浅谈电子文件的归档管理工作

刘英

摘 要：信息技术是时代的产物，近年来其以迅猛的速度不断发展壮大，由此带动了档案工作的转型升级和向新领域的发展。在单位管理活动中，电子文件具有的高效快捷受到利用者的好评，并逐步取代纸质文件管理方式。同时，电子文件归档管理也成为值得关注的问

题。

关键词：电子文件;归档工作

社会是不断向前发展的，档案管理工作必然要适应社会发展要求。当下的社会信息化体系下，实施电子文件归档管理工作已经成为档案管理的迫切需求。要从思想上真正认识到实施电子文件管理的重要性，主动改变过去的被动保守思想观念，克服实施新兴技术开展档案管理的抵触情绪，逐步改变过去以纸质档案为管理对象的单一模式。要树立学习意识，积极开展计算机技术的应用学习，做到懂应用会操作，以便更好地开展电子文件归档管理工作。因此，各单位必须立足为单位发展服务这一目标，积极推进电子文件归档管理工作，与单位办公自动化、信息管理相融合，有效提升电子文件归档管理进程，使电子档案成为单位发展的重要基础。

一、电子文件归档工作的重要性

（一） 提高档案管理效率。当下，电子文件转化为电子档案管理从技术层面已经成为现实，因各方面条件限制社会普遍实行电子档案管理还未普及，但这将成为必然。实施电子档案管理，可以实现电子文件的分类处理，将电子文件存储于不同的数据区域，有利于档案数据信息的共享利用，发挥档案信息的更大价值，提高档案的利用效率。

（二）档案工作发展的必然要求。进入信息化社会以后，档案管理工作必然要适应现代发展要求。目前各单位信息化办公系统普遍利用，由此大量的电子文件产生，这为电子文件的归档管理创造了有利条件，只有加强电子文件管理，突破传统档案管理模式才能让档案管理适应现代化发展要求，实现档案管理利用的价值最大化。

（三）促进电子档案的规范性。加强电子文件管理归档工作，首先要保证电子文件的规范和有效，并制定实施专门的管理制度，同时档案管理人员要适应电子档案管理要求，能够熟练开展电子档案管理工作。要求档案管理人员要认真执行电子文件归档管理制度要求，以高度的事业心和历史责任感对电子文件进行形成和归档过程的检查，确保各流程环节的真实有效和信息安全。

（四）促进档案信息的高效融合利用。办公系统和计算机技术的应用，为档案信息的融合发展带来了可能。由于电子文件是由计算机系统生产并流转，它的实现核心是信息技术和计算机应用操作，这将更加方便实际应用和信息的传输共享，从而依托于单位办公系统和计算机将更多的信息进行融合，更加方便档案信息的大范围和远距离传输利用。

二、电子文件的归档要求

（一）正确存储电子文件。做好电子文件的存储，确保其安全性和可用性是电子文件管理的关键环节。为此，一是要将电子文件进行备份，存储于胶片和光盘上，要确保电子文件在安全的环境下存储。二是要确定好电子文件的最终版版，脱机存储于光盘柜中，保障电子介质的安全。三是要做到纸质档案与电子档案同时归档的，要确保二者之间的信息相一致，建立必要的目录，可以兼容同时检索查找需求。

（二）制定统一管理标准。电子文件的管理需要一些参数和技术数据的支持，才能保障电子文件的真实有效性。鉴于电子文件专业性较强的特点，档案管理部门应当联合信息技术部门联合研究开发，形成一整套电子文件的形成归档、整理利用等技术标准，统一电子档案元数据管理模式，确保电子文件信息管理的真实性和可用性。

（三）完善健全电子文件归档管理制度。因电子文件是近年来随着信息技术的发展而产生的新型管理模式，其各方面起步相比于纸质档案还不够完善，特别是在制度建设方面，纸质档案已经形成了较为全面的、涉及各个工作流程的管理制度。而电子文件管理具有较强的专业性，更需要建立完善的管理制度，保障电子文件的安全管理和有效利用，这就涉及制度的制定要与计算机管理和软件系统管理相协调并兼容，让管理制度真正发挥规范电子文件归档管理工作的作用，进而确保电子档案的质量。

（四）正确选择电子文件归档方式。电子文件归档首先要注意归档工作中电子文件的安全性，防止数据的丢失或非法传输。电子文件归档主要有以下几种方式：一是开展在线归档，要利用单位办公自动化系统进行归档，这个是建立在电子文件运行结束的基础上，并且系统网络确保是专用网络，不得使用互联网归档，要使用档案专用网络进行归档，归档过程严格按照电子系统操作流程来完成；二是实施离线归档，将相关办理完毕的电子文件进行检查、整理和实施初步的分类、保存价值判定后，将电子文件保存于磁盘、光盘和硬盘等磁性介质之中，并做好离线备份，存放于专用的光盘柜等专用磁性载体材料中安全保管，防止消磁和变形等现象，导致出现数据无法读取的情况。此外，电子文件格式是在归档管理中注意的问题，要通过技术部门实现档案管理的专用格式，让形成的档案格式符合归档要求。

总之，电子文件归档管理已经成为档案管理的一种新的形态和方式，电子文件归档管理不仅提高了档案管理效率，更加有利于档案管理水平的提升。当下做好电子文件和纸质档案管理工作同等重要，要把电子文件归档管理放在更加重要的位置来认真对待，不断提升管理技术技能，让规范的电子文件转化而成的电子档案更好的发挥服务单位的作用，进一步促进档案管理工作现代化水平的提升发展。

参考文献

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