新时期现代企业档案工作的转型

刘晓姝

摘要：档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计、产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。基于此，本文将对新时期现代企业档案工作的转型进行分析。

关键词：新时期；现代企业档案工作；转型

1 新时期现代企业档案工作存在的问题

1.1 新时期现代企业档案工作得不到应有的重视

企业档案是企业活动的真实记录，对于服务企业中心工作、维护企业和职工权益具有不可替代的依据和凭证作用。然而受经济效益驱动和档案工作不常显耀于人前的特点影响，企业领导往往将更多的注意力放在研发、生产、设备、采购、销售等关系企业命脉的关键部门，对于档案部门基本是“用时方想起、不用抛脑后”。档案工作得不到足够的重视，就会连带影响档案工作的开展和资金投入，没有资金投入或资金投入很少就会出现档案部门设备设施陈旧落后的状态，进而又影响到档案人员工作的主动性、积极性，如此形成恶性循环。

1.2 新时期现代企业档案工作技术落后，观念陈旧

目前，许多企业文书档案管理技术比较落后，主要表现在：对文书档案信息管理的硬件和软件资金投入不足，缺乏适用于文书管理的软件。同时，传统的文书档案几乎都是纸质，占用的存储空间大，查阅不方便，信息化管理手段的缺失致使文书档案管理还处于比较低的水平。某些部门领导没有充分意识到文书档案管理的重要性，对档案工作的支持关注的力度不够，甚至错误地认为档案工作就是抄写、保管工作，只要不泄密、不丢失，应付查档、外调就可以了，使档案管理的理念和手段相对滞后。有的企业领导不重视文书档案管理，对文书档案管理中，尤其是档案信息化必需的设备设施没有到位。

1.3 新时期现代企业档案工作文件材料收集归档存在瓶颈

企业文件材料形成范围广、内容多样，流转于各职能部门和业务人员手中。企业业务部门领导和业务人员受自身对档案工作认知的影响，普遍存在“把重要资料留在个人手中保管更方便使用”的错误观念，从而造成大量账外文件材料得不到妥善管理甚至辗转散失；尽管档案部门规定的归档时限较长，但各业务部门做归档工作时仍然无视各项要求，满足于临时突击、匆忙应付，归档不齐全、不完整等问题屡屡出现。某些部门仅在搬家或清理库房时才能愉快地把多年积累的档案材料当作“累赘”一样甩出归档，这种不时出现的跨年度归档情况亦使档案部门的日常工作喜忧参半。

1.4 新时期现代企业档案管理人员业务素质有待提升

企业中的档案人员多为兼职，档案专业知识基础薄弱，档案意识不强，能够专下心来做档案工作、钻研档案业务的更是少之又少，加之企业人员岗位变动频繁，种种不利因素使档案人员的业务精进和经验积累始终落不到实处，而抛开这些谈档案人员业务素质提升无疑成了镜花水月。

2 新时期现代企业档案工作的转型策略

2.1 新时期现代企业档案工作的转型需从源头抓起，实现档案全生命周期管理

档案工作人员在项目立项阶段就需要制定项目的需归档文件清单，在项目施工过程中对施工及监理人员进行文件规范化要求和指导。档案管理部门必须从源头加强管理，在过程中强化监管。在项目建设的同时，同步进行项目档案工作。在项目立项后，要及时制定项目档案归档计划，在项目建设过程中深入现场解决档案收集整理的问题，发挥好监理人员作用，将“三纳入”“四参加”落到实处。

2.2 新时期现代企业档案工作的转型需着力抓好档案管理制度建设，实现档案法治化管理

制定档案管理制度就是立规矩，从而规范档案管理。对于企业而言，需要制定的标准主要有：文件归档范围、归档要求和保管期限表，电子文件档案管理办法，照片档案管理办法，文书档案管理办法，科技档案管理办法等。总之，企业档案部门应结合业务实际制定符合自身情况的档案管理规范和标准。例如，笔者公司档案室在公司局域网站上挂接了“档案管理办法”“文书档案归档范围”“科技档案归档范围”“档案业务手册”等，可以方便公司员工了解这些标准规范及规章制度。再如，笔者公司规定所有重大修理项目、重大技改项目、小型技改项目、A修B修C修项目、科研项目等开工前都要到档案室由档案管理人员签字备案，以便档案管理人员跟踪项目进度以及文件归档进度。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，公司着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，将档案管理进行指标分解，纳入公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上领导干部、工程技术人员、管理人员和专（兼）职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，公司本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。

2.3 新时期现代企业档案工作的转型需推进信息化建设

要坚定不移地以信息化推动文书档案工作的战略转型，加快建设数字化档案管理平台，实现文档管理一体化为企业提供资料归档保存和整合共享等服务；同时，加快开展电子文件归档与电子档案移交接收工作，推动信息化专业档案数据化归集，凸显档案资源在运营管理体制与运行机制的改革与创新中的基础性作用；积极拓展“互联网+档案”思维，推动档案管理模式、服务方式向智能型、精细化转变，使档案管理部门起到信息中心的作用。

2.4 新时期现代企业档案工作的转型需强化档案意识

当前各行各业正处在转变发展方式、优化业务结构、转变新旧动能、从高速发展转向高质量发展阶段的关键时期，企业档案管理工作也应坚持创新驱动，破解影响档案事业发展的体制机制障碍，夯实档案基础业务建设，实现企业档案高质量发展。采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》等档案法律法规，大力营造抓好档案管理工作的良好氛围，不断提高相关领导及全体工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，变被动为主动，积极更新档案工作的创新思路，使档案工作纳入到本单位总体工作规划和年度工作中。

2.5 新时期现代企业档案工作的转型需多样培训，提高人员素质推陈出新

档案人员是企业档案工作的核心。曾经听一位领导无限感慨地说过“我们单位的档案工作，得全公司先进的时候是我主管，成全公司落后的时候也是我主管……”由此可见，档案人员是档案工作中最鲜活也是最关键的因素。面对企业档案人员业务素质普遍较低的实际，一方面要注意加强培训指导；另一方面也要研究推出更直观、更有效的培训指导方式，不能仅局限于编教材、普遍授课的常规方式。如果能够依托企业档案工作实践，把档案工作各项业务流程和办理须知形成简明手册分发到档案人员手中，既可以解决档案人员工作上遇到困惑难题时的燃眉之急，又能起到梳理档案工作流程，使之日益标准化、通用化的作用。

3 结束语

企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。新时期企业档案工作要善于抓住机遇，深入应用“互联网+”、大数据、人工智能等新兴技术，实现档案收集齐全、管理法治化、利用智能化，做好企业档案工作的转型升级，才能适应企业的发展需求。

参考文献：

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