大数据技术在档案管理中的应用初探

黄正祥

摘要：现代社会的科技水平已经达到了一定程度的先进水平，而且现如今在各个领域和行业当中已经有图片的应用和推广，尤其是大数据技术在我国重要领域当中的应用，不仅提升了工作质量和效率，而且能够更好地满足现代城市发展的需求，进一步提升我国企业的核心竞争力。本文，主要针对大数据技术在档案管理工作当中的应用措施进行分析和探讨。

关键词：大数据技术;档案管理;管理模式

传统档案管理工作的方式主要是纸质档案管理。虽然这种方式为我国档案信息的收集和处理工作带来了一定的便利，但是，面对着大数据时代到来的冲击和影响传统的档案管理方式已经不能很好地适应现代社会的各种需求。为了结合我國现代社会未来发展方向提出的各项要求，那么就需要积极开展档案管理工作的转型工作，下文主要针对大数据技术在档案管理工作当中的应用进行分析，能够帮助我们充分了解到目前需要完善的问题。

1 大数据技术应用于档案管理的重要性

首先，我们要对大数据技术在档案管理工作当中的重要性和意义进行分析和阐述，这样能够帮助我们充分了解大数据技术背景下的档案管理工作所发生的变化。档案管理工作对社会经济的发展本身就有特别积极的影响和作用，主要负责对社会各个行业的信息数据进行整合和处理，但是传统档案管理方式，由于过度依赖人工操作，可能会存在效率降低，准确性较差的情况。而且传统档案管理方式本身就需要耗费较高的成本，对于现代企业来说，已经不是那么容易被接纳。现如今大数据技术在档案管理工作当中的应用，能够满足不同企业对答案管理提出的不同需求，以下主要从三个方面来分析具体的对于档案管理工作的作用和影响。

1.1满足智慧城市发展需要

首先，建设信息化城市在当今社会当中都是非常重要的一个问题，不仅需要提高对科学技术的投入和研究，而且需要在不同地区建立不同规模的信息化智慧城市。而智慧城市所负责的主要是对各行各业乃至整个社会涉及的海量数据和信息进行科学化的处理和整合，根据对数据信息的处理结果，能够有效地预测整个城市未来的发展。而且通过某些领域信息数据的调查和了解，能够帮助我们充分了解到发展经济过程当中存在的问题，从而及时做好应对措施的准备工作。档案管理工作与该理念就是十分契合的，在某种程度上结合了大数据技术的档案管理工作能够更好地满足智慧城市发展和建设的需求，借助大数据技术来对各项信息数据进行，有效地整合和分类能够帮助该领域相关工作人员，随时随地的快速查询获取信息，这样就能够有效提升大数据技术背景下的档案管理信息化水平。

1.2 满足档案管理信息化需要

在我国传统档案管理工作当中，往往会应用纸质档案的方式来对信息数据进行储存。虽然这种方式为我国档案管理工作做出了巨大的贡献，而且是我国传统档案管理工作的基础，但是这种方式仍然存在，许多需要完善的地方传统纸质档案本身对于工作人员来说就存在查询比较困难的问题，甚至有时候会需要耗费一定的人力和物力才能够查询到自己想要了解的信息，这样就是与我们本身建立档案管理工作部门的理念是相悖逆的。我们需要档案管理的原因，就是能够为我们提供一种查找和处理信息数据的快捷的方式。但是，传统纸质档案存储时间往往较短，不能很好地满足人们的需求，而且容易丢失等等缺点都无法满足现代社会对答案管理工作提出的要求和标准。因此，现代档案管理工作必须要借助大数据技术，作为最主要的技术支撑和理论支撑。这样才能够更好地建立一个档案信息化管理平台和系统，从而能够为广大用户提供多元化的服务。

1.3 满足档案存储信息化要求

在我国传统档案管理工作当中，档案数据的量是一定的，这是因为传统的档案存储数量是固定不变的，而且存在一定的局限性，但是随着数据化时代的到来，各行各业对大数据信息提出了更高的要求，因此，大存储数量相比之前发生了巨大的变化。不仅档案存储，数量发生指数型增长，而且档案的信息程度也相比之前变得更加复杂，因此现代档案管理人员面对着很大的挑战。在应用大数据技术的基础上，我国能够建立相比之前更加完善的云端电子档案数据平台和系统，云端电子档案数据库，能够收纳更多的海量信息数据。而且不仅能够对信息进行梳理和归纳分类，还能够根据信息数据的属性以及性质挖掘信息存在的价值。通过对数据背后隐藏信息的分析，能够进一步利用海量信息数据，从而为各行各业提供更大的帮助，通过这种方式，就能够更好地满足档案存储信息化的要求，进一步提升对档案信息数据的利用率，而且能够减少对人力物力财力的耗费。

2 大数据技术应用于档案管理的具体操作

上文针对大数据技术在我国档案管理工作当中的应用的重要性和意义进行了分析和阐述，从一定程度上来说，在大数据技术的支撑下，档案管理工作能够相比之前，进一步提升工作质量和效率，而且通过对档案管理模式的优化，能够更好地保证信息数据的完整性和安全性，这对于我国各行各业来说，都是提升企业核心竞争力的基础，因此，必须要确保档案管理工作，合理运用大数据技术。那么下文将对具体操作进行分析。

