浅谈文印工作宗旨与改革

崔志琴

摘要：政府机关文印是印刷行业内的一个特殊群体，机关文印工作对印刷任务有迅速、准确、优质、保密的要求，而传统的胶纸印刷方式需要经过很多环节的操作，在迅速、准确和保密上均在很大的困难，且从机关文印工作的实际出发，机关文印工作往往是小批量且时间紧的印刷任务比较适合应用数字化的印刷方式，但是新技术的蓬勃发展还需要面临挑战，可以说是机遇与挑战并存的环境。

关键词：数字印刷； 文印；效率提高；

随着科学技术水平的不断进步，数字化印刷逐渐进入人们的视线之中。与传统的印刷方式相比，数字化印刷在印制小批量，对印刷质量要求较高的任务上具有非常明显的优势。采用数字化印刷技术承担政府机关的文印工作，可以提高政府机关文印工作的效率，同时解决了传统印刷方式应用于机关文印工作中的弊端。

一、机关文印工作特点及传统印刷的问题

政府机关的文印中心主要担负的是印制机关所需的相关文件，主要包括领导讲话稿、简报、文件汇编、法律法规汇编、通信录及各类证件等。由于目前提倡机关工作提高效率，使得机关文印工作呈现出了新的特点，这些新的特点主要是一下几个方面：

1.需要印刷的文件多。近几年一直倡导政府机关在精简文件上下功夫，但是目前的实际工作中还有很多需要印发的文件，加上处理其他工作，政府机关的文印中心需要印制的文件种类很多。

2.单一类别的文件的印刷数量少。现如今随着无纸化办公的不断提倡，机关办公自动化程度已经大大的提升了，很多文件已经采取网络发送的形式，因此在一般情况下单一类别下文件印制数量已经大大的减少。

3.工作时间紧。一般情况下机关文印中心接到的印制工作都属于急件，尤其是到年底工作总结的前夕甚至有不少特急文件，所以文印中心的工作往往时间紧迫。

4.对印刷质量要求提高。目前机关文印工作对于印刷质量的要求也在不断的提高的，印刷的文件或其他产品已经有了向高级化发展的趋向，很多印刷产品都要求彩色印刷和装订精致。以上是政府机关文印工作在新时期下的特点，而传统的胶纸印刷在流程和作业方式上已经很难满足现在机关文印工作的要求，下面简要介绍。传统的胶纸印刷承担政府机关文印工作的流程是：政府机关的相关部门将书面或是电子版文档作为原稿提供给文印中心，文印中心通过排版输出小样，对小样校对定稿后输出胶片，然后通过手工拼版和机器晒版、冲版后上胶印机进行印刷，之后进入装订工序则需要进行分页、折页、配页、骑订或胶粘，最后一步将产品裁切成成品交付客户单位。这是胶纸印刷的整个流程，从这个流程中可以看出胶纸印刷在印刷过程中生产环节很多，工艺流程复杂，不但需要使用很多劳动力且生产效率低、文件的保密性差。应用于机关文印上则很难产生经济效益且会有生产成本高，生产周期长的弊端。

二、文印室的作用,是在为教学和管理

服务中体现出来在进行教学、行政管理时,要运用文字材料来传达意图,这就需要进行文字处理。文印工作是文字处理的一个重要环节。如果能保质保量地按时完成打印服务,就为其后的如用印、上报、下发、交流、归档等工作赢得了宝贵的时间,并休现管理和教学的效能。具体来说她的作用体现在以下几个方面;

1.打印是印制文稿的重要手段。它在质量上同手写稿相比更加美观规范,便于阅读和传递。打印虽是传统的方法,但在办公自动化未全部实现的今天,要把文稿制作成休现领导意图和管理需要的各种文字材料,变成行动的依据,确是一种不可缺少的手段。

2.打印方便、灵活,数量上从几份到上千份都可以,时间上有的可随到随打印,按轻重缓急之分,只要开动打字机和油印机即可。和铅印相比就较灵溉,它更易于为行政管理和教学管理所支配。

