大数据时代档案管理模式变化分析

刘建民

在网络技术快速发展的今天，档案管理模式出现了较大变化，相比于传统管理方法，无论在内容还是形式都出现较大改变，在信息量增加的情况下，管理人员应主动学习档案管理技术，提升数据信息的储存效果，优化档案业务管理流程。

本文将详细介绍在大数据时代中档案管理的主要特征，通过专业的研究与分析，找出大数据时代下档案管理模式的变化态势，如思维模式的转换、管理方法的转变等，通过多种形态了解档案管理的变化方向与发展趋势，继而为相关用户提供更为合适的档案文献的查询服务。

在大数据时代中档案管理的主要特征

一方面，新时期档案管理的特征为共享性，网络系统中的数据资源带有极强的共享功能，利用高效率的资源共享完成了各个数据间的有效连接。各企业在开展档案管理的过程中要改变信息收集方式，利用网络系统间的有序联系扩展数据范围。基于档案管理中的信息共享，工作人员可借助数据挖掘、语义分析与云计算等技术满足多类信息检索服务，将档案资源内部的共享价值展现出来。当前的档案资料检索仅需通过类型名称、时间或关键词就能搜索出档案结果，打破了传统搜索方式的限制。

另一方面，档案管理出现了相对的适应性，新时期的档案管理手段与大数据特点相符，企业内部的档案资料包含多重信息资源，且涵盖了内部的多个部门，而电子档案内部数据的增长态势为几何级别。档案管理人员在整合内部数据信息期间，无论是形式还是种类都出现较大变化，受互联网技术影响，当前的档案信息存有交叉联系的关系，其呈现出的数据信息更像记录着企业的发展历程，因而此类档案管理已变得更为具体、全面。

大数据时代下档案管理模式的变化态势

思维模式的转变

1.加强了服务思维

随着大数据时代的快速变化，档案管理的模式也发生了相应改变，由于互联网带有极强的共享性，其服务性思维将与共享性相适应，网络化的档案管理可有效打破地域、时间的限制，档案查询服务的方法发生相应变化，由原来的点对点变为如今的点对面，为达到各类用户需求只要一个查询系统或客户端即可。

借助新时期的档案管理方式，管理人员应创建全新的服务性思维，借助全新的科技设备与技术手段，有效增强信息查询的专业性、针对性，保障档案内部数据的精准度，使当前的工作服务方式变得更具个性化、网络化。在新技术的快速发展下，档案服务方式也出现了多种变化，其服务模式在不断升级中，与传统档案的管理方法相比，新型管理模式有效缩减物理风险与管理成本。当前档案管理人员的工作内容已得到不同程度的增加，其在整理分类档案内部数据信息的基础上，还要设置专业性较强的数据信息分析库，将所有的数据信息放置到该数据库内，在加强管理效率的同时，确保用户服务的个性化、多样化。

2.改进了信息思维

在大数据时代中，信息技术已渗透到多个行业中，档案管理人员在归置各类档案时要适时改变自身的信息思维，运用信息视角来处理档案管理中的各项问题。信息类思维包含处理数据库内的多重信息、压缩与扫描各类文件等，将原有的纸质资料转化为当前的电子档案。

具体来说，在进行信息化建设期间，档案管理者应建立适宜的档案目录，将所有纸质文件借助多种技术手段转化为电子文件，增强档案数据库的信息化水平。同时，管理人员还应将档案资金进行数字化管理，其处理过程要与当前的信息技术发展趋势相符，通过大数据技术二次挖掘档案资料内有价值的数据信息，全面提升档案管理的效率与效果。

3.优化档案管理中的专业性思维

为保障档案管理的各项措施皆为专业性思维，管理人员在使用各项技术时要保证自身的专业水准、在处理档案中的数据时保证专业化、对于档案管理的方法也要运用专业化。

档案管理者可成立与档案管理有关的工作组，利用先进的信息技术高效开展档案管理工作，要拥有处理档案内部数据信息的能力与水平，快速处理电子档案。在开展日常工作中，管理人员应不断提升档案服务意识，运用专业化的信息手段来处理档案数据，加强各类以信息技术为依托的设备的使用水平，通过大数据技术科学监控数据信息的收集与分析，找出多种数据的关联性。为保障数据信息的安全性，档案管理者还可采用网络加密技术，只有档案工作组内的工作人员才能查询数据信息。档案管理人员要将新型档案管理手段放置到档案管理的各项环节中，确认适宜的档案管理流程，通过跨部门间的合作与交流，完善或健全与档案管理有关的技术平台，顺利实现综合管理，给相关用户提供一套更为完整的服务。