2.1 构建云端存储

首先，档案管理工作在运用大数据技术之前必须要做好充分的准备工作，这个准备环节就包括构建良好的云端存储空间。相关工作人员必须要确保存储空间是充足的，这样才能够保证建立云端信息存储库的要求。如果存储空间过小的话，不仅信息存储数量不能够达到要求和标准，还有可能会造成部分数据信息，不能够完整的被呈现和整理。现如今为了满足智慧城市的建立和发展，我们就必须建立云存储空间，云技术在现代领域当中应用的十分普遍，而且是实施档案管理工作的最基础的条件。这主要是通过网络语言的方式来对各种信息数据进行储存，储存的空间主要是网络终端信息管理系统。通过这种方式不仅能够进一步扩大信息存储空间收纳更多海量信息，而且还能够进一步保证档案信息的完整性和安全性。相关工作人员可以对档案进行动态式分析和记录，这样能够为广大用户提供多元化的服务，从而满足他们对信息服务提出的需求。相关工作人员要想建立云存储模式，就必须要做好云端档案管理的硬件基础配置工作，这主要是根据实际情况来适当增加档案管理硬件的信息存储量，而且要根据实际需求添加档案管理需要的配套软件设施，这样才能够更好地去开展对海量信息数据的收集处理以及分析工作。云存储的方式能够满足更多的信息对象，相比之前不仅能够对单一的文字信息进行存储和处理，而且还能够对经过处理的图片、视频以及声音进行完整的存储，这样就能够有效扩大档案管理的存储范围。在建立云存储管理平台和系统之前，必须要时刻保持与国家终端档案管理系统的连接，这样才能够对档案信息进行双重存储，进一步提升信息的安全性和完整性。

2.2 增强数据分析服务

大数据技术在档案管理工作当中应用的主要体现就是能够对涉及的海量信息数据进行完整而深入的分析，通过对大量信息数据的深入的挖掘，能够发现数据背后潜藏的价值，从而能够为企业和社会提供更多有价值的信息。数据分析是整个档案管理工作当中一个必要的环节。这个环节当中需要为广大用户提供数据分析服务，为了更好地满足广大用户的档案管理工作提出的各类需求，那么就需要充分了解现代档案管理工作能够提供的分析服務的特征。在应用大数据技术的基础上，但管理工作必须要对云端数据的分析能力进行有效的提升，这样才能够接受并分析和处理更加复杂的数据信息，而且能够在短时间内为用户提供他们想要了解的内容。那么就需要进一步增强数据分析服务，通过这种方式不仅能够针对目前单一的数据库信息分析服务进行积极的优化，能够随时结合用户的实际需求，去提升档案管理的服务质量。而且还能够将多种档案管理系统进行科学的整合，从而扩大信息整合的范围，能够将各种类型有联系的信息数据放在一起进行分析。通过这种方式就能够有效提升对信息数据的分析的工作质量和效率，更好地满足广大用户对信息分析提出的及时服务，能够帮助他们在短时间内就能够查询到自己想要了解的内容。

2.3 提升数据检索能力

大数据技术在其他行业当中的应用的比较突出的一个特点，就是提升了数据检索的效率。同样的，大数据技术在档案管理工作当中的应用也能够提供这项服务。随着现代社会的发展，各行各业都以一种快节奏的方式向前发展，人们也对信息数据的查阅服务提出了更高的标准和要求。因此，传统纸质档案管理工作已经不能很好地满足现代社会发展的需求，因为传统纸质档案管理模式，所设置的档案信息检索服务比较复杂。主要方式就是通过建立档案管理检索目录，然后让用户根据自己的需求，在目录上寻找对应的页码。这种方式对于用户来说，要想在众多大的信息当中，快速找到自己需求的那份信息数据还是非常复杂的。而且在一定程度上这种信息数据检索的流程还存在一定的困难。因此，针对这种问题，现代档案管理工作在结合大数据技术的基础上进行了优化。通过建立一个系统化的档案信息管理平台，能够根据不同信息数据的性质和属性对它们进行科学归纳的分类，或者是根据不同的关键词进行分类，这样就能够让用户通过搜索引擎来进行不同的搜索，从而获取自己想要了解的信息，通过这种检索方式的优化和改革能够相比之前有效提升用户的检索效率。而且大数据技术研究人员还能够在档案管理工作当中，应用一定的可视化分析技术，这样就能够借助图表来为广大用户提供信息的发展方向。这对于企业分析未来发展情况来说是非常有帮助的一项服务，而且还能够借助这种技术来对信息数据进行特殊化处理，从而帮助企业建立科学的数据分析预测模型，进一步提升数据检索的宽度和深度，通过这样的改革和优化能够有效提升档案管理的检索能力水平。

3 结束语

综上所述，档案管理工作对各行各业的发展都发挥着不可磨灭的作用和影响，在应用现代大数据技术的基础上，能够进一步完善档案管理系统，提高对信息数据的存储工作的安全性和完整性。

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