分析事业单位档案管理中的电子档案管理

李殿涛

　【摘  要】档案管理作为事业单位日常管理工作的重要内容，理应得到事业单位内部人员的高度重视并加强管理。结合当前管理情况来看，传统纸质档案管理方式已经逐步被电子档案管理方式所取代，在管理质量与管理效率方面得到了双重提高。鉴于电子档案管理的重要性，论文主要以事业单位档案管理工作为研究对象，重点针对事业单位档案管理中电子档案管理途径问题进行统筹规划与合理部署，以期可以为事业单位档案管理水平的不断提高提供良好保障。
　　【关键词】事业单位;档案管理;电子档案
　　新时期，事业单位档案管理工作要求相关工作人员应该肩负起自身的管理重责，严格按照事业单位档案管理规范要求，从多个方面针对档案管理工作内容进行健全优化。同时，积极结合有效的技术措施，构建良好的档案管理体系。其中，电子档案管理方式作为促进事业单位档案管理水平不断提高的重要途径，要求工作人员应该全方位掌握电子档案管理方式内容及要求，通过不断健全与优化电子档案管理机制，以确保事业单位电子档案管理质量与管理效率得以提高。
1事业单位实行电子档案管理工作的优势及意义
1.1 全方位提高档案管理效率，减少人工管理失误问题
　　事业单位档案管理工作本身就兼具复杂性与烦琐性等特点，要求从事于档案管理工作的相关人员必须具备良好的职业素质与管理技能，认真负责地对日常档案管理工作进行统筹规划与合理部署，以确保事业单位档案管理效率得以全方位提高。然而根据实际情况来看，传统档案管理方式主要以纸质文件管理为主。在将纸质文件转化为计算机数据时，不仅会加剧工作人员的工作量，同时也容易出现人工管理失误问题。随着电子档案管理方式的推广与应用，档案管理工作不需要过多的人力支持，就可以实现档案归类与整合等工作流程。同时，档案资料也不需要再放置到专门的档案管理室当中进行保管，仅仅以电子化形式就可以长期保存。仅从这一点上来看就不难得知，事业单位通过实行电子档案管理方式不仅全方位提高了档案管理效率，同时也减少了人工管理失误问题。针对于此，事业单位方面应该加强对电子档案管理方式的应用力度。
　1.2 深化加强档案利用效率，便于提取与归档
　　电子档案系统对于档案录入过程有着严格的格式规定，要求档案管理人员必须按照电子档案系统格式规定要求进行合理录入。如此一来，不仅有效规避了传统纸质档案格式不统一以及信息质量差的问题，同时还有效提高了档案利用效率。最重要的是，电子档案可以有效规避传统档案管理方式存在的立卷烦琐问题，有效解决了以往档案利用效率不高的问题，并进一步提高了档案提取效率与归档效率。

　2我国事业单位目前电子档案管理中存在的问题
　2.1电子档案的安全性得不到保障
　　档案的安全性对事业单位有着至关重要的影响作用，因此，档案的安全性问题也成为我国事业单位目前电子档案管理中最严重的问题之一。究其原因，主要由以下两点原因造成的：其一，电子档案管理人员对电子档案的安全意识淡薄，未能认识到档案信息保密工作的重要性，且电子档案管理工作没有特殊的工作区域，与其他部门工作人员混杂在一起不做工作分区。其二，相关硬件、软件质量相对落后，且未能及时进行更新与维护。使得电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改，严重威胁到档案的安全性。
　　2.2电子档案管理不够规范
　　当前，我国事业单位的部分档案管理人员仍未能及时转变思路，只知道纸质档案保存的重要性，而未能认识到电子档案保存的重要性。在日常的档案管理工作中，将一些重要的档案的物质载体，如光盘、U盘和移动硬盘随意放置，未能进行妥善的保管。另外，在信息的备份工作上也欠缺规范性。在一些系统、数据、文档的备份管理上，档案管理人员往往不能明确哪些数据文档需要备份，需要以何种介质备份，这很大程度上影响了事业单位档案电子化建设的发展进程。
　2.3档案管理人员的专业素质不高
　　首先，部分档案管理人员对档案管理的认识存在不足或偏差。提到档案管理，不少单位单纯的认为只是将档案资料输入到电脑中就完成了事业单位的电子信息化管理。甚至有些人知识水平及思想觀念具有局限性，未能积极主动的学习档案电子信息管理的新技术与新理念。有的单位职员甚至是产生抵触情绪，排斥对新技术、理念的学习与吸收。这种不充分的认识与滞后的思想观念很大程度上阻碍了我国事业单位档案管理的电子化建设进程。其次，较传统纸质档案管理来说，事业单位的电子档案管理对档案管理人员的素质提出了更高的要求。它不仅需要其掌握一般的计算机操作水平，同时还要求其具备较高的知识层次和全面的技术素质。然而从目前情况来看，我国大部分事业单位的档案管理部门都或多或少存在人才不足的问题，尤其是对于档案、信息处理复合型人才就更为奇缺，这很大程度上阻碍了事业单位档案管理电子化建设的发展。

　3事业单位档案管理中电子档案管理途径的优化分析
　　为确保事业单位档案管理工作得以全面加强，建议从事于事业单位档案管理工作的相关人员应该从多个方面针对电子档案管理途径问题进行深化推进与全面加强。
　　3.1 优化电子档案管理机制，推进各项管理工作的有序落实 　　

