新形势下提高机关档案管理工作水平探究

黄泽霞

摘要:做好档案的管理工作有利于工作的日常进行，也有利于单位的良性发展，对于单位的日常管理和员工的评选、晋升具有重要的作用。在过去的几十年，大多数单位的档案管理比较杂乱，出现很多档案无法查找的情况，这也是当前机关档案管理工作中遇到的难题。针对以上现象，笔者提出自己的看法，旨在共同寻找合适的方案，改善机关档案存在的问题。

关键词:机关档案；档案管理；提高管理；思索与探究

引言

随着经济与社会的高速发展，文书处理和档案工作等发生了巨大的变化，对档案工作者提出更高的要求。但是机关档案意识较弱、档案归档立卷不规范、信息化建设相对滞后等问题阻碍档案管理规范化建设进程，面对不断增加的档案数量和日益丰富的档案形式、内容以及持续扩大的档案信息服务对象，怎样规范开展档案管理工作，提高档案管理水平，是机关档案工作者的重要课题。

1机关档案管理规范化建设的重要性

机关档案指的是机关从事各项工作形成的真实记录，工作人员参考这些工作记录可以预测今后开展工作的方向，并从中借鉴工作方法和经验，维持国家政策的施行和社会秩序，保持国家决策的有效性、连续性，起着不可替代的凭证作用。换言之，机关档案是原始记录，如实反映机关在实际工作中的艰辛和取得的成果，对科学开展机关工作有重要意义，通过完整的档案可以了解机关工作的基本发展脉络，及时发现问题并总结经验，是宝贵的信息资源。当然，机关档案的重要价值在于挖掘及利用档案信息的效益，只有规范管理档案，才能做好信息挖掘利用工作，体现机关档案的价值。机关档案工作者研究档案管理的规范化建设不但有助于机关完善记录、有效运转，还为充实馆藏档案资料打下基础，为国家积累档案财富，为人们提供原始凭证，为机关提高档案管理水平、建设和谐社会提供有效服务。特别是随着机关工作任务日益繁重，规范化的档案管理是机关提高工作质量的重要保障。

2关档案管理工作存在的问题

2.1档案管理人员的综合素质较差

在当前的机关党委中，档案管理多数是退休人员或劳动能力较差的人担任的，这些管理人员要么年龄较大，要么专业素质较低，对于档案管理岗位的责任感和使命感十分欠缺。这些档案管理人员在单位的工作方式多为死板的机械工作，对于档案的整理仅仅是保管好或者记录好档案的借调往来记录，对档案没有明确的分类和有效的管理手段，很容易导致档案的丢失或是损毁，在需要借调档案时需要花费大量的时间去寻找，十分麻烦。对于当前的档案管理人员来说，他们认为档案管理岗位是十分简单的，因此没有在这个岗位花费大量的时间去思考，对于岗位的更新欠缺实际行动。在信息化和科学化的当下，很多工作岗位开始使用科技信息改变工作方式，但是大多数管理人员年龄偏大，素质偏低，无法适应新技术的使用或是学会现代化工具的使用，因此在档案管理中较为落后。

2.2档案管理制度不健全

随着工作的进行，很多在工作中没有妥善解决好的问题逐渐暴露出来，特别是管理制度，如果管理制度不健全，阻碍工作的有序进行，当前的档案管理工作存在这种情况，没有制定完善的档案管理规定和制度，会导致档案的管理出现不可挽回的局面。大多数单位对于档案管理没有完善有效的管理制度，在日常工作中，机关单位对于档案的重视程度不够，认为档案管理只是一件小事，因此对于档案管理工作没有明确划分界限，没有明确要求档案管理的具体工作职责，也没有明确专人管理专门的档案类别，这样导致后续档案借调时可能出现没有登记好往来记录的情况，也会在后续档案出现问题时无法进行追责，对档案的管理是十分不利的。档案管理制度的不健全还有一个原因是当前的机关单位有些沿用旧的管理方式，以领导的想法为主要工作内容，领导对于有些档案的借调并没有按照档案管理方式明确登记好，最后导致档案丢失或损毁，无法进行追责。

3加强机关档案管理规范化建设的措施建议

3.1提高档案意识，规范机关公文制作

在机关档案管理规范化建设中，首先要做的就是提高档案意识，将档案管理规范化建设纳入机关管理议事日程。所以机关要通过多种形式和渠道深入宣传、贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》等，使档案管理规范化建设和机关其他工作同步部署、实施、考核，解决档案管理不规范的问题。与此同时，加快依法治档建设进程，利用法律赋予机关的行政执法权力，保证落实档案管理规范化建设工作；大力宣传档案管理规范化建设的意义，将其变成机关基础工作不可或缺的部分。尤其要强化机关公文制作管理的规范化建设，因为公文制作质量的优劣不仅决定着公文自身的质量，还直接影响着档案的质量，是档案管理规范化的重要影响因素。

3.2提高信息技术利用率

通过各类媒体终端、手机、平板等，利用各类应用软件，创造全方位的服务工作。在此过程中要注意不同的档案管理机制，有着不同的建设标准，因此在构建信息网路系统的时候，要依照相应的资源体系来进行。另外，在进行合理的操作数据库选择上，应保证对基本建设成本的供应保障，通过其相应的时间调整，从而确保对信息传递的精确性保障。对于数字档案的规格管理，其实际的数据目录，其实际的服务体验，也有了较大的成本规划。最重要的是利用信息技术，来规范档案管理。比如一些具有重要价值的文献、资料、视频、图像等资料、凭证可以使用不可擦除型光盘，以免计算机系统及网络系统出现故障时导致信息的丢失。

3.3制定完善有效的档案管理工作制度

制定完善的管理工作制度是每个公司或者单位都必须要做的事情，只有完善管理规定，才能合理约束工作人员的工作态度和工作行为，才能保证工作的有序进行。在档案管理工作中，制定严格完善的工作管理制度，能够优化管理人员的工作习惯和工作职责，对于档案管理中出现的问题有一个详细的解决方案，对于在档案管理中需要进行的工作有明确的流程，能够减少管理人员的工作失误和加强其他同事对于档案管理人员的工作配合。

3.4配置软硬件工作设施

配备软硬件工作设施是保证工作有序进行的条件，工作设施决定了工作进度，良好的工作设施会促进工作的展开。在档案管理工作中，庞大的档案文件会造成管理人员工作缓慢以及出现大概率的错误等情况，因此机关单位需要借助先进的软硬件设施来满足日常档案管理工作的需求，实现工作的有效管理和提高工作效率。在信息化技术快速发展的今天，有很多软硬件值得我们纳入档案管理工作中：首先，可以采用电脑管理技术，对档案管理文件进行登记，这样比较方便文件的检索和查找。其次，配置专门的档案库房，集中保存和管理文件，这样不仅方便档案管理人员对文件的保管，而且便于文件储存。

结语

在信息化时代，借助先进的科学技术开展工作已经成为工作潮流，提升了各行各业的工作效率，在机关单位的档案管理工作中，要及时转变旧的工作观念，逐渐由传统的手工工作走向了技术革新，逐渐走向精细化、信息化、科学技术化，这是时代的进步，也是档案管理工作的美好时代。同时，对于档案管理人员，要不断进行技术提高教育和思想态度教育，使档案管理工作在时代的变化下脱颖而出，大力推动档案管理工作的开展，更好地促进社会各行各业的进步，促进社会的发展。

参考文献

[1]白杨.新形势下提高机关档案管理工作的思索与探究[J].中国新通信,2019,21(19):145.

[2]张越萍.做好机关档案管理工作的实践与探索[J].管理观察,2019(25):66-67.