管理方法的转变

1.转换了信息收集方式

传统档案管理方式由于信息技术的手段较落后，部分历史数据难以被有效保存，其不得不限定保管期限或划定归档范围，保存部分代表性或重要性较强的数据资料，在档案类型与数量逐渐增加的情况下，该方式难以适应當前档案管理。

随着数据信息的增加，信息收集的方式也要适应时代发展，若采用传统管理模式，不但会降低档案管理的效率，还会进一步影响档案资料内数据信息的完整度。借助大数据技术档案管理者进一步改进了档案管理的数据范围，在覆盖原始数据的基础上，信息采集模式也发生了相应改变。随着电子数据与信息资源的增加，档案管理系统中的功能与运用方法已发生较大变化，大数据技术可依照档案发出的时间或种类为其依次排列，在保证档案资料完整度的同时，防止出现重复归档等浪费资源的现象。

2.转变档案保管方式

在传统档案管理中其多数资料为纸质材料，电子档案，如视频音频材料或管理文件仅视为辅助性手段，因而其档案管理的成本较少，且检索时间不长。在大数据技术的快速发展后，档案资料中的数据信息出现较大变化，出现了数据库系统、声音、影像、图形、图像、文本与多媒体链接等多种形态，其呈现方式多为邮件、图片、网页等，其内部的数据信息隐藏着多种价值，因而运用大数据技术分析与挖掘档案信息极有必要。在文件信息的储存方式上，档案管理人员应适时优化信息存储结构，借助光盘存储介质融合非结构化与半结构化数据，有效促进档案资料的检索效率。

例如，某电力有限公司在进行内部档案管理时，为存储更多的数据信息，管理人员转换了管理模式，其设置了专业化的信息管控平台，利用内部的数据挖掘技术改进了档案管理的效率。

3.优化了运用机制

在大数据时代的影响下，档案管理的运用机制也出现了较大改变，其手段、内容、载体与对象均出现了大幅变化，其展现形式愈加具有时效性、实时性、个性化与多元化。

首先，在用户的呈现上，档案管理的服务对象已随着时代的变化而出现改变，相较于传统的内部使用，当前的服务对象得到了扩展，无论是外来人员还是内部使用均可能成为档案管理的潜在用户。其次，档案管理的载体也出现了转变，传统档案保存的载体多为纸质，而在大数据系统的带动下，网页、音频、图片等形式也可存储档案内部的数据信息，工作人员采用新型信息技术可快速查询档案内部的电子数据。同时，针对档案管理的内容来说，借助各类新兴技术在保存数据信息的过程中，档案中的内容也得到不同程度的丰富，管理人员充分挖掘出不同类别数据的关联性，切实增强档案管理的价值。最后，新型档案管理模式还能改善服务功能，使管理者提供的服务更加个性化、便捷化，借助网络来查询档案资料，既能突破空间与时间限制，还能增强信息检索效率，为用户带去更为深刻的服务体验。

4.加强信息保护水平

一方面，随着大数据时代的来临，企业内部在开展档案管理工作时，不止要提升工作质量与工作效率，还要保护企业内部信息。相较于纸质档案，信息化档案的保存方式需有所区别，其对信息的传输与储存模式给出了较高要求。当前威胁网络系统安全的要素有许多，如木马病毒、黑客、系統漏洞等，若企业内部档案遭受攻击，不但会出现信息篡改、信息泄露等问题，还会严重威胁到企业安全，因此，技术人员应设置专业化的网络防护软件，适时保护其内部的档案信息，借助VPN、杀毒软件与防火墙等互联网软件提升档案内部信息的安全。

另一方面，在保护企业内部档案信息的过程中，企业管理者应加强内部人员的技能培训，其主要内容包含保护档案信息的方式与先进信息技术的使用模式，无论是信息技术人员还是档案管理人员都需提升自身的信息运用水准，保障内部信息安全。企业管理人员除了要定期检查工作人员的信息保护技能外，还要了解当前内部档案保护的现状，及时发现档案信息保护中的各类问题，通过针对性措施来改善相应问题，提升档案管理的整体水平。

结 语

综上所述，档案管理工作带有极强的社会性质，随着大数据技术的高速发展，档案管理人员应依照时代潮流，全面改善自身的信息技术水平与档案管理手段，借助良好的信息处理能力，完成相应的档案管理任务。