作中，存储及检索和传输等，都是由人进行控制的，这也要求电子档案制作、管理中进行规范化管理，要有明确、统一的档案格式要求。在此中，要有专人对档案制作进行审查，避免档案不规范、不标准现象的发生。审查制度要保证完善，能够从源头上对审查效果进行保证，为电子档案的真实性及原始性提供保障。人为因素是受到较多因素影响的，对于人员管理仅仅依赖于审查制度并不能够完全保证，还需要进行其他要求提出，要有有效的管理措施。此外，也要加强人员教育，促使电子档案编纂人员、管理人员的责任心提升，使其具有恪尽职守的品格，高尚的职业道德，保证在工作中一丝不苟、精益求精。这也是保证档案真实性及原始性的源头。此外，在进行电子档案的归档过程中，要对存储载体提出严格的要求，同时进行保护措施的明确，要使载体能够为档案的原始性、完整性提供保障。电子档案长期保存中，也会有载体转换的要求，这一过程重要保证工作的细致，预防出现信息损失问题。

结束语

随着现代互联网的快速发展，信息化成为社会重要的发展趋势，为此也要求传统的档案管理向着电子化档案管理发展。本文对火力发电厂电子档案管理进行了探讨，以期为现代火力发电厂发展提供借鉴。

参考文献

1. 李彦.浅议火力发电企业数字化档案管理[J].科学与信息化,2018,000(001)166-167.

2. 安宗强.浅析高职学校档案管理中电子档案的应用管理[J].中国管理信息化,2018,021(022):147-148.