简述档案管理方法的现代化

王海军

摘要：随着信息技术的不断进步发展，信息技术在多种领域中发挥着举足轻重的作用，特别是在档案管理现代化建设中。应用信息技术加强档案管理现代化，既能提高档案管理工作效率，又能加大实际工作中信息的存储量，更便于信息共享，这对促进我国档案管理工作现代化水平有着重大的现实意义。本文主要分析了档案管理现代化的现状，并根据现状提出几点改进提高的建设性建议。

关键词：档案管理；现代化；方法

相比于传统的档案管理工作，在现代化档案管理工作中，融入了更多的档案管理技术和方式的创新。也就是说，在现代化档案管理工作中，会借助计算机、网络、媒体等现代化先进技术的优势，提高工作效率和水平，促进档案管理技术现代化。此外，为了实现档案管理的现代化更加科学高效，完善相应的档案管理的相关制度也是必不可少的。在实际工作中，档案管理工作，虽然能顺应时代发展需要基本实现现代化管理，但是在现实发展中，仍存在一些不足，需要我们在发展中摸索，进一步改进和完善，促进档案管理工作的现代化水平不断提高，实现档案应用价值最大化。

一、我国档案管理工作现代化水平的发展基本现状

在我国，随着社会现代化水平的不断提高，档案管理工作水平现代化也不断提高，但是在由于受到各种因素的影响，发展现状仍不不是很乐观，存在以下三方面的不足：一是档案管理科学化水平比较低，现实利用率不到。在我国档案管理工作中，受到传统管理理念的影响，很多单位都单纯地认为档案管理工作仅仅是将之前的资料、档案收集归档在一起，并没有认识都档案的后期利用价值。因此在实际工作中，并没有意识到档案管理工作科学化的重要意义，缺乏对档案科学有效的归档管理、存储和应用，使得档案管理更多的是停留在“藏”方面，没有发挥其“用”的价值最大化，从而造成严重的档案信息资源浪费，不利于档案管理工作的发展和利用价值，使得档案管理失去意义。二是档案管理工作制度需要进一步改进完善。在我国，由于缺乏对档案管理工作价值认识不到位，导致了对档案管理工作的重视程度不足，档案管理工作制度不够完善，存在档案归档编制标准多重化，信息填写过于随意且不完整，甚至对于不重视档案的归档收集和保密工作，使得有些档案归档内容缺失、真实性存在质疑，有些属于机密属性的资料外流导致信息保密性被破坏，对单位带来一些不良影响。三是档案管理信息化程度较低。随着计算机技术的普及应用，计算机技术已经被应用于包括档案管理工作中的各行各业中。尽管如此，但是档案管理信息化水平仍比较低，仅仅停留于用一些简单的计算机软件对档案进行存储，并没有对档案资料形成收集、分类、归档、搜索等一体化信息存储共享，极大地降低了档案管理工作的信息化和自动化水平。

二、提供我国档案管理工作现代化水平的建设性建议

科技信息时代，科学有效的现代化档案管理工作能够帮助单位对更多有用的信息资源进行收藏、共享及利用，实现档案资源价值最大化，更好地促进单位的发展。根据我局当下档案管理工作中存在的不足，结合实际情况，我认为可以从以下三方面进行改进完善：一是重视档案管理工作，加强科学化管理水平。档案管理工作作为一项档案资料“承前启后”的资源管理工作，对于单位发展具有举足轻重的作用。因此为了更好地促进单位发展，单位领导应该提高对档案管理工作的重视度，加大精力投入，选聘一些具有专业水平的人员对档案进行精细化管理，实现科学有效的现代化管理水准。二是健全完善档案管理科学化制度。俗话说，无规矩不成圆。科学化的档案管理工作制度应该满足以下几个标准：第一，科学合理。第二，简单明了，可操作性强。第三，标准统一，要求严格。此外，在制度执行过程中，要坚持赏罚分明，对于对制度执行到位的给予奖励，不足的给予处罚，时刻维护制度的威严性，使得制度得到有效落实。三是注重队伍建设，强化档案管理专业水平。档案管理部门工作是资源信息与高新技术有机渗透的结合体，在经济信息数字时代，档案管理工作要将数字化及网络化资源渗透应用于实际工作中，需要培养一批具有计算机与档案资源管理知识背景的高层次新型专业人员，使得他们日后为科学高效的档案管理工作奠定一定的新知识、思想和方法。此外，对于原来的员工，要制定一定的培训计划，更新知识体系，服务于工作。只有这样才能提高档案管理软实力，加快现代化档案管理水平。

总的来说，随着社会进步发展，传统的档案管理方式理念已经无法满足我们对现代信息归档利用的标准要求，我们要用发展的眼光看待档案管理工作，高度重视档案管理工作，制度健全完善的制度体系，注重档案管理队伍建设，提高专业水平，从而实现从制度体系到人才软实力为加快档案管理现代化建设奠定良好基础，更好地促进单位发展。

参考文献：

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