大数据时代人社档案管理的有效措施研究

郭晓丁

摘要：随着信息技术的不断发展，人们的思想以及工作方式发生较大的改变。人社档案管理主要是社会管理系统的重要组成部分，在大数据时代的影响下，逐渐跟紧大数据时代的发展，才能提高人社档案管理水平。本文主要讲解大数据时代人社档案管理的有效措施的情况。

关键词：大数据时代；人社档案管理；有效措施

在社会管理系统中人社档案管理工作属于重要的组成部分，能够发挥的作用逐渐增加。需要进一步提高人社档案管理水平，不仅需要在工作中与时俱进，还需要利用大数据时代的技术，使用创新的管理模式，方法，流程等，保证人社档案的真实，完整以及信息安全^[1]。人社档案管理工作需要使用大数据时代信息技术才能更好便捷，高效的为社会管理服务。

1 大数据时代人社档案管理工作中的问题

1.1人社档案管理理念需要提升

在大数据时代，很多单位的人社档案管理人员没有重视档案管理工作，并且没有认识到档案管理工作的重要性以及内涵，大多数管理人员对档案管理的认识在表面上。在档案管理理念上仍然是传统的理念，不能适应大数据时代的发展，没有学习以及创新大数据时代先进的理念。在管理制度上，使用传统的方法，并且相关部门也缺乏对档案管理的支持以及关注，并且人员配置比较薄弱，没有充足的资金投入，导致人社档案发展受阻。

1.2人社档案管理基础设施不够完善

人社档案管理的单位由于办公资源以及经济水平的影响，在档案管理的库房面积比较小，位置比较阴暗，潮湿，还存在防火，防盗设施不够完善的情况，档案存储使用的档案袋，文件柜，储卷柜较少的情况，并且设备的存储的条件较差，设施比较陈旧，很容易造成档案保管不到位以及缺失的情况。有些档案室中缺乏计算机扫描，打印的设备，还使用传统的保存模式以及人工记录方法，很容易出现人为影响，对档案的全面性以及真实性造成较大的影响，还会制约档案管理水平的提高^[2]。

1.3人社档案管理制度不够完善

随着大数据时代的到到来，人社档案工作中出现的信息数据逐渐增加，如果档案管理部门不进行创新优化，跟上时代的步伐，缺乏对档案管理工作的认识，使用传统的管理模式，将无法满足人们的需要。很多档案管理部门仍使用传统的管理制度，没有对管理制度进行及时的修订，导致无法适应大数据时代的档案管理。由于管理制度不够完善，导致管理流程比较复杂，影响档案收集以及整理的效率。由于档案制度不够健全，无法有效指导管理人员进行档案故那里工作，对档案信息资料的收集会产生不利影响，甚至导致档案管理流程出现缺失，在传递档案过程的各个环节没有进行有效的衔接，对档案资料利用造成制约。

1.4人社档案管理的手段过于单一

在档案管理部门中有些档案管理的硬件软件的设备不足，很多使用信息技术。有些及时有信息技术管理的设备，使用率也较少。整体上比较缺乏档案管理的设备。另外，人社档案管理的手法比较单一，档案管理的人员没有较高的综合素质，缺乏相关的知识培训，能够熟练使用现代化的档案管理设备的工作人员较少^[3]。在档案管理中大多使用传统的管理方法，对档案进行储存，梳理，收集，查询，分类等，但是工作的效率较低，不利于档案管理水平的提高。

2 大数据时代人社档案管理工作的有效措施

2.1转变思想，提高档案管理工作的投入

人社档案管理属于社会管理的一部分，各个部门的管理人员需要转变对档案管理的理念，思想，提高对档案管理的重视度以及认识，从而在管理上进行适当的政策倾斜，并设立专项经费，根据人社档案管理的实际情况进行扩建，整改，还需要对档案储存库房进行修缮，并购置文件柜，卷柜等设施，对档案的储存环境进行改善。还需要购买先进的计算机扫描设备，网络硬盘，打印设备，服务器等硬件设备，购买储存，检索等软件的系统，有利于提高人社档案管理的效率，规范，可以更加快速，有序的开展工作。

2.2开拓进取，对人社档案管理信息技术应用进行加强

随着大数据时代的发展，在人社档案管理工作中使用信息技术，有利于减少管理人员的工作量，减少工作人员的劳动强度，为管理工作提供便利，促进档案管理水平的提高。在档案管理工作中需要改变思想，加强对先进的信息技术的学习，并制定档案管理信息化的方案在档案管理中加强对信息管理软件技术的使用，并使用互联网，计算机对档案资源进行梳理，收集，检索，分析，归类，提高工作的效率，并保证档案信息资源的处理的准确性^[4]。根据人社档案管理的实际情况，引入先进的数控设备，在整理，收集，归类纸质档案资料时，需要使用数控的电子扫描技术，将纸质方案同步形成电子档案，有利于减少工作人员的劳动强度，提高工作效率。另外，还需要加强对档案管理人员对信息技术相关知识理论以及实践能力的培训，有利于提高管理人员的信息技术水平以及综合素质。

2.3完善人社档案的管理制度

在大数据时代中，档案管理部门需要积极关注信息技术的发展以及变化，积极迎接机遇以及挑战，改变传统的管理方法，及时修订，完善，更新新时代中的档案管理制度。在管理过程中需要查找在档案管理过程中存在制度漏洞，并对管理制度进行优化，对管理制度的体系进行完善。还需要及时进行修订，更新管理制度，还需要不断促进制度层面的发展，从而促进人社档案管理的发展。

2.4全面优化人社方案的管理工作

在大数据时代中，档案管理部门需要处理的信息数据逐渐增多，因此，需要广泛应用信息技术。在档案管理工作中需要从小事做起，做好基础的工作，在档案管理的每个流程，每个环节应用上信息技术。档案管理人员可以熟练的使用先进的打印机，数控扫描仪，自动化立体库房等设施^[5]。还需要加强人社档案管理人员的学习，从而可以更好的使用云计算，网络传递，云存储，网络硬盘等技术，对人社档案管理进行全面的优化。另外，需要对档案管理的网络安全建设进行加强管理，使用杀毒技术以及网络保密技术，从而避免档案信息出现泄露的情况，可以更好的应用大数据时代的信息技术，提高档案管理的水平以及效率。

3 结语

随着人们科学技术以及社会经济的快速发展，逐渐进入大数据时代，在各行各业中广泛应用信息技术，并对人们的生活，生产以及思维模式形成较大的影响^[6]。在大数据时代下，人们在生产以及生活中产生大量的信息数据，对传统的人社档案管理造成较大的冲击，在档案管理工作中应用大数据信息技术，才能跟上时代的步伐，提高档案管理工作中的创新。

参考文献：

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[3]陈忠海,李婷婷.从档案学核心期刊看档案新技术应用研究现状与趋势[J].档案学研究,2019(05):10-15.

[4]杜娜.大数据背景下的企业档案管理工作探讨[J].兰台内外,2019(07):35-36.

[5]杜慧.大数据时代企事业档案管理模式变化分析[J].现代商贸工业,2018,39(17):73-74.

[6]杨似海,闫其春.大数据背景下的高校图书馆档案管理策略研究[J].四川图书馆学报,2016(04):35-38.