档案数字化助力事业单位信息化建设

李易

摘要：档案数字化能够推动档案管理工作模式的创新，使事业单位信息化建设水平得到进一步提升，从而实现对档案工作流程进行优化的目的，使各项工作按照规章制度的要求来高效落实，并促使档案资源得到有效利用。并且还应借助现代化技术来加强对数字化档案资源的处理、分析等工作，推动档案工作的信息化建设的进步，其有利于档案工作的信息化转型，使档案工作的效率、质量得到有效提高，进而对档案工作中各类资源的全面整合及分类。本文从数字化的重要性展开详细的论述和探究，希望能够为相关部门和人员带来一些借鉴依据。

关键词：事业单位；档案数字化；信息化建设

引言：

目前在档案管理工作中档案数字化水平的提升在极大程度上提高了档案管理的质量及效率，同时现今在信息时代背景下档案信息资源呈现出高速增长的趋势，档案资源的增长在一定程度上增加了事业单位档案管理工作的开展难度。因此可以利用信息技术、网络技术、大数据技术、云计算技术等来对档案进行管理及利用，从而对档案所具备的价值进行合理的开发，推动档案管理工作的信息化、现代化发展，使档案管理工作做到数字化、信息化管理。

一、在单位信息化建设中档案数字化的重要性分析

1、降低档案管理成本

在信息时代的背景下，其改变了传统档案资料的管理形式，纸质档案的数字化转变在极大程度上优化了管理工作流程，有效地减少在档案管理中的工作量，这样可以节约档案管理成本支出。并且现今事业单位档案管理信息化建设推动了档案管理工作的自动化、智能化发展，这在极大程度上提高了其管理效率，再加上档案数字化管理模式在应用中对人力、设施、工具等的要求较少，因此人力、物力支出的减少在实际中降低了档案管理所需成本。

2、提高档案利用效率

在事业单位档案管理工作中许多档案资料都具有较高的应用价值，但不断增多的档案资料在实际中增加了档案的调用难度，因此许多具有珍贵价值的档案很难方便的查阅以及使用，进而影响档案价值的开发。而通过虚拟化技术、信息化技术、大数据技术的应用，对档案进行数字化处理能够有效推动档案管理的信息化进程。档案资料的数字化处理可以方便数据库的建设，通过大数据技术来对档案进行处理及存储，当需要提取档案资料时，可直接在数据库中进行档案资料的搜索，使档案的查阅更为快捷方便，从而有效提高档案利用效率。

3、保证档案资源的安全

在传统的档案管理工作中纸质档案对存储环境及保管条件有着一定的要求，若是档案资料保管不当可能会出现氧化、污损、丢失等问题。目前在档案管理中多数采用纸质档案与电子档案并行的方式来开展相关工作，这样可以进一步的保证档案资料的完整性。同时在信息技术的支持下对档案数字化处理能高效的对档案信息进行筛查，从而保留具有价值的档案资料，信息技术在应用中可以对多数类型的档案进行数字化存储，如影音、图片等，使原始档案资料减少受到外界环境的影响。

二、单位档案数字化存有的问题分析

1、基础设施不够完善

资金、设备是进行数字化档案管理的基础，而技术则是实现数字化的必要手段。当这三个基础性建设要素欠缺时，档案的数字化建设将无法实现。一些单位的对于档案的数字化建设不够重视，不能给予该项工作足够的支持。具体表现为没有充足的建设资金投入、未采用适合数字化档案管理工作的设备，对于具有相关技术的工作人员不够重视，导致在数字化档案建设的过程当中存在困难。

2、档案管理制度不够完善

制度的建设是一项工作开展的纲领性基础，相关制度的缺失是最关键的影响因素，没有制度为前提，档案管理数字化建设工作就无法展开。事业单位所制定的档案管理制度一般而言是针对传统的实物档案管理方式进行的，要想进行数字化建设则必须在原有基础上继续完善建设档案建设数字化的相关制度，明确档案管理当中的每一步人员职责和权利。