事业单位电子档案管理工作应该严格按照统筹规划与合理部署的管理原则，针对单位当前档案管理实况进行全方位优化处理，以确保各项管理工作得以有序落实。一方面，事业单位应该根据自身实际情况，设置专门的档案管理制度，以确保电子档案管理机制得以顺利构建形成。与此同时，事业单位档案管理人员应该针对电子档案的录入方式、保存方式以及危机管理等问题制定统一的管理方法，以确保电子档案管理效果得以加强。另一方面，事业单位方面应该加强对电子档案管理机制构建问题的重视程度，最好可以设置专门的监督队伍，确保各项档案管理工作得以准确贯彻与落实。尽量避免因个人操作失误而对电子档案管理效率及质量造成不利影响。
　　3.2 加强档案管理工作宏观管理水平，深化电子档案管理成效
　　事业单位电子档案水平若想得到全方位提高，事业单位方面就应该加强对档案管理工作的宏观管理水平。首先，事业单位内部应该针对档案管理工作及相关要点问题予以高度重视，明确掌握档案管理工作意义及必要性，以确保各项档案管理工作得以顺利开展。其次，社会政府单位方面应该发挥好自身的主体重责，最好可以针对全国范围内的事业单位信息化档案管理工作，出台专门的政策指导策略，以确保各个事业单位可以高度重视电子档案管理工作，深化电子档案管理成效。最后，事业单位内部应该按照政策宏观指导要求，针对当前事业单位内部电子档案管理成效存在的不足问题进行积极改正，尽量从多个方面针对电子档案管理问题进行统筹规划与宏观管理，以确保电子档案管理成效得以不断深化。
　　3.3 切实提高电子档案系统安全水平，助推电子档案管理工作发展进程
　　电子档案管理工作应该严格按照安全管理原则及要求，从多个方面针对电子档案安全管理问题进行集中化管理。结合当前情况来看，多数事业单位在电子档案系统安全管理方面予以了高度重视，如针对现有系统以及软硬件等设施进行了针对性优化与改造。为进一步提高电子档案系统安全水平，建议事业单位档案管理人员应该立足于当前信息化发展趋势，针对档案管理工作要求及细则问题进行合理确定。如可以从确立档案管理分类方法以及管控措施等方面，助推电子档案管理工作发展进程。
　　与此同时，档案管理人员应该加强对单位网络使用安全以及硬件使用安全的高度重视。如可以定期针对服务器设施进行检查与维护，适当更新档案日志情况等，确保档案资源得以优化。需要注意的是，维护检查期间，一旦发现线路老化问题必须加以及時处理，防止对服务器设施造成不利影响。除此之外，对于档案管理使用的计算机系统设备应该定期进行杀毒处理，并利用杀毒软件或者防火墙软件等防止病毒干扰计算机系统的安全运行。
　　3.4 深化管理人员资质能力，确保档案管理工作得以精准贯彻与落实
　　对于事业单位电子档案管理工作而言，管理人员的资质能力水平往往会对档案管理工作成效以及管理质量产生至关重要的影响。鉴于管理人员资质能力水平的重要性，建议事业单位方面加强对管理人员档案管理技能的培养力度。一方面，事业单位方面应该针对现有档案管理工作人员进行集中化培训与学习，确保每一位工作人员都具备独立操作计算机系统的技能技巧。另一方面，事业单位方面应该加强对档案管理人员的考核力度，根据档案管理人员日常工作表现情况以及资质能力表现情况进行合理考核。必要时也可以采取激励方式，提高管理人员的主观能动性，确保档案管理工作得以准确贯彻与落实。除此之外，档案管理人员也应该意识到自身工作的重要性，明确并掌握电子档案管理方式内容，并针对当前电子档案管理工作存在的不足问题进行积极改正，以及可以为事业单位电子档案管理质量的有效提升提供良好内在驱动力。

3.5保证电子档案在利用中的安全
　　确保档案信息的安全性是事业单位档案管理工作任务的重中之重。要做好档案的安全保护工作主要可以从以下两个方面入手：其一，提高档案管理人员的安全意识。由于电脑中的电子信息受硬件、断电、病毒侵害等影响，具有一定的不稳定性，而这将会给电子档案的有效存档及共享工作带来严重威胁。因此，相关档案管理人员，尤其是立卷人员，在档案的存档过程中，必须要具备足够的安全意识，对相关办公软件进行及时的升级与修护，对电脑的硬件也进行定期的检修，并养成及时保存信息的良好工作习惯，以最大限度的保障电子档案信息数据的安全。
　　4 结语
　　总而言之，档案管理人员应该勇于承担起自身的管理重任，明确掌握事业单位档案管理工作规范要求，并坚持按照统筹规划与合理部署的目标原则，重点针对电子档案管理问题进行深化研究与分析。其中，在电子档案管理途径的选择方面，最好可以立足于事业单位档案管理现状进行针对性选择，以确保事业单位档案管理效率与质量得以双重加强。需要注意的是，事业单位档案管理人员应该积极主动地结合新兴档案管理方式，通过不断优化与健全档案管理体系，进一步推动我国事业单位档案管理工作的可持续发展。

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