加强事业单位档案信息化建设的意义与路径简述

月热尼沙 ·达吾提

摘要：档案信息化建设是事业单位档案管理工作的必然过程，随着社会的不断发展，事业单位必须紧跟时代的脚步，及时转变管理意识，积极发挥信息化技术的优势，加强对档案管理的创新及改革，从整体上推进事业单位档案信息化建设。本文探讨了加强事业单位档案信息化建设的意义与路径。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；意义；路径

在当前信息化时代的迅猛发展局势下，事业单位应立足于当前局势针对传统档案管理工作进行优化与升级，将信息化服务体系应用到档案管理建设当中，实现档案的信息化、网络化、数字化，从而更好地为事业单位管理贡献力量。

1 加强事业单位档案信息化建设的意义

1.1有利于事业单位档案资料的永久性保存

在传统的纸质档案管理工作过程中，因为纸质档案非常容易受到季节以及天气的影响，如果存放档案的环境稍微潮湿的话，就会使纸质档案出现发霉的现象，这样无法对纸质档案进行长久性的保存与管理，甚至可能会导致丢失重要的信息，并且查询信息时既费时又费力。事业单位对档案管理进行信息化建设，能够将档案进行备份，并且储存于电子磁盘中，这在极大的程度上节省了档案储存的空间，并且不会因为季节或者是天气的原因发生档案信息丢失的情况，能够保证档案资料信息的完整性，从而达到事业单位档案资料的永久性保存。

1.2有利于事业单位有效地管理档案信息

在传统的纸质档案管理工作过程中，纸质档案信息资料众多，档案管理的工作非常繁杂，并且进行纸质档案管理工作的程序较为繁杂。事业单位在建设档案信息化管理之后，可以通过在数据库中输入关键的字或者是词语，便能够快速查出所需要的档案资料信息，程序简单明了，还不会对其他的档案资料产生影响，在极大的程度上有利于事业单位进行档案信息资料的有效管理。

1.3有利于提升档案的职能

事业单位对档案进行信息化建设之后，将纸质的以及传统的人工录入形式转变为信息化平台的电子录入形式，使得档案的职能发生了一定的转变，由之前的传统档案保存以及使用转变为了现在档案信息资料收集、管理以及储存等，从而在极大的程度上促进了事业单位档案管理工作的可持续发展。

2 加强事业单位档案信息化建设的路径

2.1健全档案信息化管理机制

事业单位档案信息化建设离不开科学的规划，由于事业单位各个时期的发展状态和目标存在一定的差异性，因此需要根据自身的实际情况来制定档案信息化建设总体计划，并将总体计划进行分解，扎实推进工作。同时事业单位还要建立健全内档案信息化管理体系，基于自身情况来制定科学合理的档案信息化建设标准和规范，进一步提高档案信息化建设的水平，促进事业单位档案信息资源的高效利用。

2.2加大投入，强化基础保障。

信息化建设和档案科学管理运用是事业单位管理水平的重要指征，在这方面事业单位应该加大对档案信息化建设的基础投入。基础设施是档案信息化建设必不可少的物质条件，事业单位档案信息化建设的硬件设施就包括档案数据的储存、开发和利用的硬件，如计算机、网络设施、大容量加密储存器、数码照相机、摄像机及图文扫描仪等设备，还有与之相配套的存储、检索、展示等场地馆所。除了基础设施硬件，专业的档案信息化建设与管理队伍是提升与推进这项工作必不可少的“软件”，档案信息化管理工作要求从业人员不仅要掌握传统的档案管理知识技能，还要能熟练运用计算机、网络进行数据录入，应用大数据技术构建档案数据库，运用现代传媒技术制作图文并茂的“电子档案”，运用相关领域的专业知识去做好信息化系统的维护与更新等。针对当前较多事业单位缺乏高素质专职档案管理人员的现状，除了重视引进档案管理和计算机专业的高层次人才，还要定期对这支从业队伍进行培训，包括专业知识、实践技能和保密方面的教育与提升，建立良性的人才发展与晋升机制，不断为新时代事业单位档案信息化建设注入源头活水，激发创新活力。

2.3逐步推进档案信息资源数字化

在档案信息化建设工作中，档案信息资源数字化是较为重要的一项内容，同时也是事业单位档案管理模式创新的重要的前提和基础。具体需要通过运用先进的技术手段来推进档案信息的数字化转化，并通过构建完善的档案信息数据库，实现对数字档案信息资源的有效存储，为后续查询和检索提供更多的便利。在事业单位日常工作中产生的大量电子信息材料，可以利用计算机将其转变为数字化文档进行存储，并针对不同的载体的档案信息进行数字化处理，转化为电子档案。对于上级或是其他单位父老乡亲过来的档案公文相关资料，在对其解密处理后即可以转变为电子档案。并通过建立档案信息管理系统，实现对档案信息的高效管理，为档案信息化建设工作的开展提供良好的条件。

2.4加强档案资料挖掘开发工作

在当前事业单位都开始重视档案信息化建设，但在实际工作中过于侧重于硬件方面，针对于档案信息资源的挖掘开发还相对滞后。基于大数据时代背景下，在当前事业单位档案信息化建设工作中，对于档案信息挖掘开发提出了更高的要求，因此宜将档案信息的挖掘开发作为核心内容，针对现有档案信息资源进行有效整合，并针其纳入到统一的系统中进行集中管理，并加快构建完善的档案管理体系，实现档案信息资源挖掘开发工作的有序推进。在实际事业单位档案信息资料挖掘开发工作中，需要针对零散档案信息进行分类处理，进一步保障档案信息资源挖掘开发的质量，从而实现档案信息的高效利用。

2.5完善档案大数据管理平台

大数据时代背景下，档案标准和数据开发是较为显著的特点，在这种情况下事业单位要重视对现有档案信息进行整合，具体通过建立大数据管理平台，实现对各部门信息资料的集中管理，并对相关行业领域的信息资料进行整理。事业单位可以利用大数据管理平台来收集、整合和共享档案信息资源，并利用大数据技术来推进档案信息可视化，针对档案信息进行对比分析，并借助于大数据管理平台来对各种档案信息资源进行直观展示，这样事业单位领导层能够更好的掌握档案工作的内容，使档案信息能够为管理层各项决策提供重要的数据支持，确保管理决策的科学性和合理性。

2.6提高档案管理人员的综合素养

在当前事业单位档案信息化建设工作中，对于档案管理人员综合素养具有较高的要求。作为事业单位档案管理人员，需要重视自身综合素质的提升，这样才能更好的与新时期档案工作的发展需求相适应。当前档案管理工作难度不断增加，这就要求档案管理人员要重新定位，并对档案管理工作有一个深入的了解，认识到档案信息化建设对于事业单位发展的重要性，在实际工作中要提升自身的责任感，具备良好的职业道德素质，勇于在工作中进行创新。同时事业单位还要重视对档案管理人员的培训和再教育，定期开展多种形式的档案管理人员培训，使档案管理人员能够更好的掌握科学知识和信息化技能，积极对自身知识结构进行更新。并通过定期的集中学习，为档案管理人员提供一个能够相互学习和交流的平台，促进档案管理人员专业知识和专业技能水平的提升。

总而言之，事业单位的发展对我们国家的整体发展产生着至关重要的影响，因此，事业单位应该充分利用信息技术加强自身的档案管理工作，紧跟社会不断发展的脚步。

参考文献：

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