3、档案管理系统不够完善

市面上的档案数字化管理系统由不同的公司开发而成，标准和功能各异。虽然可以根据各家单位的具体需求进行定制，但由于各家系统均使用自己的数字化技术标准，其扫描分辨率、加密方式、存储格式等标准都各不相同，不利于数字化档案跨单位交流利用，有些单位为了能够打开不同格式的电子档案，需要安装几套不同的档案管理系统，无奈的情况下只能将数字化档案再次打印成纸质版才可以进行交流、利用。

4、网络安全防护有待加强

网络环境存有的软硬件漏洞会对数字化档案资料的安全产生影响，数字化后的档案文件以数据形式存储于服务器设备中，虽然不存在氧化、污损的问题，但如果网络安全防护措施不当或硬件维护不周，也可能出现设备损坏、信息泄露、文件丢失等问题。

三、档案数字化助力单位信息化建设的措施分析

1、完善档案数字化基础条件

为了使档案数字化在事业单位中可以得到顺利的推行，则需要对其基础条件进行完善来提供充足的资金、设备等支持，并且事业单位内部许多档案资料都有着较强的机密性，因此应根据实际的工作条件来配备完善的软件、硬件设施。同时在档案数字化中数据库的建设属于档案工作中的重点内容，应按照规范流程来对档案资料进行规范的数字化处理，并根据事业发展需要对电子档案进行归档。

2、明确档案数字化制度建设

在档案数字化中明确的规章制度可以为其各项工作的执行提供制度保障，在规范档案数字化流程的同时减少相关工作中的疏漏问题，使各项工作高效、高质的开展，进而推动事业单位信息化建设的开展。事业单位在档案制度建设中应当具有前瞻性的眼光，结合现代社会发展情况转变自身思想认识，给予档案数字化高度重视，明确数字化的档案管理流程和人员职责，从制度层面给予数字化档案建设指导性意见。

3、加强档案数字化系统建设

档案数字化管理系统建设是档案数字化工作的重要环节，依靠档案数字化系统可以通过建立起匹配的档案数字化管理系统来加强对档案的处理，实现档案管理的自动化、信息化。以此来进一步的挖掘档案资源的价值，利用信息技术、数据技术对海量信息进行高速分析、筛选、处理，使档案工作的开展速率得到提升。并且在档案工作信息化建设中还可以引入云计算技术建立起档案管理云端平台，这样可以使档案工作在云平台上来开展，其对存储设备的要求降低，方便电子档案文件的打开、互传，达到提升事业单位档案交流、利用水平的目的。

4、加强安全防护技术的运用

为了避免单位档案数字化中出现信息泄露、丢失等问题，需要做好安全防护工作，尤其是在大数据环境下更要及时的对安全防护技术进行更新及优化，数据进行备份，加强对安全风险的抵御。在实际的档案工作中可以运用认证技术、加密技术、密码密钥等来避免档案数据库被入侵，针对电子档案应利用防火墙技术来抵御非法入侵及计算机病毒，为档案工作的顺利开展提供保障，其也有利于事业单位信息化建设水平的提升。

四、结语

目前在很多单位的档案工作中，都已开展了信息化建设工作，而这也使档案数字化进程不断加快，其在实际中有效地转变了传统档案工作的开展形式。在取得进展的同时，还应重视完善档案数字化基础条件、明确档案数字化制度建设、加强档案数字化系统建设、加强档案安全防护技术的运用，使得档案管理成本进一步降低，档案利用效率进一步提高，档案安全性得到保障，档案工作服务中心工作的能力进一步增强。

参考文献：

1. 关媛瑞.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].卷宗,2019,009(006):134.

2. 岳琳琳,程娟,刘利明.浅析基层事业单位档案数字化建设与管理现状[J].卷宗,2019,009(032):51.

3. 王清云.事业单位档案数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].兰台内外,2019,No.255(18):25-26.

4. 萨日娜.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].中国保健营养2019年29卷6期,302页,2019.