3.打印及时、保密。由于打印操作简便、程序简单,撰稿人员可随时同打印人员直接联系,及时纠正已发现的错误和解答打印中的疑问,从而提高文稿的时效和准确度。打印涉及的人员不多,利于稿子内容的保密,利于管理工作深入开展。

三、加强机关文印工作管理，提高文印工作效率

虽然数字化印刷具有非常明显的优势，但是由于设备的生产技术一直以来都是由外商垄断的，几乎大部分的数字印刷设备进入中国市场之后都出现了“水土不服”的情况。在机关文印方面水土不服的情况更加明显。这也就是数字化印刷所面临的困境，目前数字化印刷在政府机关文印方面所要面临的问题及对策。

1.数字印刷设备投资大。根据目前的市场情况来看，数字化设备的投资往往很大，一般的设备一次性投资最少要几十万，而生产型的数字印刷设备则需要上百万甚至是上千万，不但设备投资大且数字印刷设备折旧速度也比较快，这就使得政府机关选择数字化印刷时需要承担更大的负担，这也就是数字化印刷设备进入政府机关文印部门的重大的障碍。

2.数字印刷设备自身存在的问题。由于我国国情的现实情况，政府机关的文印工作存在需求量的高峰期，一般在年度重要会议期间对文印的印制数量需求很大，这就对数字印刷的生产力问题产生很大的挑战，特别是在国家重大会议召开的年份，政府机关文印工作对数字化印刷的工作效率要求更高。除此之外，数字化因数设备的纸张适应问题是数字化印刷的重大问题。我国政府机关在用纸的规格方面有着一定的要求，而数字化印刷设备在实际的使用过程中常常会出现因为纸张的适应性不良的情况影响设备的正常使用，很容易对文印工作的时效性产生影响。还有数字化印刷的正被套精准问题，一直是数字化设备所亟需突破的。

3.政府机关文印部门现有管理问题及改善对策。数字印刷进入政府机关文印部门所要面临的挑战还有政府机关的管理问题。比如所在的文印室过去是两个人，现在是一个人，非常繁忙，一个人干两个人的活，时常加班，不计报酬。这就需要领导加紧协调提出解决办法，保证工作质量。在科技快速进步的今天数字化印刷的发展面临着前所未有的机遇，然后再机遇的背后隐藏的是挑战，如何更好地发挥数字化引述的优势来更好的服务政府机关的文印工作，让数字化印刷技术在政府机关演绎出时代的科技强音，还需要对数字化印刷所面临的问题和挑战进行分析，加以解决，这是数字设备的制造商、经销商及相关的政府机关需要共同探讨的地方。试图给出一个解决问题的粗浅的方案。首先，数字印刷设备生产商需要进一步提高生产技术水平。制造商应当针对数字印刷设备本身存在的问题加以改进，并通过改进生产技术工艺和流程，以便能够降低设备的生产成本解决政府机构引文投资巨大而不能采用的问题。其次，完善设备的售后服务体系。由于政府机关文印工作的特殊性，很多文件对印刷的时效性具有很高的要求，因此设备故障对于文印工作的进行具有很大的影响。如果设备的制造商能够完善售后的服务体系，做到故障的快速解决，那么对于数字印刷进入政府机关将会大有帮助。最后，明确政府机关文印工作的职责。文印部门是保障政府机关运行的重要部门，所以在文印部门的改革过程中要明确文印工作的地位，始终坚持“保障为主，经济效益为辅”的原则，那么如果更好的开展文印工作应当是文印部门考虑首要问题。数字印刷的优势能够有效的提高政府机关文印效率，真正做到迅速、准确。当然节约用纸始终是必要的。废纸利用时一面纸用完不丢掉，下次再用另一面。文件排版紧凑，复印材料尽量复印成正反面。这样可以节约用纸，提高效率。此外文印工作相关人员要做好保密工作，复印过的文件底稿及时销毁。牵涉保密的文件内容，绝不外传，不该说的话不说。

总之，随着未来科学技术的不断发展，数字印刷的未来将是充满光明的，要想使数字化印刷真正的走入机关，需要相关部门的不断努力。

参考文献：

[1]周为群.浅谈文印工作宗旨与改革分析.2018.

[2]杨红艳.探讨文印工作宗旨与改革.2019.