大数据时代档案数据化管理与建设

容健君

摘要：档案能如实地反应事件的来龙去脉，能记录人员的工作情况，以及为以后的工作作为参考文件。在大数据时代背景下，企业通过对信息技术充分的应用，将档案管理工作更加发挥出系统性和效能性，对企业的发展有重要作用。因此，本文基于大数据分析方法对企业档案管理工作现状进行了思考，分析了目前存在的问题，并相应了提出应对的建议，以期为企业档案管理工作提供参考依据。

关键字：大数据时代；档案数据库；数据化管理；建设

0引言

随着我国经济的快速发展，档案管理工作对于企业来说越来越重要。档案管理工作在企业管理中是信息传输的枢纽，要及时准确做好工作的传达，要保障好各方面工作的开展，为以后的工作作为参考文件。在大数据时代，档案管理工作是挑战和机遇并存，若固守原有工作模式很难在新形势下站稳局面，甚至钳制企业快速发展。因此，本文将对档案数据化管理和建设进行研究。

1档案管理与建设的现状

1.1档案管理比较滞后性，缺乏一定的创新

在档案管理中，对档案管理工作不足够重视，使档案管理工作处于忽略的状态，不能充分利用信息化来将档案管理工作进行更新，工作效率比较低，不能真正显现出档案管理工作的价值和存在的意义。在大数据时代，档案管理工作人员固守的思想和工作方式，墨守成规从而一成不变，不能在大数据时代下进行变革，走创新的思路工作，势必会制约单位档案的信息化发展和数字化建设。

1.2不重视档案数据化管理和建设工作

档案资料涵盖了所有相关信息，档案管理工作能将对资料进行有效的获取和存储，对于档案管理来说有很大的意义。但在实际工作中，单位管理领导对档案信息管理工作不足够重视，而档案管理工作面多、线长，与一般管理工作有很大的差别。有些人工作懒散或者责任意识就差，无法要求统一的标准指导标准进行工作，在细节中不能达成完全一致，在工作中效率较低，不能跟上单位的整体发展速度。在大数据时代，需要按照统一的指导性标准和规范，要求各工作人员按照统一标准逐一落实细节，及时建立大数据时代的档案管理体系。

1.3档案信息化建设进程缓慢

随着大数据的发展，信息化已经在各行各业有所展现，充分表现出方便性、节省人力、数据实时性等多方面的优势。但在档案管理中，单位领导不够重视档案信息化建设工作，投入的经费不足、人才也缺乏，导致信息化发展的速度非常缓慢，面临庞大的档案信息不能有效的进行分类存储，查找资料也不方便，不能显现出档案信息化所带来的优势。在信息化时代，档案管理工作人员若还是固守的思想和工作方式，墨守成规而一成不变，不能在大数据时代进行创新发展，走建设数字化档案室工作方向，势必对单位的整体发展不利，甚至钳制企业快速发展。

2大数据时代档案数据化管理和建设的建议

2.1激活档案大数据可视化

在大数据的时代，档案管理各类业务数据的的采集、存储、处理和传播的需求也与日俱增。由于各种系统平台采集的数据存在不同的异构数据库、信息系统运行在不同的软硬件平台，系统间的数据互不相通、相互封闭，档案数据难以在统一系统之间交流、共享和融合，从而形成了"信息孤岛"。依靠档案管理员通过不同系统平台人工查询资料和统计归档，已无法满足大数据时代的档案管理工作。

由于大数据具有的4V特点（即Variety、Volume、Value和Velocity,数量类型繁多、数据体量大、价值密度低和处理速度快），仅依靠传统结构化数据库已经无法完成相应的存储，管理任务。因此在技术路线上需有一个完整的应用功能结构和大数据的软硬件平台。大数据可视化可以分为两大块，数据模块包括：数据抽取、回流、数据处理、数据展示等。应用模块包括：数据源、应用编辑、应用生成、数据格式转换、图表及地图数据展示、主页应用。

可视化基本实现流程首先需要对档案归档的多种多样格式进行数据预处理和过滤，将数据格式标准化，例如有JSON、XML类型的数据。然后通过需要的数据映射至不同的可视化几何数据模型用于展示。再根据实时变化的数据进行绘制，形成动态的可视化图像。最后用户交互，对数据进行可视化和分析，解决目标任务。可视化插件可通过FineReport、RayDATA、DataV实现图形文字的动态显示、调查分析、模拟试验。WEB框架可选用React、Augular、Vue等技术。

2.2创新档案数据库

传统的档案管理工作方式较单一，限制了档案管理的快速发展，使工作人员不能从根本上意识到工作的意义，不能够掌握系统性的工作，抓住工作重点。通过建立可视化数据库系统，根据自身业务类型确定数据库的功能模块，从而选择技术方案路线。档案数据库可以根据业务类型分位关系数据库和非关系数据库。传统结构化数据库已经无法完成相应的存储、管理任务。引入键值数据库、列存数据库、图存数据库、文档型数据库等非结构化数据库技术，同时运用分布式、云存储等技术对数据加以存储和管理，实现海量批处理和高速流处理。数据分析工具可采用Kettle、KNIME，并可支持MySQL、SQL Server。本地数据库采用MySQL最大支持65536个字符串长度，适用Windows/UNIX等多平台，SQL Server最大支持8000个字符串长度，只适用Windows平台。

2.3加强档案管理人员的专业化素质

人才的发展是取得胜利的法宝，单位的发展离不开各方面的人才所发挥出来的价值，单位通过建立“唯才是用，唯德重用”的文化方针，加强档案工作人员培养成本的投入，着重培养新时代管理人才，学习先进信息化技术，提高档案管理人员的综合素质，进而提升业务能力水平，能在工作中发挥出模范带头的作用。通过规章制度、公众号和专业讲座等形式不断提供员工的业务能力和思想品质。这样，在单位内部才能培养出一批优秀的档案管理人才队伍，培养人员的责任心和归属感，积极加入到单位的发展和建设中。

4结语

本文通过探讨存在于档案管理和建设的现状，发现档案管理比较滞后性，缺乏一定的创新，不重视档案数据化管理和建设工作，档案信息化建设进程缓慢。针对以上问题，本文提出激活标准化档案管理机制，创新档案管理工作方式，加强档案管理人员的专业化素质，依托信息化技术加强档案信息建设，以提升档案数据化管理的效率和质量。

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