大数据背景下档案管理信息安全问题及对策浅析

王铁军

摘要：大数据视角下，档案管理工作越来越受到人们关注，使其安全性方面变得尤为重要。档案管理工作繁琐、任务量大，如何在大数据时代背景下做好档案管理工作，已经成为档案管理人员重点关注问题。本文主要分析了信息化背景下公共机构档案管理中存在的问题，并对信息化背景下的档案管理提出了一些思路。

关键词：大数据时代；档案管理；；信息安全工作创新

1 大数据时代文件管理的优势

1.1 提高档案管理质量

档案管理包括各种数据和人员文件的管理。从文件管理的角度来看，人员文件管理经常被调用，但是其他类型的文件管理在保存后很少使用和参考。因此，一旦需要查阅一些文件数据，则可能需要花费更多时间进行搜索。实际上，许多文件都放在书架上，保存后几乎从未使用过。甚至许多文件的内容都被忘记了。这影响了各行各业甚至各个领域的发展。许多档案具有价值的价值，但是在组织档案的过程中将其忽略，这影响了档案的应用。数据管理形成后，档案管理部门保存的档案一目了然。遍布全国的网络之后，可以通过大数据处理直接存储档案的内容。当需要提取档案数据时，大数据功能可以直接收集与“关键词”有关的档案信息，从而有效地提高了档案管理的质量，使档案真正适用。

1.2 档案管理更安全

这些文件都是基于纸张的，因此在工作场所不容易管理。传统文件管理是纸质文件的管理。纸锉容易受潮和发霉。随着时间的流逝，纸张可能会变成黄色，甚至书写内容也不清晰。另外，防火对文件存储有很高的要求。除了纸质文件，还有一些视频数据。这些磁带和CD特别难以存储。长时间后，它们可能无法播放，甚至在没有辅助设备的情况下也无法播放。因此，在大数据时代，信息技术的发展可以使所有档案以电子方式存储，从而使档案不受外部环境的影响。在电子存储模式下，可以备份所有档案，以确保档案的安全性。当然，电子文件存储模式仅适用于某些普通文件，许多珍贵文件应与文件数据和电子文件并行存储。

2 大数据视域下档案安全管理面临的挑战

电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础部分和重要环节，对电力企业经济建设与发展具有十分重要的影响。就档案安全管理而言，由于所有档案尤其是迅猛增多的数字档案，在管理过程中存在安全意识不强、保管条件不好、管理松懈等诸多因素，导致档案在实际管理过程中安全方面面临各种挑战。大数据分析作为信息处理的一种方式，其显著的特点就是信息处理量大，处理速度快，信息处理结果准确，但是如果在海量的信息当中有用信息比例过小，就会严重影响信息处理的准确性。目前，信息产生时欠缺安全监督控制方式，导致电子信息内容在传送时出现外泄的现象。电子文件和数据信息库不仅没有备份，而且还没有相对较强的保密策略，当计算机技术人员操作过程中出现错误、计算机受到非人为性损坏或者病毒入侵等问题，都无法保证数据信息完整性与准确性，给其带来诸多不良影响。大数据分析对档案信息的需求量也是极大的，这是大数据给档案管理提出的第一个也是最重要的要求，档案管理在大数据时代所需要处理的信息数据量与传统的档案信息量完全不在一个量级。在大数据时代背景下，对信息管理的要求越来越高，而档案管理作为一种信息管理形式因此面临着新的机遇和挑战，档案管理要积极适应大数据分析的需要。

3 大数据时代背景下的档案管理措施

3.1 有效提高员工整体素质

首先，该部门需要为档案信息管理人员制定一套完整的选拔制度。在选拔过程中，公共机构需要对候选人的计算机知识，管理知识，档案知识，工作经验等进行全面检查，坚持选拔最好的原则，选拔高素质的档案管理人才。其次，有必要定期组织专门的技能培训，以确保档案管理知识的全面性和对高级管理技能的掌握。三是建立科学，完善的考核机制[3]。各单位都要根据档案管理的实际情况，建立一套综合的考核体系。对于表现出色的员工，将给予物质或精神上的奖励。在工作中犯错误的员工应受到相应的惩罚。适当的评估不仅可以增强员工的责任感，而且可以增加他们的动力。

3.2 建立健全档案管理制度

首先，公共机构要按照统一的档案管理规范，结合自身实际，制定完整的档案管理制度和规范，采取差异化的管理方式。其次，在具体的档案管理工作中，不允许每个工作人员随意更改管理规范或准则。第三，事业单位需要建立相应的监督制度，严格监督档案管理员的工作行为。一旦发现非法操作，应责令员工改正。最后，加强共享档案管理平台的建设。为了提高相关机构之间文件信息共享的速度和质量，可以在相关机构之间建立一个完整的共享平台，为每个机构的决策提供足够的文件信息支持，提高每个单位的工作效率和质量。

3.3 建立完善的大数据档案管理平台

确定了基于数据的电子档案管理模型后，如果要实现基于大数据的档案管理，还必须依靠专业的大数据档案管理平台，该平台需要完整的档案管理功能，分类功能和检索功能。现在，许多文件管理平台不是统一的，而是存在于大型文件管理平台上。目前，我国在户籍档案信息管理上已经形成了统一的管理平台，但不同省市之间也存在检索和管理上的界限。如何构建一个完整的大数据档案管理平台还有很长的路要走。具体来说，大数据档案管理平台的关键是资源的改善以及检索和分析功能的发展。通过改善档案资源，可以进一步发挥大数据平台的相应作用。

4 结语

在档案管理的现阶段，信誉是长期的。与此同时，我们必须加快档案管理系统的发展，特别是在档案管理系统的长期发展中。

参考文献：

[1]孙宁.大数据视域下的档案安全管理体系构建及可引入技术分析[J].档案管理,2020(03)

[2] 唐雄,刘焕宝, 浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].华东科技： 学术版， 2015(9)： 52-52.

[3]伍震.浅析信息时代下档案管理工作的创新 [J].速读旬刊,2015(10)： 22-25.

[4]李玲.浅析信息时代下档案管理工作的创新 [J].中国科技投资, 2016(36)： 112-115.

[5]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务,2016（03）