档案分类法在林业科技档案管理中的应用

月热尼沙 ·达吾提

摘要：林业科技档案，是林业档案管理的一个组成部分，林业科技是林业工作的一个重要组成，是推动林业发展的重要组成部分，也是大农业的重要组成部分。在现代农业建设、维护国土生态安全、促进经济社会可持续发展等方面肩负神圣使命，理应发挥重要作用。基于此，本文主要对档案分类法在林业科技档案管理中的应用进行分析探讨。

关键词：档案分类法；林业科技；档案管理；应用

1、前言

林业科技档案承载着林业科研和林业工作的发展历程，贮藏着丰富的林业科技信息资源，镌刻着林种、苗木、花卉生长轨迹和进化演变过程，是林业科研工作的宝贵财富，是推动绿色崛起的技术支撑，是国家生态文明建设的重要组成部分，收集、整理、编目、保管、统计、鉴定林业科技档案对推动林业科技发展至关重要。

2、正视林业科技档案管理存在的现实问题

当前，林业科技档案管理存在五个方面突出问题。一是设施落后。从档案保存方面看，纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像，档案管理现代化水平低，很多单位只是简简单单地把档案信息要素录入计算机，在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑，严重影响科技档案管理水平。二是科技人员存档意识淡薄。部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,上交档案的积极性不高，不能够主动配合档案管理人员工作，致使档案管理难以顺利开展。三是管理者专业技能低。随着人事制度改革、机构调整、竞争上岗等因素的影响，很多工作人员没有经过专业档案管理知识培训，对科技档案管理工作程序不了解，导致管理人员对档案工作重要性认识不足，影响了林业科技档案管理质量。四是规范化程度不高。有的林业部门对林业科技档案管理认识不足，对科技档案资源运用不够，存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题，致使档案管理水平层次低。五是管理体系不完善。尽管很多林业单位设立了专职或兼职管理人员，但管理体系不够健全和完善，缺少专业的林业科技档案管理制度，存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。

3、切实遵循林业科技档案管理基本规范

林业科技档案管理有其自身的特点和规律，其基本规范体现在四个方面。一是归档范围。按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。二是归档形式。林业科技档案的归档形式主要有文字文件、图纸文件、图形文件、图像文件、多媒体文件、数据库文件、光盘、磁盘、磁带、声像资料、审定证书、品种审定文书、转基因安全评价证书、获奖证书、专利、规程等16种。三是分类方法。对林业科技档案的分类分六步走，即：工程项目分类法、产品设备型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类法。这六种分类方法虽然各有不同，但遵循的原则是一致的，就是便于查询利用。四是日常管理。按照《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案管理条例》，建立健全档案人员岗位责任制、档案复制制度、档案查借阅制度、档案库房管理制度、档案立卷归档制度、档案史料编研制度、文书材料归档制度、档案移交制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度、档案统计制度，以严格的制度管人管事。

4、林业科技业档案管理工作的探讨

4.1健全林业基层单位林业档案管理机制

林业科技档案键全，会给林业建设带来诸多方便。相反，如果不重视对档案工作的管理，会给林业事业建设带来不便甚至是损失。随着信息化的发展，为了增强林业科技档案室的竞争力，需要馆藏特色档案。大量事实证明，必须按照国家档案管理的规范，重视林业科技档案的开发利用，充分利用网络资源，加大特色档案收集力度。

4.2为林业生产，扩展服务功能提供保障

林业科技室作为专业的档案室，要与社会公共信息建立互联互通关系，要利用网络及计算机技术加大对相关信息的收集力度，增强信息采集能力、加工能力，突破馆藏的局限。使林业档案室不仅对用户能提供客观凭证，而且能提供现行的有序信息。

4.3完善相关法律法规

在档案馆进行现行文件利用服务时，在提供现行文件服务的授权、要求现行文件进馆的依据、接收现行文件进馆的时限、提供现行文件服务的主体等问题上与现行有效的档案法律、法规存在的冲突。因此，应不断探索与创新档案服务机制、并选取适当的时机修改已有的法律、法规或重新立法，将探索与创新的积极成果合法化。

4.4创新林业科技档案服务机制

创新林业科技档案服务机制，更好的为政府决策服务、为林业日常工作服务、为公众服务，是林业科技档案部门当前以及今后一个时期内的工作重点。要使各项服务细致周到，内容与程序不但合情、合理、而且合法，就必须处理好依法行政与创新档案服务机制之间的关系。开展档案整理、寄存、抢救、数字化、咨询服务和技术保护业务，密切林业科技档案室与管理、建设、规划各部门的合作关系，扩展面向社会的档案中介服务，同时积极建立“热线联系”渠道和协作网络，主动了解大型活动和重要项目等的建档、利用、开发需求。

4.5强化服务意识

林业科技档案工作必须正视时代的要求，立足现实，获得应有的社会地位和更大的发展空间，实现林业科技档案的自身价值。必须规范服务工作程序，充分挖掘林业科技档案资源的利用价值，不断提高服务工作的质量和水平，提升档案利用工作的科技含量，不断深化档案服务的广度、深度，从互联网、公务网、城域网三个层面提供便捷的档案技术信息服务。

4.6开发利用，不断拓展科技服务的职能

各单位要积极探索利用科技档案信息，拓展服务领域，努力使林业科技档案成为林业科技部门的好帮手，农牧民致富的好顾问。一是对农牧民有关的科技信息、致富信息进行系统开发，汇编成册，以送科技下乡等途径和形式，为农牧民提供优质有效的信息服务。二是各单位要主动了解本地区、本单位林业科技发展特点，结合利用需求，主动挖掘林业科技档案信息资源，分析、编辑林业科技参考资料，为林业生产和科研提供准确翔实的参考。三是建立和健全档案检索工具，提高档案信息查准率和查全率，及时提供林业科技信息。四是对档案利用效果跟踪问效，通过利用效果反馈，研究和分析档案的利用规律，不断改进和创新服务方式方法，推动林业科技工作的深入开展。

5、结语

在林业发展过程中，科技档案的管理工作起到十分重要的作用，我们必须对此起到足够的重视，并且采取一系列措施加强林业科技档案的管理力度，使各种档案能够得到更合理的利用，这样才能为林业发展提供更多有效的信息。以上我们详细的介绍了加强林业科技档案管理工作的方法，比如说提高对档案管理的认识、完善档案管理机制、合理的利用各种先进科技等等。希望这些建议能够促进我国林业科技档案工作的发展，使其能够更好的满足我国林业发展的需要，从而促进我国林业的全面发展。

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